La tendenza a far rientrare i dipendenti a tempo pieno in ufficio registrata nel tardo autunno dello scorso anno non riguarda solo colossi internazionali dell’e-commerce e aziende IT ma un numero crescente di organizzazioni italiane, anche a fronte della nuova legge n. 293/2024 entrata in vigore il 12 gennaio scorso, che di fatto pone fine alla gestione “semplificata” del lavoro smart.
La nuova regolamentazione, che esige notifiche telematiche stringenti e tempestive oltre alla chiara definizione degli strumenti aziendali forniti agli smart worker da parte dei datori di lavoro, limita dall’altro chiaramente la “flessibilità” degli smart worker stessi, imponendo la stipula di contratti scritti che menzionino, tra le altre cose, le modalità di controllo delle attività svolte al di fuori della sede aziendale e le eventuali sanzioni in caso di violazione.
A dispetto dell’intento di garantire tutela al lavoratore e al datore di lavoro aumentando la trasparenza, l’impatto più probabile della normativa, specie nelle PMI, sarà una maggiore spinta al rientro in ufficio e un freno alla modalità di lavoro “ibrida”. Tralasciando i modelli di business totalmente svincolati da luoghi di lavoro fisici, è noto che nella maggior parte delle aziende il management preferisca avere il personale in sede. Tuttavia, le aziende impreparate potrebbero scoprire che la produttività e la soddisfazione del personale risentono del rientro a pieno regime, a meno che non si apportino le giuste modifiche agli ambienti e all’equipaggiamento. Con l’aumento delle ore di presenza in ufficio, la tecnologia che è stata così efficace da remoto potrebbe non essere più adatta allo scopo.
Proteggi la tua azienda
Per molti, il lavoro da remoto a tempo pieno ha comportato l’utilizzo di cellulari e laptop personali per la conduzione di attività aziendali. È stata una soluzione a breve termine per un problema immediato, che ha avuto però conseguenze a lungo termine. Consentire al personale di utilizzare dispositivi e strumenti di comunicazione privati per scopi lavorativi è stata un’opzione comoda e a basso costo per i datori di lavoro, ma comporta numerosi rischi, anche informatici, per le aziende. Le aziende dovrebbero cogliere l’opportunità data dal rientro in ufficio dei dipendenti per abbandonare i dispositivi personali e investire in attrezzature aziendali che diano priorità alla sicurezza, anche per la telefonia.
Migliora i flussi di lavoro in ufficio
Il rientro in ufficio offre anche la possibilità di razionalizzare gli strumenti di comunicazione e le soluzioni software impiegate come “work-around” per il lavoro da remoto. Adottando una strategia di comunicazioni unificate, tutto, dalla messaggistica istantanea, alle videoconferenze e alle chiamate vocali, può essere consolidato in un’unica piattaforma, semplificando le comunicazioni aziendali e facilitando la collaborazione per supportare i clienti in modo più efficace. Ne consegue la riduzione del numero di dispositivi utilizzati dal personale, se si investe in piattaforme, dispositivi e terminali di qualità adatti a qualsiasi scenario d’uso.
Riduci il rumore
Anche la telefonia si è evoluta in base a modelli di lavoro che trascendono dai confini di tempo e luogo, concentrandosi sul raggiungimento degli obiettivi. Ambienti domestici e/o aziendali rumorosi o spazi non ottimizzati, richiedono soluzioni tecnologiche all’avanguardia.
“Secondo la nostra esperienza sul campo, chi rientra in ufficio si aspetta di disporre di un telefono da scrivania (cordless o cablato), che sia un terminale dedicato al singolo dipendente o impiegabile in modalità hot-desking, specie negli uffici open space”, rivela Rosario Pitanza, Channel Manager Italy, Malta, Balkans & Israel presso Snom Technology.
I team che si interfacciano con i clienti, come i commerciali o gli operatori dell’assistenza tecnica, dipendono dalla qualità delle comunicazioni vocali. Eventuali chiamate interrotte all’improvviso per la scarsa portata del segnale mobile o del Wi-Fi aziendale oppure una qualità audio scadente può far perdere rapidamente ordini all’azienda e danneggiare la reputazione del marchio.
Un ufficio più affollato significa infatti più conversazioni contemporanee – e con esse una rumorosità più elevata che può impattare sulla produttività. Qui terminali e cuffie wireless, dotati di cancellazione del rumore di fondo e di un’ampia portata, come le soluzioni basate su DECT, si rivelano tanto essenziali, quanto la user experience e la garanzia di massima mobilità all’interno degli uffici, soprattutto nel quadro di un rientro di massa in ufficio.
Attenzione ai mobile worker!
Tra smart worker e mobile worker esiste una sottile ma importante differenza. Lo smart worker lavora svincolato dalla sede aziendale con lo scopo di raggiungere un dato obiettivo. Il mobile worker invece lavora per lo più presso la sede aziendale, opera in ambienti difficili e ha bisogno di strumenti resistenti, intuitivi e che durino nel tempo. Riconoscere questa differenza è essenziale perché non tutto si può fare con lo smartphone: un chimico che lavora nei laboratori sterili di un’azienda farmaceutica o un operaio che ha i guanti sporchi di grasso non può usare il touchscreen di uno smartphone.
Per favorire il rientro del personale specializzato, occorrono strumenti che contribuiscono alla flessibilità degli ambienti lavorativi: telefoni IP cordless, cuffie, speaker, dispositivi che si collegano non solo al telefono, ma anche al PC o ad altri strumenti.
Il tema del ritorno in ufficio ha provocato e provoca tutt’ora reazioni contrastanti. Ma, se gli ambienti aziendali supportano lo svolgimento delle attività professionali con tecnologie che rappresentano un chiaro passo avanti rispetto al set-up utilizzato da remoto, i dipendenti si sentiranno supportati. Questa transizione può quindi essere il catalizzatore per un ambiente di lavoro più sano e produttivo.
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