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Perché le aziende cresceranno con il digital workplace

Usare la tecnologia in ufficio per lavorare in modo più “smart”. L’idea piace ai dipendenti di aziende europee, italiani compresi, interpellati in una recente indagine condotta in 23 Paesi da Empowering Digital Workplaces Whitepaper dalla quale emerge che il 98% dei 3.600 lavoratori coinvolti è entusiasta o fiducioso all’idea di una diffusa digitalizzazione nel proprio ambiente di lavoro.

Il generale ottimismo all’idea di un cambiamento radicale del modo in cui lavoriamo e della tipologia di attività che svolgiamo grazie all’introduzione in ufficio di nuove tecnologie coinvolge anche i dipendenti italiani, di cui solo una piccola minoranza esprime sentimenti di dubbio (4%) o, addirittura, preoccupazione (10%).

Più tecnologici, più produttivi

In linea con quanto avviene nel resto dell’Europa, i dipendenti italiani indicano nella tecnologia il mezzo per migliorare l’accesso ai dati (46%), così come la possibilità di lavorare più spesso da casa (42%) e ridurre le attività ripetitive (30%) evitando inutili perdite di tempo per gestire email (40%), riunioni (37%) e spostarsi fisicamente da un luogo all’altro, in primis, dalla propria abitazione al posto di lavoro (31%).

Dati, quest’ultimi confermati dall’indagine Ricoh, secondo cui, se privati della giusta tecnologia per essere produttivi, i dipendenti arrivano a perdere quasi un mese e mezzo all’anno.

Automazione e Intelligenza artificiale benvenute in ufficio

In rapido avvicendamento, automazione, realtà virtuale, realtà aumentata, robotica e Intelligenza Artificiale stanno facendo via via il loro progressivo ingresso nei luoghi di lavoro in tutta Europa liberando risorse da impiegare in maniera più profittevole.

Lo dimostrano i dati secondo cui, il campione degli intervistati italiani ritiene, in misura addirittura maggiore rispetto alla media europea, che l’intelligenza artificiale (62% vs 52%), similmente alla robotica (46% vs 40%) e alla stampa 3D (53% vs 46%), avranno un impatto positivo sul proprio modo di lavorare, mentre in misura coincidente il 39% del campione italiano e di quello europeo afferma che la realtà virtuale avrà un impatto positivo sulle attività lavorative.

Rimuovere gli ostacoli al Digital Workplace

L’entusiasmo di certo non manca, ma non è solo una questione tecnologica.

Una duplice tipologia di ostacoli, infatti, si fa largo tra i dipendenti europei in merito alla possibilità di integrare concretamente le nuove tecnologie al proprio business.

A dargli voce ci pensa il campione italiano che, in aggiunta al timore per la mancanza di competenze tecnologiche espressa dal 40% degli intervistati, così come alla paura del cambiamento (32%) e al lungo periodo di tempo che occorre per abituarsi a una nuova tecnologia (24%), sottolinea, in linea con la media europea, il timore che il top management alla guida della propria azienda abbia interesse a introdurre nuove tecnologie solo per ridurre i costi (71%) e non per migliorare il modo di lavorare dei dipendenti.

Di mezzo c’è la produttività delle imprese europee che, stando agli utili dati economici diffusi dalla Banca Centrale Europea, hanno bisogno di aiuto, visto che nell’area Euro, la produttività annua è passata da circa il 2% registrato nel 1995 al solo 0,5% del 2016.

Da qui il monito alle aziende di Ricoh ad ascoltare e accogliere le richieste dei propri dipendenti facendo diventare il proprio ambiente di lavoro digitale non più una semplice aspirazione ma una realtà concreta.

Il tutto tenendo conto degli evidenti gap generazionali che le nuove tecnologie possono contribuire a sanare, non a evidenziare ulteriormente.

Il 70% della media europea interpellata nell’indagine Ricoh-Censuswide ha, infatti, sottolineato come le nuove generazioni assunte in azienda siano più adatte a lavorare con le nuove tecnologie ponendo in essere un’ulteriore sfida al top management, che deve adoperarsi per promuovere il continuo aggiornamento di tutta la forza lavoro, affinché i nuovi tool tecnologici non siano un impedimento ma un mezzo efficace per aumentare la produttività in ufficio.

Un elemento, quest’ultimo, ulteriormente confermato dal fatto che l’adozione di una migliore tecnologia (59%), qualunque essa sia, è stato valutato addirittura come elemento più importante per aumentare l’impatto positivo sulla propria giornata lavorativa rispetto alla prospettiva di un aumento salariale (58%).

Come si realizza l’empowerment digitale

Per garantire un successo a lungo termine, trattenere i migliori talenti e competere in un mondo lavorativo in costante evoluzione, occorre, dunque, selezionare e implementare le nuove tecnologie attuando, al contempo, un piano di adozione capace di coinvolgere i dipendenti a tutti i livelli aziendali.

L’avvento della digital economy non ha, infatti, eliminato la necessità di stampare e gestire documenti cartacei, ma dà la possibilità di farlo ovunque, in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo.

Il Digital Workplace di Ricoh risponde all’esigenza delle aziende di gestire in maniera integrata le informazioni e le comunicazioni, superando i confini “fisici” degli uffici e adottando una serie di soluzioni “smart”, tra cui dispositivi multifunzione, lavagne interattive, videoconferenza e videoproiettori, che dialogano tutti tra loro creando l’ufficio interconnesso.

Con il Digital Workplace l’ambiente di lavoro diventa sempre più intelligente e basato su smart object interconnessi tra loro, per cui da una lavagna interattiva è ad esempio possibile inviare un documento in stampa oppure condividerlo sui dispositivi mobili dei partecipanti.

Da periferica a hub intelligente

La nuova generazione di multifunzione Ricoh consente di stampare, scansire e condividere documenti direttamente da smartphone e tablet, mentre lo Smart Operation Panel di cui sono dotati i dispositivi di nuova generazione è facilmente personalizzabile con App scaricabili dall’Application Site che semplificano la gestione dei workflow sulla base delle esigenze delle aziende.

Questa interfaccia utente intuitiva rivoluziona il modo di interagire con i dispositivi e le informazioni mediante funzionalità avanzate che, in ottica mobile, cloud e IoT, semplificano la trasformazione digitale degli uffici di oggi e di domani.