Per una scelta della casa madre, la società ha adottato R/3, affidando l’implementazione del software a Sap Italia Consulting. Ne sono derivati un miglioramento dal lato controlling e benefici per quanto riguarda la contabilità e la gestione di ricambi, noleggio e vendita usato
Nata nel 1917 come fabbrica di automobili ed entrata a far parte del
Gruppo Fiat nel 1933, Om Carrelli Elevatori produce muletti dal 1951.
Nel 1992, la società (che in Italia vanta tre insediamenti) è stata
acquistata dal gruppo tedesco Linde, il quale, nel 2001, ha deciso
per il passaggio dal precedente Erp a Sap R/3.
«L’adozione del nuovo software si è legata al cambio di proprietà –
ha spiegato Gabriele Sagramoso, direttore organizzazione e sistemi di
Om Pimespo, il marchio commerciale con cui Om Carrelli Elevatori si
presenta sul mercato -. L’Erp precedentemente in uso, poi, era stato
oggetto di alcune personalizzazioni richieste dai singoli utenti e di
interventi sul sorgente che lo avevano condotto all’inefficienza,
rendendo impossibile l’utilizzo delle funzionalità reali. La
decisione di puntare su R/3, in uso nelle principali società del
gruppo Linde, è stata rafforzata dal fatto che le best practice
presenti a livello mondiale e la struttura abbastanza rigida, tipica
del software, avrebbero dovuto impedire il proliferare di modifiche e
customizzazioni».
La ricerca del partner cui affidare l’implementazione aveva dato come
risultante una short list di quattro potenziali fornitori, tra i
quali è stato, poi, scelto (ad aprile del 2002) Sap Italia Consulting
del Gruppo GlobalValue. «Il team di lavoro, formato da alcuni addetti
It e dai principali utenti, ha, poi, ristretto il campo a due – ha
proseguito Sagramoso -. A questo punto il gruppo si è spaccato,
riconoscendo a Sap Italia Consulting un’ottima conoscenza tecnica dei
moduli e all’altra azienda in lizza una visione customer oriented,
che la rappresentava maggiormente come project manager. La decisione
finale è stata presa con coscienza dei pro e dei contro e possiamo
dirci soddisfatti in quanto sono stati rispettati i tempi e i costi
previsti».
Il progetto, che coinvolge circa 400 named user, oltre agli utenti
remoti di Isa (la soluzione di Crm di R/3), è iniziato con una fase
di analisi, sulla base della quale è stato possibile creare un
modello di riferimento. Partendo da questo, tra novembre e dicembre
del 2003, è stato realizzato il modello di dettaglio. Il 12 gennaio
di quest’anno, infine, è stato dato il go live di tutti i moduli, dismettendo il software utilizzato fino a quel momento.
«I quattro momenti sono stati completati in complessivi diciotto mesi
– ha detto ancora il manager -. La fase realizzativa ha compreso
anche il training del personale e i test. Si può dire che è stata
l’occasione per rivedere tutti i processi interni, chiarendo le
dinamiche relative al flusso di informazioni e le responsabilità,
operando anche la revisione completa di tutte le anagrafiche e dei
dati presenti nel vecchio Erp e ottenendo una scrematura degli
errori».
In particolare, Om aveva l’esigenza di migliorare il lato
controlling, che non disponeva di dati sufficienti per gestire le
informazioni su costi, ricavi e parte produttiva che avviene secondo
il modello available-to-promise. I processi interni erano stati,
infatti, fortemente modificati.
La gestione dei noleggi
All’attività produttiva, la società associa un safety service, che
mette a disposizione della clientela 2.500 tecnici specializzati (480
in Italia) e l’intera gamma di ricambi originali con consegna entro
le 24 ore, nonché un safety rent, servizio di noleggio costituito da
una flotta di 10mila carrelli elevatori. Con l’introduzione di R/3 è
stata inserita anche la gestione dei noleggi, non contemplata dal
software precedente, ma gestita con foglio excel. «Per l’esattezza,
con Sap espletiamo gli aspetti amministrativi, mentre ci siamo dotati
di un pacchetto esterno per la parte operativa di noleggio», ha
specificato Sagramoso.
I benefici attesi riguardano anche la contabilità, con la
disponibilità delle informazioni necessarie, e l’online, per
effettuare previsioni attendibili. In precedenza, ciò non era
possibile e Om ricorreva a stime, soprattutto nel caso delle vendite
di macchine usate e delle attività di noleggio, anche tramite palmari
e portatili.
«Contiamo di compiere un balzo in avanti anche nell’area ricambi e
post vendita – ha messo in luce l’interlocutore -. L’obiettivo è
quello di arrivare a gestire gli ordini verificando in tempo reale la
disponibilità del componente. In questo modo, qualsiasi ordine
acquisito nella mattinata viene spedito in serata, in tutta Europa».
Per facilitare ulteriormente la rete di dealer (composta da 31
concessionari e cinque filiali in Italia, 30 importatori e uffici
all’estero), nelle operazioni di vendita dei ricambi, Om ha
modificato anche la tecnologia del proprio sito Internet: un link
dedicato consente ai dealer di accedere, tramite password,
all’applicazione, di verificare la disponibilità dei componenti e di
riceverli entro 24 ore. In quest’area, l’applicativo Sap è servito
anche per compiere quelle che Sagramoso definisce triangolazioni: i
concessionari iberici, per esempio, ordinano i pezzi online alla sede
italiana, ma ricevono la fattura da Om Spagna.
In particolare, per la gestione dei ricambi la società utilizza
l’applicativo Internet Sales di Sap, che permette di pubblicare le
informazioni su un browser. È stata attivata la funzione del
configuratore, presente nell’applicativo R/3, che entro la fine di
quest’anno dovrebbe consentire ai concessionari e ai clienti
principali di creare dinamicamente, via Web, il prodotto più adatto
alle proprie esigenze, unendo i diversi pezzi e ottenendo il prezzo
della macchina. Una volta “assemblato”, l’ordine sarà inviato alla
fabbrica competente (Bari per i carrelli frontali e Reggio Emilia per
quelli da magazzino), dove ne verrà verificata l’effettiva
disponibilità sulla base delle necessità di consegna espresse dal
cliente. Om Carrelli Elevatori ha riscontrato miglioramenti anche
nella vendita dell’usato, dei servizi di manutenzione e di garanzia,
nel passato non sufficientemente analizzati.
