Il problema Volete ritrovare facilmente uno dei tanti file che avete creato e salvato nel vostro PC La soluzione Nominare i file con nomi espliciti, creare cartelle e sottocartelle, utilizzare le proprietà dei file
luglio/agosto 2004 Vi siete mai chiesti quanti file sono contenuti
nel vostro computer? Se soltanto avete installato qualche software, di qualunque
tipo, non ci sono dubbi che il numero superi le diverse migliaia.
Una mole tale può ovviamente creare problemi nel momento in cui si desideri
recuperare un file del quale non si ricorda il nome esatto o la cartella in
cui è contenuto, col risultato di perdere un sacco di tempo a cercarlo.
Per evitare simili inconvenienti è necessario un po’ di metodo
nel momento in cui si creano e si salvano i file e le cartelle, per evitare
che si perdano nel disco fisso. I consigli che illustreremo di seguito sono
adatti a tutte le versioni di Windows e ai programmi correlati.
Scegliere i giusti nomi da dare ai file
La prima cosa da fare è fissare una regola per i nomi da dare ai file.
Per esempio, se avete bisogno di memorizzare migliaia di fatture nel PC, ciascuna
in un file distinto, potete salvarle con un nome progressivo che citi la data
e il numero della fattura, come 2004-06-F0059 per la fattura numero 59 emessa
nel mese di giugno 2004. L’anno anteposto al mese potrebbe creare confusione,
ma in questo modo si può effettuare una ricerca o una cernita delle fatture
in ordine cronologico.
Il fatto poi di anteporre due zeri al numero evita che le fatture con numero,
poniamo, 9, 15 e 32, vengano classificate in quest’ordine: 2004-06F15,
2004-06F32 e 2004-06F9, ossia con un ordine né alfabetico, né
cronologico, mentre le fatture 2004-06F0009, 2004-06F0015 e 2004-06F0032 saranno
sicuramente classificate in quest’ordine.
Ovviamente il numero di zeri da anteporre dipende dalla quantità di fatture
che mediamente si rilasciano in un mese.
Un dettaglio spesso dimenticato quando si salva un file è che anche se
Windows permette di utilizzare sino a 256 caratteri per i nomi dei file, non
ha molto senso usare nomi troppo lunghi, oltre i quaranta caratteri, per esempio,
dato che ciò renderebbe difficile anche la visualizzazione completa del
nome.
Meglio non modificare le estensioni
Un accorgimento importante, da non tralasciare mai, è quello di non modificare
mai l’estensione di un file, in quanto essa serve innanzi tutto a specificare
il tipo di file e in secondo luogo a indicare il tipo di software che serve
ad aprirlo, per esempio .jpg per le immagini o .xls per i file Excel. Esistono
anche software che permettono di rinominare facilmente non un solo file, bensì
un gruppo di file, come per esempio 1-4a Rename, un software
gratuito scaricabile dal sito Internet www.1-4a.com/rename, che consente di
trattare diversi file alla volta.
Creare cartelle e sottocartelle
Una volta salvati i file con i nomi prescelti, bisogna decidere in quale cartella
memorizzarli. Una regola importante da seguire è quella di non mettere
mai i file creati con un determinato programma nella stessa cartella del programma.
Bisognerebbe invece sempre realizzare cartelle e sottocartelle suddivise non
per categoria di file (immagini, testi, fogli di calcolo e via dicendo), ma
per natura dei file (e-mail, fatture società, foto delle vacanze e così
via). In questo modo, per salvare tutti i dati di un progetto sarà sufficiente
copiare tutti i file di una cartella su un altro supporto di backup, con notevole
guadagno in termini di efficienza.
La maggior parte dei software dà la possibilità di scegliere la
cartella da utilizzare di default quando salvate un documento. Numerosi programmi,
per esempio, al momento dell’installazione propongono di default le cartelle
Documenti, Immagini o Musica. Ma così facendo, queste cartelle,
create automaticamente sul disco fisso quando si installa Windows, finiscono
per essere saturate da file di ogni tipo ed è quindi meglio non utilizzarle,
ma crearne di apposite.
Prendendo determinate precauzioni, è possibile ritrovare facilmente un
file sul disco fisso anche se si è dimenticato il nome o la cartella
nella quale è stato salvato, in quanto il nome del file non è
il solo criterio di ricerca.
Gestire al meglio i file Word ed Excel
Infatti certi tipi di file, in particolare i documenti Word e i fogli Excel,
possono avere il nome degli autori o alcune parole chiave, tutti dati che gli
strumenti di ricerca di Office sanno gestire con successo. Affinché Word
vi domandi automaticamente, al momento del salvataggio di un documento, di riempire
i campi delle proprietà, aprite il menu Strumenti, Opzioni, Salva
e nella finestra che si apre selezionate la voce Richiedi proprietà
documento.
In questo modo, quando si salva per la prima volta un documento Word si apre
la finestra di riepilogo Proprietà. Facendo clic sulla linguetta
Riepilogo potete inserire negli appositi campi svariate informazioni
che vi aiuteranno nella catalogazione e nelle ricerche future, come per esempio
Titolo, Oggetto, Autore, Categoria, Parole chiave e Commenti.
Qualche consiglio per i brani musicali in MP3
Allo stesso modo, i file musicali nel formato MP3 contengono dati testuali chiamati
tags Id3, sui quali è possibile effettuare una ricerca.
Un suggerimento: non date mai lo stesso nome a due documenti, anche se sono
salvati in due cartelle diverse o su due dischi differenti. Se un giorno doveste
ricopiare i file in una medesima cartella, uno dei due verrebbe automaticamente
cancellato senza che voi veniate avvisati.
Usare correttamente le partizione del disco
Infine, se avete più dischi fissi o se il vostro disco è suddiviso
in più unità logiche, è preferibile installare Windows
sul disco fisso più veloce, mentre è meglio installare i vostri
dati sul disco più lento. Questo perché gli accessi ai dati si
fanno in genere al momento del loro caricamento o della loro memorizzazione
e le porzioni di programma sono lette spesso da Windows.
