Una soluzione di Emc alla base del nuovo processo di gestione delle fatture della società del gruppo Despar. Maggiore velocità.
Nata come Despar nel 1932 in Olanda per costituire un consorzio di grossisti e commercianti indipendenti, con l’obiettivo di contrastare i gruppi di negozi alimentari che si stavano sviluppando in Europa, oggi International Spar è la più grande catena di distribuzione alimentare al dettaglio del mondo, con più di 17.500 punti di vendita presenti in 28 paesi nei 5 continenti.
In Italia, il marchio è presente dalla fine degli anni 50, e attualmente è gestito da 12 aziende diverse sul territorio nazionale, che formano una Società consortile a responsabilità limitata, con sede a Casalecchio di Reno (Bo): Despar Italia S.c.r.l.
Dal punto di vista commerciale, sono coordinate a livello nazionale dal Consorzio Despar Servizi, nato alla fine del 2005, che fa parte di Centrale Italiana, la più grande centrale di acquisto nazionale.
Tra le 12 aziende, Aspiag Service (Despar Nordest) è la più grande e la più innovativa: gestisce 187 filiali a insegna Despar, Eurospar e Interspar, conta quasi 6.000 collaboratori e rifornisce circa 400 dettaglianti indipendenti, costituendo così la più grande tra le aziende che formano il Consorzio Despar Italia.
Oggi Aspiag Service ha rapporti con oltre 2.000 aziende, da grandi gruppi a piccoli artigiani, che riforniscono giornalmente i vari punti vendita e i magazzini con prodotti di generi diversi: da quelli freschi da banco a quelli di lunga conservazione, ad altri articoli da scaffale. Una collaborazione che nell’anno genera un volume superiore alle 350.000 fatture, che corrispondono a circa 700.000 bolle per un totale di oltre 2 milioni di pagine da controllare, abbinare, registrare e gestire.
Su incarico del management aziendale, le strutture Amministrazione e Progetti Speciali di Aspiag Service hanno iniziato a valutare come passare da una gestione manuale a una elettronica e automatizzata, per ridurre del 50% i tempi di processo delle fatture passive, intervenendo sul ciclo di gestione delle fatture, delle bolle e del loro abbinamento. Inoltre, la gestione elettronica doveva dare la possibilità di condividere le immagini dei documenti all’interno dell’azienda, per migliorare e semplificare l’attività di tutte le strutture interessate: amministrazione, ufficio riordino, buyer, magazzini e negozi.
Enrico Dall’Angelo, coordinatore Edp del progetto di ottimizzazione del ciclo passivo merci, ha spiegato in una nota che la società ha preso in esame e confrontato diversi prodotti software delle principali aziende presenti nel mercato italiano. Tra questi una prima selezione è stata quella di preferire ai software “full Ocr” quelli a “template”, in grado di offrire una velocità superiore e una maggiore flessibilità di riconoscimento dei caratteri all’interno della pagina, richiedendo meno interventi manuali da parte degli operatori.
Alla fine, Emc Captiva è risultato il software che più degli altri ha dimostrato caratteristiche in linea con le esigenze di Aspiag Service. Quattro scanner Kodak 620D (80 pagine/minuto), due installati presso gli uffici di Padova e uno rispettivamente a Udine e a Bolzano, eseguono la scansione delle bolle e delle fatture, generando file di formato Tiff. Le immagini sono quindi processate dal software Emc Captiva, che interpreta i template, per rilevare i dati necessari, e produce altri due file: uno di formato Xml, contente i metadati necessari per l’abbinamento automatico e elettronico di bolle e fatture e per il data entry nel database Oracle, e l’altro in formato Pdf per l’archiviazione, la consultazione e lo scambio dei documenti con i reparti interessati ai processi di fatturazione, di gestione e riordino delle merci.
L’intervento manuale si limita allo stretto necessario, e cioè alla gestione di eventuali discrepanze che dovessero evidenziarsi tra una fattura e le relative bolle.
Con la nuova procedura automatizzata, come ha sottolineato Dall’Angelo, oggi è stato possibile coprire i magazzini e i negozi, completando l’automatizzazione del processo delle fatture passive.
Il tempo medio di lavorazione delle fatture si è ridotto di circa il 40%, per cui è possibile sostenere una maggiore quantità di documenti in entrata. L’ufficio acquisti dell’azienda è in grado di gestire più velocemente i pagamenti ai fornitori ottenendo ulteriori sconti sulla merce. Aspiag Service, inoltre, dispone di una infrastruttura storage composta da un Emc Clariion Cx700 per gli ambienti Windows e Linux e un Symmetrix Dmx nel quale risiedono il data base Oracle 10i e la contabilità Erp su Sap.
