Per i propri 160mila dipendenti, la società ha implementato un sistema di controllo del personale, compatibile con la piattaforma gestionale Sap, in grado di non creare problemi di traffico sulla rete geografica. Kaba ha realizzato il primo step del progetto
Diventata Società per azioni quattro anni fa, Poste Italiane si è dotata di una nuova struttura organizzativa che vede nelle divisioni di business e nei canali che erogano prodotti e servizi alla clientela (uffici postali, call center, intranet) i propri centri nevralgici.
Le divisioni, ciascuna responsabile di un gruppo specifico di prodotti/servizi, sono supportate da strutture trasversali centrali, responsabili di indirizzare e controllare le attività di supporto alle divisioni e di erogare servizi di utilità comune a tutte le unità organizzative.
Per dimensioni, volume di attività e quantità di servizi e prodotti proposti, Poste Italiane è quindi caratterizzata da una notevole complessità organizzativa. Per questa ragione, dopo la costruzione dell’infrastruttura tecnologica di base, Poste Italiane ha implementato la piattaforma Erp di Sap per supportare la gestione d’impresa.
Interpretare i vincoli
Le piattaforme gestionali, per supportare efficacemente le attività d’impresa, devono sottostare ad alcuni vincoli rigidi.
Tra questi, particolarmente importante è la modalità di alimentazione del database in cui risiede il patrimonio informativo aziendale.
«Non fa eccezione la piattaforma Erp di Sap – ha detto Paolo Baldelli, direttore centrale di processi e tecnologie di Poste Italiane – che, se implementata in una organizzazione estesa e geograficamente distribuita, deve essere coadiuvata da sottosistemi di plant che acquisiscono le informazioni dalle diverse aree e le trasferiscono al gestionale».
In questo ambito posseggono un grande rilievo i sistemi automatici di rilevazione delle presenze che, nei sistemi Sap, hanno il compito di dialogare con il modulo Hr (Human resource) deputato alla gestione del personale.
L’esigenza espressa da Poste Italiane era di adottare una soluzione che rispondesse a due requisiti fondamentali. «Era per noi indispensabile – ha raccontato Baldelli – acquisire un sistema che si integrasse perfettamente con la piattaforma gestionale e che quindi possedesse la certificazione Sap. Inoltre era cruciale contare su una soluzione che ci consentisse di gestire efficacemente la consistente mole di dati che quotidianamente viene generata dai dispositivi di rilevazione presenze».
Sulla base di queste specifiche, è stato effettuato da parte di Poste Italiane una selezione delle proposte presenti sul mercato. L’azienda ha individuato nella soluzione di Kaba il progetto che aderiva, sia in termini di costo sia in termini di tecnologia, alle specifiche esigenze.
Kaba, oltre ad aver ottenuto da tempo la certificazione Sap dei propri sotto-sistemi, si è proposta come partner per supportare le fasi di implementazione del progetto sulla rete e di fornire un efficace servizio di manutenzione e help desk.
Una delle priorità di Poste Italiane era, infatti, quella di adottare una soluzione che non creasse problemi di traffico eccessivo sulla propria rete geografica (Wan).
«Si deve tenere conto – ha sottolineato Baldelli – che i dati generati dai dispositivi di rilevazione delle presenze si concentrano nei medesimi orari. Questo rischia di provocare dei pericolosi colli di bottiglia sul nostro network geografico».
La comunicazione con l’Erp
Per questa ragione, l’architettura tecnologica all’interno della quale è stata inserita la soluzione Kaba, ha previsto l’implementazione di 11 server di plant, affiancati ciascuno da un server di backup, distribuiti nei principali poli tecnologici di Poste Italiane. Questi 11 server di plant fanno da collettore dei dati rilevati dalle migliaia di terminali automatici di rilevazione presenze distribuiti nei vari siti di Poste Italiane. I dati rilevati dai terminali utilizzano la rete geografica dell’azienda per raggiungere il server più prossimo, snellendo in questo modo il traffico generato sul network.
Su ciascun server, poi, è stato sviluppato uno strato di software middleware per consentire la comunicazione, attraverso il protocollo Rfc, con la piattaforma gestionale Sap e, in particolare, con il modulo Hr dedicato alla gestione del personale.
A oggi, i server di plant fungono esclusivamente da concentratori e trasmettitori di dati verso la piattaforma gestionale di Poste Italiane. In futuro, sarà possibile che agiscano anche sul lato dipendente, fornendo informazioni attraverso specifiche interrogazioni effettuate sui terminali di rilevazione. La soluzione di Kaba prevede, al momento, una tecnologia di timbratura basata su banda magnetica. Un possibile sviluppo futuro potrebbe essere l’introduzione di smart card o di badge a prossimità. Inoltre, l’infrastruttura tecnologica realizzata si presenta come collettore utilizzabile per raccogliere ed elaborare dati anche di altra natura.
