@gold, il «quasi-Km» alla base dell’organizzazione di Italcementi

All’interno del programma di sviluppo che Italcementi, gruppo Pesenti, ha
chiamato “e-solutions”, e che sottende all’utilizzo della tecnologia Internet
per l’applicazione delle nuove piattaforme al business tradizionale, è nata
l’idea di un portale a uso interno che potesse alimentare la conoscenza dei
dipendenti in relazione alle attività di tutte le filiali.
Un breve excursus, necessario a capire
la tempistica dell’adozione del protocollo Ip in un ambito puramente
“brick&mortar”, come è quello dell’industria cementifera, ci porta al
1997, quando nell’head quarter bergamasco si è iniziato a far uso di
Internet. La fase pionieristica della Rete finisce dopo un anno, quando
nasce l’idea del primo progetto Internet-based, che avrebbe dovuto portare
la società a darsi visibilità sul Web. Si trattava, quindi, di
realizzare il classico sito vetrina, ma anche di creare le prime
applicazioni condivise di tipo intranet, basate su Lotus Notes e
sull’utilizzo della rubrica Microsoft.
Proprio la prima intranet e
l’incrementale confidenza del management aziendale con gli strumenti di
workgroup, ha fatto sì che i documenti da condividere aumentassero a
dismisura, provocando una sostanziale disomogeneità del sistema. Ecco perché nel
2000 lo staff manageriale ha sentito il bisogno di ripensare la struttura della
intranet, dando l’incarco a Paolo Nusiner di varare un progetto che
consentisse di adattare le tecnologie Web all’attività strategica e
decisionale del management. Insieme a un team It di tre persone, diretto da
Mario De Duro, è stato messo in gestazione il progetto “@gold”, che avrebbe
dovuto condurre alla realizzazione di un portale interno omonimo che
potesse essere in grado di servire a tutta la comunità mondiale di
Italcementi.
Il
progetto doveva rispondere a una necessità di organizzazione efficiente di
business, soddisfacendo l’obiettivo di creare una piattaforma omogenea per il
gruppo e le filiali. Componente essenziale di un progetto siffatto è la
cosiddetta “software selection”. Gli applicativi più articolati per creare una
struttura di condivisione di documenti di taglio enterprise, oggi, sono quelli
di BroadVision, Plumtree e Vignette. Ma Italcementi ha scelto Microsoft Share
Point Portal Server, che, magari, ha un profilo un po’ più basso rispetto ai
sopracitati vendor, ma offre un grande vantaggio, come fa notare De Duro: «È
facile da utilizzare, perché la tecnologia su cui poggia è conosciuta da
moltissime persone in tutto il mondo». Già a livello di software selection, quindi, Italcementi ha fatto un’operazione di Knowledge management, scegliendo uno strumento
in virtù degli skill diffusi. La scelta del tool di gestione documentale di
Microsoft è doppiamente importante, visto che, quando è stata compiuta, il
prodotto non esisteva ancora, se non in versione beta. Il progetto, infatti,
è partito nell’ottobre del 2000. La prima implementazione, nel febbraio del
2001, è stata fatta con un pilota interno curato da quattro persone di
Avanade (di cui un solo sviluppatore). Nei tre mesi necessari per creare le
all’indicizzazione di tutti i documenti che appaiono su @gold. In questo
senso, come specifica Nusiner «l’impostazione di Italcementi prevede che
siano considerati pertinenza della intranet i documenti “vivi”, cioè quelli
la cui consultazione inerisce un’attualità di indicizzazioni, le
configurazioni e le impostazioni, tre settimane sono state dedicate al
settaggio delle infrastrutture della rete mondiale. Allo stato attuale,
esiste almeno un server con Share Point in ogni filiale-Paese, dedicato a
supportare la intranet in lingua locale. La struttura fisica centrale è
presso la capo gruppo, a Bergamo, su un comune server a due vie Intel che
provvede fondo. Un documento, comunque, ha sempre dignità e contiene
dati che possono assumere interesse in qualsiasi momento». Quindi, come
confida De Duro, «stiamo approntando una soluzione che automatizzi su
supporto ottico i documenti ritenuti vecchi», basata sulle soluzioni di FileNet.

La struttura di
base
L’indicizzazione dei documenti pubblicati dagli utenti sulla
intranet avviene quattro volte al giorno e con tecnologia push, che segnala,
previa sottoscrizione di interesse da parte dell’utente, l’avvenuto
aggiornamento del contenuto. Il motore di ricerca del portale intranet
di Italcementi è al servizio di 6mila utenti in tutto il mondo, che vi
accedono tramite rete privata dedicata (e non via Web comune), «ma in
Italia arriva sin dentro gli stabilimenti», dice Nusiner. La
puntualizzazione ha senso se si considera che il panorama del gruppo
Pesenti, con quasi 18mila dipendenti dediti a settori diversi, è variegato e
articolato e affonda le proprie radici in 12 aree d’affari, tra cui Nord
America, Est Europa, Francia, Spagna, Marocco e Thailandia.
Il portale,
che è stato inaugurato ufficialmente nel settembre dello scorso anno, è in
continuo upgrade tecnologico, con interventi di personalizzazione, che
prevedono l’intervento di un sistemista e un formatore per gli utenti. Nelle
intenzioni del gruppo quindi, «@gold deve rappresentare la porta di accesso a tutti i sistemi informativi, e
quindi di conoscenza, aziendali» spiega Nusiner. Tra questi vanno contemplati Sap (per gli utenti amministrativi che hanno le credenziali
di utilizzo), ma anche il client di posta elettronica e Outlook Web Access.
Il portale è diviso longitudinalmente in tre fasce: una contenente
informazioni di gruppo, aggiornate in tempo reale e, in ottemperanza al
principio di mondialità del sistema, in lingua inglese; una seconda, posta
centralmente, attinente l’attività nazionale, quindi in lingua e con
document management locale; una terza che dà accesso diretto alle intranet
degli altri Paesi dove esiste una società del gruppo Italcementi.

La definizione del Roi
Ma come
valutare il ritorno sull’investimento di un progetto come quello teso a una
sostanziale gestione della conoscenza?
«È difficile» ammettono
Nusiner e De Duro. Per orientarsi nei meandri del Roi, bisogna ragionare in
termini di ambiti ipotetici di contabilità, posto che la prima fase di
progetto, totalmente infrastrutturale (tre mesi per la messa a disposizione
dello strumento) ha portato solo costi. «Per capire il contributo alla redditività – spiega Nusiner – si devono considerare i costi materiali, l’efficienza stimata e il calcolo reale». In tema di costi materiali, vanno contabilizzati i risparmi in termini di documenti cartacei che non sono più prodotti fisicamente bensì messi su portale (basti pensare ai rapporti di analisi tecnica, ai white paper o ad articolati documenti contabili). E, quindi, i risparmi ineriscono le stampanti, le fotocopiatrici, i toner, le spedizioni e le persone che li
sostengono (segretarie e vettori). Il calcolo dell’efficienza è puramente
teorico. «Si tratta di fare una stima – illustra De Duro –

dell’aumento dell’efficienza del personale. E teniamo presente che,
se questa, con il portale a regime, aumenta dell’1%, il progetto può
dirsi già ripagato». L’unica valutazione possibile riguarda il
risparmio sull’acquisto di software dedicati ad applicazioni specifiche,
come ad esempio per la gestione dei documenti correlata alla certificazione
della qualità (Iso 9000) che si traduce in 250mila euro
risparmiati.
Ovviamente, la buona redditività di questo strumento sarà
raggiunta se sarà utilizzato dal maggior numero di persone, con
costanza.