Optimas propone una soluzione completa di smaterializzazione dei documenti aziendali.
Eliminare la carta si può. Finalmente il quadro normativo, con l’entrata in vigore lo scorso primo gennaio del D.Lgs. 82/05, consente di compiere la conservazione sostitutiva dei documenti in tutta tranquillità, ivi compreso l’intero processo di vita della fatturazione aziendale.
Firma elettronica e marcatura temporale, infatti, garantiscono autenticità, integrità e intestazione della data opponibile a terzi, requisiti essenziali per il valore giuridico e la rilevanza fiscale dei documenti.
Il tutto, però, con alcuni oneri, che coinvolgono imprese, come la nomina di un responsabile della conservazione sostitutiva e la compilazione di un manuale operativo che assicuri che il tutto avvenga a norma di legge.
In questo quadro si posiziona l’offerta di Optimas, un solution provider attivo da oltre quindici anni nel document e workflow mangament. E che oggi presenta una soluzione proprietaria di document management, Optimo Paperless, insieme a una gamma di servizi che coprono l’intero processo di smaterializzazione: analisi dei processi documentali aziendali, consulenza e formazione normativa, progettazione, installazione hardware e software in versione stand alone e web, eventuale integrazione con il sistema informatico preesistente (gestionali Erp, Crm, Cti e dati legacy), certificato di firma digitale e servizi di marcatura temporale, training per gli utenti, assistenza e manutenzione evolutiva.
Gli archivi generati alla fine del processo possono essere riversati su Cd/Dvd, o resi consultabili via web, tramite infrastruttura di storage San, Nas o Cas.
Oltre alla modalità on-site, tutta la procedura è offerta anche in outsourcing, delegando tutti gli oneri di legge a Optimas, il tutto regolato da accordi di Sla predefiniti. I tempi di attivazione variano in entrambi i casi tra i 10 giorni per la conservazione dei registri, 20 per il ciclo attivo o passivo delle fatture e un mese per il servizio globale.
