In un’ottica di maggior efficienza e supporto alle strategie, è importante razionalizzare le soluzioni che sono alla base dell’attività aziendale e valutarle con le metriche del business
Ottimizzare l’It è uno degli imperativi che molti Cio si stanno ponendo all’interno della propria organizzazione. In un’ottica di maggior supporto al business, analizziamo quali sono le mosse in ambito applicativo che un Cio dovrebbe fare per migliorare l’efficienza interna, con un esperto del settore, Aldo Zanetti, country manager di Mercury in Italia (società attiva nella Business technology optimization). Secondo il manager l’ottimizzazione delle soluzioni passa attraverso diverse aree applicative che necessariamente vengono coinvolte in questo processo. Una prima area, che rientra nell’ambito dell’It governance, riguarda il disegno strategico. Poi c’è l’area che lega tutto il lavoro che viene fatto sulle applicazioni fino alla loro ottimizzazione, sia in termini funzionali che prestazionali. Infine c’è l’area che riguarda il momento in cui si passa in produzione e che verifica che l’applicazione realizzata faccia quanto l’azienda si aspetta. A questo livello entra in gioco tutto il discorso legato all’intercettazione delle possibili situazioni anomale, in modo, eventualmente, da poter intervenire prima che impattino negativamente sulla funzionalità aziendale.
Il ciclo di vita dell’applicazione
Queste tre aree, che sono nate come delle isole a se stanti, adesso devono essere tra loro interconnesse, perché è importante gestire tutto il ciclo di vita dell’applicazione, dal momento in cui si parte con la decisione che si ha bisogno di qualche cosa per supportare un nuovo business, al momento in cui questa applicazione è in produzione e sta fornendo i risultati attesi. Tuttavia in queste fasi bisogna fare molta attenzione alla gestione dei cambiamenti, perché una volta che l’applicazione viene messa in produzione, spesso ci si dimentica che comporta anche tutta una serie di cambiamenti che deve essere gestita, altrimenti produce una catena di errori.
«Questa situazione – osserva Zanetti – l’abbiamo verificata in moltissimi casi, per cui oggi i Cio incominciano a rendersi conto che spesso i problemi non riguardano solo chi fa application maintenance, ma tutta l’azienda, visto che si può correre il rischio di bloccare una serie di funzioni importanti, come per esempio il portale, o un’applicazione di Internet banking».
Il salto culturale che si chiede oggi al Cio nell’ottimizzazione della propria struttura It è quello di attribuire delle metriche di business alle singole applicazioni, e quindi di non misurarle più secondo le metriche dell’It, ma legarle alle esigenze del business. E questo presuppone che la sua funzione abbia una forte interazione con tutte le funzioni dell’azienda, perché se l’It vuole dare il massimo del valore, deve interagire anche con i Cfo, in quanto una delle difficoltà nel definire le metriche è che devono essere utilizzabili su tutte le diverse applicazioni, per poi misurarle in modo congruente. Una volta individuate le metriche, diventa molto più semplice capire tra i vari progetti che sono in fase di valutazione, quali sono quelli prioritari, come bilanciare i diversi investimenti e anche i rischi. In questo contesto qual è il valore aggiunto che può offrire una società come Mercury? «Siamo in grado di offrire tutta la tecnologia che permette di costruire questo tipo di sistemi – risponde il manager – dal momento che abbiamo maturato una vasta esperienza nel Bto presso oltre 5.000 aziende, per cui disponiamo di un’insieme di best practice che aiuta a costruire in modo veloce questo tipo di soluzioni. Per esempio, abbiamo un acceleratore per quello che riguarda la Sarbanes-Oxley, un altro per l’Itil, per cui se un’azienda decide di implementare i processi riguardanti queste due aree, può o partire da zero, affidandosi ai consulenti con relativi tempi e costi, oppure può utilizzare soluzioni che accelerano il processo e che permettono in qualche mese di partire, avendo anche personalizzato le varie funzioni. Per cui ritengo un elemento di valore il fatto di avere degli strumenti che permettono, in modo molto rapido, di tenere sotto controllo tutti i processi, che poi sono quelli che consentono a un’azienda di dimostrare che è compliance con le nuove normative».
Va inoltre detto che spesso i Cio non sono consapevoli di come vengono spesi, nel dettaglio, i soldi nell’area operation, che di solito fagocita il 70% del budget It, mentre invece sono più attenti sulle nuove iniziative.
«Per questo è importante utilizzare delle soluzioni che consentono di analizzare i vari processi, per poi gestirli meglio – sottolinea Zanetti -. Infatti, con le nostre soluzioni è possibile partire dall’analisi dell’intercettazione della domanda, per vedere dove si generano le richieste interne, di che tipo sono, come vengono gestite in termini temporali, di costi e via dicendo. Da qui si passa alla valutazione delle iniziative strategiche, con tutto quello che comportano, oppure alla parte della gestione del cambiamento, che è suddivisa un due grosse aree: gestione dei nuovi progetti e del cambiamento vero e proprio. In una situazione in cui i budget dell’It sono fermi, se non si ottimizzano i processi, è difficile recuperare soldi da spendere in innovazione».
Un caso concreto
Una soluzione innovativa, in fatto di ottimizzazione, citata dal responsabile di Mercury, Aldo Zanetti, è il sistema di monitoraggio delle applicazioni di tipo end to end, realizzato per la banca UniCredit.
Si tratta di un progetto sofisticato che serve a monitorare le applicazioni in modo nuovo, secondo due logiche: una preventiva, in quanto, attraverso una serie di meccanismi interni al sistema, che riproducono l’interazione dell’individuo in diversi luoghi, come filiali o sedi centrali, si va ad alimentare un meccanismo di controllo che valuta se sta funzionando tutto bene o se ci sono funzioni che stanno degradando. La seconda è una logica di monitoraggio di utenti reali, per cui il sistema, con alcuni individui ben definiti, è in grado di monitorarli quando si affacciano sulla rete e, in base alle applicazioni che devono utilizzare, verificare se sono effettivamente a loro disposizione. Il tutto si sintetizza in un’immagine grafica di semaforini, che UniCredit ha messo anche sulla sua Web page, che riguardano tutta una serie di funzioni, tra cui l’Internet banking, per cui immediatamente chiunque vi accede può constatare che, se c’è il semaforo verde, l’applicazione può rispondere in modo corretto e con tempi ottimali. «Tutto questo processo, che può sembrare una banalità – osserva Zanetti – in realtà a monte ha comportato due anni di lavoro e un investimento rilevante. Però oggi la banca si ritrova un sistema molto avanzato, che in pochi minuti analizza che cosa sta succedendo all’interno del nuovo processo e dove, in caso di necessità, i responsabili delle applicazioni devono intervenire».
