Nel settore dei servizi finanziari e della gestione del risparmio, la pressione operativa e normativa sulla gestione documentale è diventata un fattore critico. Volumi elevati di comunicazioni, canali di ingresso eterogenei e requisiti stringenti di tracciabilità rendono sempre più complesso mantenere efficienza, qualità del servizio e compliance. In questo contesto si inserisce il progetto di Protocollo Intelligente sviluppato da Konica Minolta per una primaria società di gestione del risparmio (SGR) a livello europeo, con risultati concreti in termini di automazione, controllo e riduzione delle attività manuali.
Un contesto ad alta intensità documentale e regolamentata
La SGR coinvolta nel progetto gestisce quotidianamente un flusso continuo di comunicazioni in ingresso provenienti da canali differenti: e-mail ordinarie, PEC e documentazione cartacea. Prima dell’intervento, questi flussi venivano trattati con processi in larga parte manuali, distribuiti su più uffici e operatori, con livelli di tracciabilità non sempre omogenei.
In un ambiente fortemente regolamentato, questa frammentazione rappresentava non solo un collo di bottiglia operativo, ma anche un potenziale rischio in termini di auditabilità, rispetto delle normative e qualità del servizio verso clienti e stakeholder. Da qui la necessità di ripensare il modello di gestione documentale, introducendo automazione intelligente e controllo end-to-end dei processi.
Obiettivi chiari: efficienza, controllo e riduzione del lavoro manuale
Il progetto è stato impostato con obiettivi precisi e misurabili. In primo luogo, la centralizzazione dei canali di ingresso delle comunicazioni, per eliminare la dispersione delle informazioni. In secondo luogo, la riduzione delle attività manuali e ripetitive a basso valore aggiunto, che assorbivano risorse operative senza contribuire direttamente alla qualità del servizio.
A questi si affiancavano esigenze altrettanto strategiche: migliorare la tracciabilità dei flussi documentali, garantire un controllo puntuale delle attività svolte e predisporre i processi a verifiche e audit, interni ed esterni, in modo strutturato e continuo.
Un’architettura modulare per l’automazione end-to-end
La risposta di Konica Minolta è stata la progettazione di un Protocollo Intelligente basato su un’architettura modulare e scalabile, capace di coprire l’intero ciclo di vita del documento, dall’ingresso alla risposta finale. La soluzione combina in modo integrato tecnologie di Intelligenza Artificiale, Robotic Process Automation ed Enterprise Content Management.
L’Intelligenza Artificiale viene utilizzata per analizzare testi e allegati destrutturati, estraendo automaticamente il contesto e le informazioni rilevanti. Su questa base, i bot RPA operano in modalità unattended, gestendo i workflow documentali in modo deterministico e ripetibile, mentre il sistema genera risposte automatiche che vengono successivamente validate dagli operatori umani.
Tracciabilità e controllo come elementi strutturali
Uno degli aspetti centrali del progetto è la tracciabilità completa delle operazioni. Ogni fase del processo è monitorata e registrata all’interno di dashboard centralizzate, che offrono piena visibilità sullo stato delle richieste, sui tempi di lavorazione e sugli interventi effettuati dai sistemi automatici o dagli operatori.
Questo approccio consente non solo di migliorare il controllo operativo quotidiano, ma anche di rispondere in modo puntuale alle esigenze di compliance normativa e audit, sempre più rilevanti per le organizzazioni del settore finanziario.
Implementazione in cinque mesi e governance operativa
L’implementazione del Protocollo Intelligente si è sviluppata in un arco temporale di cinque mesi e ha visto la collaborazione di un team misto, composto da figure del cliente e di Konica Minolta. Business development manager, project manager, sviluppatori e consulenti specializzati hanno lavorato in sinergia per configurare i modelli di Intelligenza Artificiale, definire i workflow operativi e integrare i bot RPA.
Una fase chiave del progetto è stata la validazione della soluzione con gli utenti chiave, accompagnata da attività di formazione dedicate agli amministratori di sistema. Questo ha permesso di impostare una governance operativa solida, garantendo autonomia nella gestione e continuità nel tempo.
Risultati misurabili e benefici concreti
I risultati ottenuti sono significativi. La riduzione delle attività manuali ha raggiunto punte fino al 90%, liberando risorse operative e migliorando la rapidità nella gestione delle richieste. Allo stesso tempo, la qualità del servizio è aumentata grazie a processi più standardizzati, tracciabili e controllabili.
La soluzione ha inoltre predisposto l’organizzazione a gestire in modo strutturato le attività di audit e a mantenere una tracciabilità normativa completa, elemento essenziale in un contesto regolamentato come quello della gestione del risparmio.
Un modello replicabile e pronto a scalare
Il Protocollo Intelligente non è stato concepito come una soluzione isolata, ma come un modello replicabile su altri processi documentali. L’architettura modulare consente di estendere facilmente l’automazione ad ambiti diversi, mantenendo coerenza tecnologica e continuità operativa anche in presenza di volumi elevati di comunicazioni in ingresso.
Un ulteriore elemento distintivo è l’interfaccia no-code, che permette configurazioni rapide e autonome, riducendo la dipendenza da interventi di sviluppo e accelerando l’evoluzione dei processi nel tempo.
AI e RPA: un equilibrio tra intelligenza e determinismo
Il progetto evidenzia un approccio equilibrato all’automazione. L’uso dell’AI generativa per l’analisi dei contenuti destrutturati consente flessibilità e adattabilità, mentre la RPA deterministica garantisce affidabilità e ripetibilità nell’esecuzione dei processi. Questa combinazione riduce i margini di errore e assicura coerenza operativa, anche in contesti complessi.
Verso un nuovo paradigma di protocollo digitale
Con il Protocollo Intelligente, Konica Minolta propone una visione evoluta del protocollo digitale, che supera la semplice registrazione documentale per trasformarsi in un vero motore di automazione e controllo. Un paradigma che risponde alle esigenze di organizzazioni chiamate a gestire complessità, volumi e vincoli normativi sempre più stringenti.
In questo scenario, l’automazione documentale diventa una leva strategica, non solo per ridurre i costi operativi, ma per migliorare la qualità del servizio, rafforzare la compliance e costruire basi solide per l’evoluzione futura dei processi aziendali.
