Ufficio smart e ovunque: ecco il digital workplace

La proposta Ricoh è fatta di dispositivi multifunzione, lavagne interattive, videoconferenza e videoproiettori che dialogano tra loro per una produttività senza confini.

8 dipendenti su 10 immaginano che entro il 2036 l'ufficio sarà trasformato da tecnologie e processi che oggi non esistono ancora.

Propensi ad accogliere modalità di lavoro innovative, sono sempre di più i dipendenti che invocano piattaforme di collaborazione interna, meeting organizzati con soluzioni web based e funzionalità di follow-me printing per aumentare e migliorare la produttività dentro e fuori ufficio.

Come la tecnologia Blockchain per il mondo dei servizi finanziari e l’additive manufacturing per lo sviluppo dei prodotti, collaboration e mobility sono tra i fattori maggiormente rilevanti nella trasformazione in chiave digitale dei workspace tradizionali.

La collaboration lo è in virtù del fatto che i team di lavoro sono sempre più globali e che, dalle lavagne cognitive Ricoh basate su Ibm Watson alle soluzioni per la videoconferenza, l’obiettivo è creare nuovi modelli di collaborazione.
La mobility ha come compito consentire ai dipendenti di essere produttivi sempre e ovunque centrando sia l’ottimizzazione della customer experience sia la condivisione dei documenti senza compromettere la sicurezza dei dati.

L’impatto della generazione Z sul posto di lavoro

A pesare sull’evoluzione in atto c’è anche la considerazione che, oggi, per la prima volta nella storia, la popolazione attiva è composta da lavoratori appartenenti a quattro generazioni diverse, tra cui i cosiddetti iGen o Post-Millennials, nati dalla seconda metà degli anni novanta fino al 2010.

Per chi rientra nella generazione Z, con cui vengono comunemente identificate le persone appena descritte, la qualità della comunicazione è essenziale, come pure le tecnologie offerte dal datore di lavoro e la possibilità di beneficiare di orari flessibili.

Da qui l’ennesima sfida per le imprese chiamate a far diventare lo smart working la norma, anche per garantirsi un maggior vantaggio competitivo e attrarre, o trattenere, i migliori talenti sul mercato.

Il Digital Workplace secondo Ricoh

Attenta ai trend in atto e ai nuovi paradigmi dell’It al centro dell’innovazione digitale in corso, Ricoh propone, dunque, una serie di soluzionismart” composta da dispositivi multifunzione, lavagne interattive, videoconferenza e videoproiettori utili a gestire in maniera integrata le informazioni e le comunicazioni superando i confini fisici dell’ufficio.

Parliamo di tecnologie per il mobile printing e della possibilità di installare app sul pannello touch screen dei multifunzione per inviare sul cloud documenti scansiti e accedibili ovunque, in qualsiasi momento.

Cuore dell’offerta MFP di Ricoh si conferma lo Smart Operation Panel, un pannello touchscreen personalizzabile e attraverso il quale, gli utenti che si autentificano possono accedere alle funzioni utilizzate maggiormente, mentre dall’Application Site di Ricoh possono essere scaricate, direttamente sul pannello, app utili a velocizzare stampa, copia e scansione.

Nella medesima logica, i multifunzione Ricoh possono essere interfacciati con lavagne interattive e sistemi di videoconferenza per aumentare la qualità dei processi decisionali anche da sedi differenti

Nella già citata lavagna cognitiva Ricoh basata su IBM Watson, in cui prende vita l’Intelligence Workplace, il prodotto diventa uno strumento in grado di rispondere a comandi vocali, prendere appunti, annotare attività e tradurre i contenuti in diverse lingue, per una partecipazione attiva negli incontri, capace di prendere nota di quanto viene detto, di registrare le attività da svolgere e mettere in connessione anche i team distribuiti.

Con il Digital Workplace l’ufficio diventa, infatti, sempre più intelligente e basato su smart object interconnessi tra loro, per cui proprio da una lavagna interattiva è ad esempio possibile inviare un documento in stampa oppure condividerlo sui dispositivi mobili dei partecipanti alla riunione.

A realizzare meeting sempre più tecnologici concorrono, inoltre, i sistemi portatili per la videoconferenza di Ricoh che, collegati alla nuova generazione di lavagne interattive, consentono di condividere contenuti e presentazioni.

Chiudono il quadro sistemi di proiezione che, calati nel contesto di sale riunioni dotate di impianto domotico, concorrono a realizzare una realtà digitale in cui il controllo avviene mediante un unico touch panel dal quale è possibile gestire videoproiezione e videoconferenza, microfoni, sistema audio, luci, riscaldamento e tende.

Il lato “smart” di scansione e archiviazione

All’interno del Digital Workplace di Ricoh il ruolo del printing è profondamente cambiato, sia per quanto riguarda la produzione documentale che i processi di scansione e archiviazione dei documenti.

Ne sa qualcosa il CAF & Servizi Friuli Venezia Giulia che, nato nel 2013 dalla fusione di tre realtà regionali, dopo la razionalizzazione del parco macchine installato, si è affidato all’Agenzia Udine di Ricoh per attuare una più recente rivoluzione in ottica smart printing.

Il progetto, che ha interessato tutte e venti le sedi sul territorio friulano, ha visto l’implementazione del modello Ricoh MP 305+SPF, un multifunzione monocromatico A4 con il quale è anche possibile stampare ed effettuare scansioni in formato A3.

La società che all’interno della struttura sindacale della CISL fornisce assistenza fiscale a dipendenti e pensionati per dichiarazione dei redditi, 730, ISEE, modelli unici, ma anche pratiche di successione e contratti di locazione, ha installato ha installato sullo Smart Operation Panel una serie di app.

A quest’ultime è demandata la semplificazione dei processi di scansione e di invio dei documenti, che avvengono ora mediante un unico clic, per una gestione delle informazioni davvero più smart ed efficiente.

 

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