Un’indagine di Rs Consulting evidenza che in Europa le grandi aziende spendono ogni anno il 3% del fatturato (55 miliardi di euro) in servizi esterni, però spesso si punta su un numero troppo alto di fornitori e la scelta dell’esternalizzazione è vissuta come strumento tattico e non strategico
Le grandi aziende europee spendono circa il tre per
cento del loro fatturato annuale per assegnare in outsourcing le attività di
sviluppo creativo, produzione, distribuzione e archiviazione dei propri
documenti. Il che equivale a un giro di affari globale annuo di 55 miliardi di
euro. Questo è quanto emerso da un’indagine commissionata da Xerox Global
Services ed eseguita da Rs Consulting. Da tale ricerca si evidenzia che,
nonostante le società destinino cifre considerevoli ai predetti servizi, la
spesa è indirizzata principalmente a un piano tattico e non strategico. In
questo senso, dall’analisi dei dati raccolti, Rs Consulting giunge alla
conclusione che le aziende europee potrebbero ottenere un più elevato livello di
efficienza, ma anche una sensibile riduzione dei costi, se decidessero di
affidare all’esterno una più ampia quantità di processi documentali ma a un
numero più limitato di fornitori.
L’indagine ha riguardato circa 250 aziende con sede in Belgio, Francia,
Germania, Italia, Paesi Bassi, Regno Unito, Repubblica Ceca, Spagna, Svezia,
Svizzera e Ungheria. Al management di tali aziende sono state effettuate 600
interviste, che hanno permesso di definire una sorta di situazione tipo:
un’azienda con un fatturato annuo di 145 milioni di euro spende quasi 4,35
milioni di euro per l’outsourcing dei servizi legati ai documenti. Tuttavia, il
90% delle imprese subappalta all’esterno solo alcune parti delle proprie
attività documentali.
Meno del 18% del campione ha asserito di ricorrere in outsourcing solamente a
uno o a pochi fornitori selezionati. Questo, secondo quanto affermato da Xerox
Global Services, non consente all’azienda di trarre vantaggio dalle economie di
scala. In più, siccome le decisioni sull’esternalizzazione vengono prese come
misure tattiche (spesso solo a livello dipartimentale), il management potrebbe
non conoscere il reale ammontare dei costi gravanti sull’intera azienda in
termini di gestione e outsourcing dei documenti. Aspetto questo, emerge
dall’indagine, che sembra essere valutato solo da poche aziende europee.
Rs Consulting ha tuttavia rilevato che esistono risparmi aggiuntivi che le
aziende europee potrebbero conseguire affidando in outsourcing una quota
maggiore dei propri processi documentali. Più in dettaglio, ha precisato Rs
Consulting, le aziende spendono rilevanti cifre di denaro per l’outsourcing dei
documenti ma ciò non vuol dire che le spendano nel modo giusto. Questo perché
nella maggior parte delle aziende viene attribuito un peso davvero limitato alla
gestione strategica delle spese per i servizi documentali. Il puntare su
decisioni tattiche anziché strategiche, in aggiunta a budget stanziati solo a
livello dipartimentale, ha indotto a stringere diversi contratti con molteplici
fornitori, impedendo di avere una visuale completa, e tanto meno un controllo,
sulla spesa totale.
A fronte di questo panorama, Rs Consulting ha evidenziando come per il
management delle grandi aziende si prospetti un’opportunità importante: quella
di valutare dove e con chi l’azienda possa spendere denaro in modo da sviluppare
una soluzione di outsourcing, ottimale per tutti e non solo a livello di
dipartimento. Però, purtroppo, finché le imprese non inizieranno a ragionare in
questo senso, ha concluso Rs Consulting, il mercato europeo per i servizi
documentali in outsourcing rimarrà sempre in una fase
primordiale.
