GRUPPO BORSA ITALIANA – Una complessa realtà best of breed

Il Gruppo Borsa Italiana, costituito dalle realtà di Borsa Italiana, Monte Titoli, Cassa di Compensazione e Garanzia, Piazza Affari Gestione & Servizi e Bit Systems, ha da sempre abbracciato il paradigma dell’outsourcing.

«Storicamente – ha spiegato Paolo Caniccio, responsabile della divisione Business Process Management di Bit Systems, la controllata che oggi ha in carico il governo dei sistemi informativi del Gruppo -, le tre società del Gruppo, impegnate nell’ambito dei servizi di trading, settlement e clearing, hanno affidato a terzi la gestione della propria infrastruttura It. Dalla privatizzazione dei mercati di Borsa nasce, nel 1998, Borsa Italiana S.p.A. e per anni, prima a Ced Borsa e, poi, a Sia (creata dalla fusione con quest’ultima, ndr) viene data in full outsourcing l’intera gestione delle componenti hardware e software di base, di networking e di application management del Gruppo». Questo approccio era motivato non solo dalla continuità storica (negli anni antecedenti al 1998, il Ced Borsa aveva, infatti, il governo dei servizi It dei mercati quando questi erano gestiti dal Consiglio di Borsa), ma anche dal fatto che non esisteva in Borsa Italiana personale It interno a cui demandare l’erogazione dei mercati.

Nonostante questo approccio, Borsa Italiana ha sentito, comunque, il bisogno di dotarsi di una struttura interna, in grado di favorire il management nel dialogo con chi doveva analizzare i requisiti di business, per trasformarli in prodotti e servizi. In seguito, quindi, alla costruzione di questo trait d’union, che ha costituito la base su cui sviluppare il rapporto tra business unit e gestore tecnologico, è nata una serie di esigenze che nel 2001 ha portato alla creazione di Bit Systems.

«Pur avendo le macchine e la gestione sistemistica all’esterno – ha spiegato Caniccio – è di basilare importanza che chi cede tutta o parte dell’infrastruttura, sia in grado di mantenere la governance di quanto esternalizzato. Per gestire la parte di operation con un provider, infatti, non è necessario disporre del controllo diretto sulle macchine, ma è assolutamente indispensabile essere in grado di controllare non solo che le proprie richieste vengano soddisfatte, ma anche e soprattutto che chi offre il servizio lo faccia nel pieno rispetto del contratto e degli Sla concordati».

L’evoluzione della soluzione

Dal 2001 a oggi Bit Systems è passata da 15 dipendenti a un organico di 54 e il precedente contratto di full outsourcing con Sia si è evoluto nel tempo in una complessa soluzione best of breed, in seguito all’attivazione di una serie di nuovi servizi. Conseguentemente, Bit Systems ha suddiviso l’attività in quattro ambiti: mercati, database dei mercati/servizi del Gruppo Borsa Italiana, piattaforme di workflow e document management e servizi data vending Web based.

«In ognuno di questi ambiti – ha detto Caniccio – abbiamo esternalizzato una o più frazioni dell’infrastruttura, in modo da non dover gestire tutte le componenti che caratterizzano i servizi».

Nell’ambito dei mercati l’attività ceduta riguarda la gestione degli accessi periferici ai sistemi centrali, nonché la gestione della piattaforma di trading dei mercati cash, mentre Omx, società It svedese proprietaria delle Borse dell’area nordica e baltica, fornisce la piattaforma applicativa per il mercato degli strumenti derivati, di cui Bit Systems gestisce la clientela e le attività di configurazione dei sistemi di mercato.

Per ciò che concerne i database che archiviano tutti i dati inerenti i Mercati di Borsa Italiana e di tutti gli altri servizi del Gruppo, la gestione sistemistica delle macchine è affidata nuovamente a Sia, mentre l’Application Management e il controllo e l’erogazione delle informazioni è gestito internamente da Bit Systems.

Per quanto riguarda i servizi basati su piattaforme di workflow e document management, Bit Systems ha incaricato Ibm per le attività di facility management, mentre l’application management è gestito in house.

In ordine al quarto aspetto, quello che in sostanza riguarda i servizi di data vending e il sito www.borsaitaliana.it, i fornitori sono due: I.Net per l’housing dell’infrastruttura dei servizi web-based e Ibm per la gestione del sito di disaster recovery; in entrambi i casi l’intera gestione sistemistica, il monitoraggio e il controllo delle componenti architetturali e l’application management fanno invece capo a Bit Systems.

Fattore comune a tutti gli ambiti è, invece, la responsabilità di Bit Systems di fare da garante per il contractor (Borsa Italiana e/o le altre Società del Gruppo Borsa Italiana) nei confronti dei fornitori esterni.

Come mi assicuro la governance e riduco i costi

«I driver principali che hanno spinto Borsa Italiana ad articolare nel tempo questo tipo di rapporto multifornitore – ha spiegato Caniccio – sono sostanzialmente due: da un lato dovevamo governare la tecnologia, ovvero garantirci il controllo dell’operatività dei vari outsourcer, dall’altro dovevamo disegnare uno scenario che ci mettesse nella condizione di ridurre i costi del 50% nell’arco del piano triennale 2005-2007».

Quello della governance è, certamente, un tema del quale non è facile discettare, basti solo pensare che spesso risulta addirittura complicato il solo cercare di definirne in maniera chiara e univoca il significato.

Ad avviso di Caniccio, i capisaldi che si devono tenere bene a mente nell’affrontare la questione del governo della tecnologia sono sostanzialmente tre.

Innanzitutto, un primo passo doveroso da compiere è quello di identificare in maniera precisa e puntuale ruoli e responsabilità all’interno del contratto. In seconda battuta e sulla base di questa individuazione, vanno attivate specifiche procedure organizzative che permettano di gestire la relazione con il fornitore. Per fare degli esempi, alcune delle procedure necessarie riguardano il change management, ovvero i diktat per l’attivazione delle nuove richieste, l’incident management, o ancora le procedure di gestione delle crisi nel caso si verifichino malfunzionamenti dei servizi.

La redazione di queste linee guida deve avvenire parallelamente o in un momento appena successivo alla stesura del contratto, e costituiranno di fatto il manuale di riferimento che individuerà i modelli di comportamento all’interno del contratto stesso. Il terzo aspetto comporta, invece, che tutto quanto detto sinora sia strutturato sulla base di precise metodologie, che siano condivise e adottate da entrambe le parti, e che nel caso di Bit Systems sono rappresentate dalle best practice Itil.

Seguendo queste linee guida fondamentali, l’azienda cedente disporrà di tutti i presupposti per avere una migliore gestione diretta dei propri processi core e, al contempo, sarà in grado di avere l’effettivo controllo che i fornitori si muovano e rispondano nel pieno rispetto del contratto.

Un altro aspetto che, associato a una logica Itil, garantisce un ulteriore controllo sull’erogazione e lo stato dei servizi, è, secondo il manager, quello del reporting. Associando, infatti, al reporting una procedura di trouble ticketing (come previsto da Itil), è possibile tracciare tutti gli eventi che si verificano all’interno di un dato servizio. In questa maniera si disporrà di un unico repository all’interno del quale saranno contenuti ed evidenziati tutti i malfunzionamenti occorsi, le azioni intraprese per porvi rimedio, i tempi di risposta e di chiusura. Il tutto, suddiviso per componenti e tipologia di servizio, permetterà di individuare gli ambiti più deboli e sui quali è necessario lavorare per migliorare il livello di servizio.

Maggiore, ma soprattutto miglior controllo del governo dell’infrastruttura e industrializzazione dell’erogazione dei servizi sono i benefici principali che questo tipo di esternalizzazione porta con sé, e non ultimo un conseguente recupero in efficienza ed efficacia, che, a seconda di quali sono gli obiettivi dell’azienda, si traduce in riduzione dei costi o in svincolamento di risorse interne da dedicare a nuovi compiti, o, nella migliore delle ipotesi, in entrambe le cose.