Il distributore di videogiochi ha dotato i suoi 35 agenti di tablet pc, con i quali è riuscita a migliorare le attività di marketing e comunicazione sul punto vendita. Forte il peso attribuito, nel progetto, ai servizi Web.
Leader opera nel mercato della distribuzione dei videogiochi. Per presentare e raccontare un videogioco, le parole non bastano – esordisce Mauro Da Pit, amministratore delegato di Videogame.it, società del gruppo Leader -, bisogna mostrarlo in azione. Avevamo bisogno di dare alla nostra rete di agenti uno strumento promozionale efficace e una soluzione utile a offrire una comunicazione coerente verso l’esterno". Proprio questa esigenza ha spinto la società a implementare una soluzione di Sales force automation incentrata sulle soluzioni Microsoft. Si tratta di un’infrastruttura basata sulla piattaforma tablet pc che, attraverso un software proprietario e di semplice utilizzo, permette all’agente di avere sempre aggiornata e a portata di mano la situazione del cliente e l’intero catalogo: dalle ultime novità alle offerte relative ai prodotti, dalla situazioni ordini del punto vendita alla scontistica riservata al singolo cliente. Il tutto all’interno di un maneggevolissimo notebook. Lo snellimento delle procedure è accompagnato da un’ottimizzazione delle risorse di magazzino che ha permesso di raggiungere, in un turno, una movimentazione delle merci pari a 100mila pezzi.
Soluzione sviluppata in casa
Contemporaneamente, Leader ha messo a disposizione dei suoi clienti un’area dedicata all’interno del suo portale, in cui sono disponibili, in tempo reale, tutte le informazioni elaborate dal sistema informativo interno e dal marketing leader: dalla scheda prodotto di tutti i titoli disponibili, alle valutazioni della stampa specializzata, dallo stock disponibile, al backorder, dall’estratto conto del cliente, alla reperibilità delle spedizioni e così via. Abbiamo centralizzato tutte le informazioni di vendita in una intranet aziendale, strettamente controllata dai product manager e dal marketing – prosegue il manager -. Le informazioni contenute nella intranet sono sempre aggiornate e consultabili dagli agenti, per i quali abbiamo sviluppato una soluzione di gestione degli ordini". Si tratta di una soluzione sviluppata "in house" utilizzando strumenti standard, come Microsoft Visual Studio .Net. Il database dei prodotti è stato costruito su Microsoft Sql Server e uno strato di Web service fa da collante tra i diversi componenti applicativi coinvolti. La forza vendita di Leader è composta da oltre 35 agenti monomandatari, che coprono il territorio in lingua italiana. Ognuno di loro è dotato di un tablet pc personale, che aiuta a gestire l’enorme volume di prodotti che vengono lanciati. Nel nostro settore – tiene a sottolineare Da Pit -, le campagne di vendita, dette canvas, si attivano ogni 15 giorni, quindi non è difficile immaginare la criticità di una loro corretta gestione. Forse i nostri agenti non lo sanno, ma con i tablet pc lavora uno strato di tecnologia integrata, dai server Web al database, alle applicazioni, tutta incentrata sul sistema operativo Windows Xp per tablet pc". Grazie a questa soluzione, le politiche di vendita vengono gestite centralmente e rese disponibili alla rete in tempo reale; gli agenti dispongono di un dimostratore e la gestione degli ordini è completamente automatizzata. Per connettersi al sistema informativo centrale basta un cavo di rete o una presa telefonica, anche se i dispositivi forniti in dotazione agli agenti sono equipaggiati con una scheda Gprs. La soluzione implementata permette di visualizzare report e dati di vendita, editare documenti e prospetti, con la possibilità di integrarsi con ambienti eterogenei grazie al supporto dello standard Xml (eXtensible markup language).
Le tempistiche
"L’idea è nata quasi contemporaneamente alla disponibilità delle prime schede Pcmcia – prosegue il manager -, che consentono le connessioni Gprs. Sono bastati alcuni esperimenti e una demo per convincerci a partire immediatamente con il progetto. Nell’agosto del 2003 la versione 1.0 è stata consegnata ad alcuni agenti pilota e a settembre abbiamo dotato l’intera rete vendite di tablet pc con, installato, il software Ocsp 1.0. Il sistema è articolato e ha richiesto lo sviluppo di alcuni applicativi a corollario. In pratica, ogni funzione aziendale coinvolta nel lancio dei prodotti definisce quanto di sua competenza". I product manager definiscono come si debba presentare un prodotto (con quali strumenti, descrizioni, punti di forza, comunicazione pianificata, packshot, screenshot, trailer video e materiali pop); il trade marketing ne definisce target, condizioni commerciali e ordine di presentazione; i national key account strutturano le griglie-guida specifiche per clienti speciali. Tutto ciò viene poi automaticamente personalizzato dal tablet pc, cliente per cliente, tenendo conto della sua storia in termini di genere, target potenziale, backorder esistente. In pratica, ogni cliente si trova un’offerta personalizzata e il più possibile ottimizzata sulle rotazioni del suo negozio. Questo strumento ha portato molti vantaggi – prosegue il manager -. I nostri agenti hanno tutto sotto mano, possono fare ordini, verificare informazioni sui prodotti, sui clienti, sulle disponibilità, sui pagamenti e anche attivare in modo immediato nuovi clienti. L’azienda si sta ancora adeguando al concetto di tempo reale. Appena arriva l’ordine, viene contestualmente spedita la conferma al cliente e l’ordine va immediatamente in magazzino per l’evasione". L’applicativo è stato sviluppato internamente, quindi lo staff di Videogame.it è quello coinvolto nello sviluppo, con circa 10 persone attivate a tempo pieno. Anche il marketing e le vendite sono state coinvolte attivamente alla definizione delle funzionalità dell’applicazione. Si è scelto – conclude Da Pit – di sviluppare tutti i programmi necessari in casa. In pratica, Ocsp è un sofware sviluppato direttamente da noi, compatibile con tutte le tecnologie di Microsoft. Abbiamo scelto Ms Sql Server e Visual Studio .Net per lo sviluppo, Xml come specifica per il trasporto delle informazioni e, a oggi, la scelta si è rivelata corretta e longeva. Il progetto è un lavoro in continua evoluzione. Ascoltiamo i messaggi che giungono dalla nostra rete vendita e, spesso, siamo noi stessi a inventare estensioni interessanti. Con i nostri tool possiamo aggiornare le versioni software degli agenti anche tutti i giorni da remoto e il software Ocsp è già giunto alla versione 3.0.2".
