Guido Meregalli, responsabile dei sistemi informativi dell’azienda ospedaliera Salvini ha riprogettato il flusso documentale con Openwork.
L’azienda ospedaliera G. Salvini di Garbagnate Milanese, organizzata su cinque presidi, intende costituire una vera e propria rete ospedaliera. Ciò significa che è in atto un generale processo di riorganizzazione, che va dall’ampliamento dell’offerta specialistica alla razionalizzazione delle attività amministrative, di cui uno degli aspetti cruciali è il workflow documentale.
L’azienda ha avviato nel corso dell’anno scorso una revisione del flusso documentale legato ai documenti di pertinenza dell’Ufficio Protocollo Generale.
Il progetto è stato realizzato dal system integrator NordCom, che ha utilizzato Openwork come piattaforma di Business Process Management e gestione documentale. La piattaforma deve gestire un volume stimabile di circa 40mila protocolli all’anno e oltre mille delibere.
Il responsabile sistemi informativi dell’azienda ospedaliera, Guido Meregalli, ha delineato la vision tecnologica e organizzativa per la struttura sanitaria, identificando anche le linee guida per lo sviluppo della soluzione documentale.
Uno dei nodi era costituito dai colli di bottiglia generati dalla sola implementazione del Nucleo Minimo del protocollo informatico, cosa che concentrava nell’Ufficio del Protocollo Generale tutto il flusso cartaceo in entrata e in uscita. Ecco spiegato l’utilizzo di Openwork.
Il project manager di Nordcom ha spiegato che il progetto ha previsto una propedeutica fase di consulenza organizzativa che ha analizzato tutti i flussi documentali e, come capita spesso, l’occasione è stata utile per rianalizzare le procedure nel loro complesso.
L’intervento iniziale è stato compiuto a livello di Ufficio Protocollo Generale, anche per alleggerire il carico di lavoro della struttura. In seguito, è stato attivato il protocollo decentrato in uscita per cinque uffici pilota, primo passo verso l’implementazione del Nucleo Esteso, con acquisizione dei documenti via scanner e attivazione dello smistamento elettronico. Il progetto prevede anche il passaggio in elettronico del flusso completo di delibere e la successiva graduale attivazione del protocollo decentrato in uscita per gli altri uffici dell’azienda. La soluzione è stata installata su server dedicato, ma in sede di evoluzione è prevista la migrazione ad un’architettura multi-tier in corso di implementazione. Il prodotto, rilasciato lo scorso dicembre, è stato già integrato, a livello di anagrafiche clienti, fornitori e dipendenti, con il software gestionale in uso.
