La gestione documentale in cloud è l’evoluzione naturale di archiviazione e distribuzione delle informazioni aziendali. Un approccio che non solo libera i team IT dalla manutenzione di server fisici, ma abilita nuovi modelli di collaborazione distribuita, in cui documenti, report e processi di approvazione sono accessibili ovunque, anche da mobile e in cui le decisioni vengono prese basandosi sui dati.
Per un CIO o un IT Manager, capire il valore di questa trasformazione significa poter far leva su risorse elastiche e aggiornamenti costanti, riducendo i rischi di obsolescenza e concentrando gli investimenti sulle funzionalità più innovative.
Le principali sfide della gestione documentale in cloud
Sebbene il cloud offra vantaggi in termini di scalabilità e flessibilità, la transizione a un modello full cloud può nascondere insidie se non pianificata nel dettaglio.
I silos informativi non risolvono la loro frammentazione semplicemente spostando i server in un data center esterno, mentre la compliance richiede nuovi controlli e processi di governance.
Inoltre, senza un motore di AI integrato, anche i repository cloud più robusti rischiano di diventare casseforti di documenti inutilizzati.
Affrontare queste criticità significa ripensare l’intera user experience e definire soluzioni che coprano sicurezza, integrazione, scalabilità e intelligenza applicativa e che portino a prendere decisioni basate sui dati.
Tutti questi temi sono approfonditi nel white paper esclusivo, “L’era delle decisioni data driven“, scaricabile gratuitamente.
Si tratta di una guida per gli IT decision maker, che vuole tracciare un percorso evolutivo che tende a un mondo in cui le decisioni prese sono sempre basate sui dati.
Un framework basato su quattro pilastri
Un’implementazione vincente di gestione documentale in cloud non si fonda solo sulla tecnologia, ma sulla coniugazione di pratiche e processi che ne massimizzino il valore.
È necessario costruire un framework solido attorno a quattro pilastri in grado di dare stabilità all’architettura, garantire una user adoption rapida e offrire metriche chiare per il monitoraggio continuo.
I quattro pilastri sono:
- sicurezza: crittografia end-to-end, policy d’accesso granulare, logging centralizzato
- sostenibilità: data center efficienti e report sui consumi, riduzione dell’impatto ambientale
- efficienza: workflow automatizzati, OCR avanzato, analisi predittiva dei volumi
- semplicità d’uso: interfacce touch intuitive, integrazioni “one-click” con ERP/CRM.
Le soluzioni per la gestione documentale in cloud di Kyocera
Kyocera Document Solutions ha disegnato l’ecosistema Cloud Ready, che unisce dispositivi hardware intelligente e software nativo, per fornire un percorso end-to-end nella gestione documentale.
Attraverso modelli di licenza flessibili e AI integrata direttamente sui TASKalfa, le aziende possono sperimentare nuove funzionalità senza costosi interventi in loco, mantenendo il controllo completo sui processi e sulla sicurezza.
- TASKalfa: sono hub intelligenti che evolvono con upgrade software on-device
- KCC (Kyocera Cloud Connect): soluzione per acquisizione OCR e instradamento diretto in cloud
- KCPS (Kyocera Cloud Print & Scan): soluzione di monitoraggio costi, policy di accesso e stampa “follow-me”
- KCIM (Kyocera Cloud Information Manager): Document Management System completo con versioning, ricerca semantica e workflow di approvazione
Case study e ROI della gestione documentale in cloud
I numeri parlano chiaro: le aziende che hanno adottato le soluzioni Cloud Ready di Kyocera evidenziano miglioramenti consistenti sia sui processi operativi sia sulle metriche ESG.
Grazie alla capacità di misurare in tempo reale i KPI, è possibile condurre analisi comparative e pianificazioni di budget più accurate, consolidando il ruolo strategico dell’IT all’interno dell’organizzazione.
- meno 60% di incidenti di data breach
- meno 45% sui tempi medi di processo documentale
- meno 30% sui consumi energetici per documento
- meno 50% di ticket di supporto IT.
