Come conservare la fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica

Secondo l’Art. 21 D.P.R. 633/1972, per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico. La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.

La fatturazione elettronica – spiega Andrea Lisi, avvocato, esperto di diritto dell'informatica, e-government e dematerializzazione, nonché segretario generale di Anorc – è un flusso contabile elettronico di dati. Determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è il tipo di formato utilizzato per la loro creazione, elettronico o cartaceo che sia, ma la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa, ricevuta e accettata dal destinatario”.

Non sono perciò fatture elettroniche quelle che, pur essendo state create tramite un software in formato elettronico, siano successivamente inviate a ricevute in formato cartaceo. aAl contrario, sono da considerare fatture elettroniche quelle che, pur se create in formato cartaceo, siano successivamente inviate e ricevute tramite canali telematici – come la posta elettronica – a condizione che soddisfino i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità.

L’articolo 21 del D.P.R. prevede, inoltre, che il ricorso alla fatturazione elettronica sia subordinato all’accettazione da parte del destinatario. Tuttavia, questa accettazione non presuppone necessariamente un accordo formale alla fatturazione tra le parti, né precedente né successivo.

Inoltre, la circostanza che il destinatario della fattura elettronica possa decidere o meno di accettare tale processo, non influenza l’obbligo dell’emittente di procedere alla conservazione elettronica, fermo restando il rispetto dei requisiti di integrità, autenticità e leggibilità.

L’art. 21 del D.P .R. 633/1972 stabilisce l’obbligo per il soggetto passivo di assicurare alla fatturazione elettronica, dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione, requisiti specifici di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità. Più in dettaglio, con il termine autenticità si intende che l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura devono essere certi. L’autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico”.

L’espressione “integrità del contenuto” intende invece che il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall’articolo 21 del D.P .R. 633/1972 non possono essere alterati.

Analogamente all’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto di una fattura è obbligatoria sia per il fornitore/prestatore sia per il cessionario/committente.

L’espressione “leggibilità” implica che la fattura debba essere resa leggibile per l’uomo. La leggibilità è soddisfatta se il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conservazione, in una forma leggibile su schermo o tramite stampa. Deve poi essere possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.

Il concetto di leggibilità è anche richiamato dal secondo comma, dell’art. 5 del DMEF 17 giugno 2014 dove viene stabilito che “in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto”.

Come conservare le fatture elettroniche

I documenti informatici devono essere conservati in modo che siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità. Devono inoltre essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazioni potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.

Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. Il contribuente quindi comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.

Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.

Come detto, il destinatario della fattura elettronica può scegliere se accettare o meno il processo di fatturazione elettronica. Qualora non lo accetti ai fini fiscali, il destinatario potrà stampare la fattura elettronica procedendo alla conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente, esprimendo quindi l’intenzione di non accettare la fattura come “elettronica” ai sensi dell’art 21 del D.P .R. 633/1972.

In caso di accettazione della fatturazione elettronica, il destinatario sarà a sua volta obbligato a garantire autenticità, integrità e leggibilità della fattura (e alla sua conseguente conservazione digitale).

All’emittente, pur se il destinatario non accetti la fattura come elettronica, non è impedito di proseguire il processo di fatturazione conservando elettronicamente quel documento informatico, sempre garantendo i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità per tutto il periodo di conservazione.

Il termine per la conservazione delle fatture elettroniche è equiparato a quello degli altri documenti “fiscalmente rilevanti”: 3 mesi dopo il termine di presentazione delle dichiarazioni annuali di cui al DL 357/94 (redditi e/o IVA).

Le fatture per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione. Il pagamento dell’imposta di bollo avviene in unica soluzione a consuntivo, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, ed esclusivamente mediante F24 con modalità telematica.

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