Tutti insieme collaborativamente

Che significa esattamente lavorare in collaborazione, o meglio collaborare, parola che equivale proprio a “lavorare in compagnia”? È quello che si è sempre fatto negli uffici, nelle aule di scuola, nei cantieri, sui palcoscenici, ovunque capitava di lavorare in più di uno a un progetto.

Per collaborare nel modo antico si faceva riferimento a uffici che contenevano sale riunioni, scaffali contenenti archivi, telefoni e poi fax per tenere i contatti con persone lontane, fornitori, altre ditte o semplicemente per prenotare la cena a fine lavoro. Sui tavoli stavano agende, elenchi di indirizzi e numeri utili, calendari privati per gli impegni individuali e pubblici, appesi a una parete o in una sala, per coordinare gli sforzi di ciascuno con i tempi della squadra e la scadenza del lavoro.

Il computer non ha cambiato gran che le cose, tanto che gli uffici e gli scaffali continuano a esistere. Con l’arrivo di Internet c’è stato, più che un cambiamento, un allargamento. Per coordinarsi non serve più stare per forza nello stesso ufficio e al posto dello scaffale si può avere un deposito di file pronto all’uso. Nuovi mezzi di conversazione e di pianificazione permettono di agire all’unisono anche se ci si trova sparsi qua e là per il pianeta o per il quartiere. Naturalmente non conta più che cosa stiamo usando per lavorare, che potrebbe essere un Mac, un iPad, un iPhone, un iPod touch e a volte persino un browser.

I modi per lavorare insieme sono numerosi e vari e non esiste una ricetta unica per tutti. Questo articolo esplorerà vari concetti fondamentali e indicherà strade possibili per arrivare a completare progetti in modo più completo e veloce per mezzo dei nostri piccoli e grandi amici di vetro e alluminio con la Mela incisa orgogliosamente sul dorso.

La collaborazione elementare
Quando il progetto è semplice, l’organizzazione può essere minima. In molti progetti la collaborazione nasce spontaneamente. Per esempio si manda una mail a quattro colleghi. Da quel momento ognuno inizia a rispondere a tutti quanti. I file necessari vengono allegati e, quando viene fatta una modifica, tutti ricevono il file modificato. Sempre via posta ci si mette d’accordo sui tempi e sui modi e, se proprio è necessario fare meglio che usare la posta come fosse una chat, una telefonata o proprio una chat mettono le cose in chiaro. Apple mette a disposizione per queste cose Messaggi e FaceTime, con il primo che accetta allegati di ogni genere e non pone limiti al testo, e il secondo che crea comunicazione video di buona qualità.

Fino a che le cose sono semplici e veloci, va tutto bene. Se sono più lunghe e complicate, ci si scontra con una serie di scomodità. La peggiore di tutte, e il nemico principale della collaborazione, è la mancanza di coordinamento. Che accade in ufficio se due persone ricevono lo stesso documento, ognuna di esse apporta delle modifiche indipendenti e poi lo consegnano simultaneamente? Un disastro: due copie diverse del documento originale, che qualcuno dovrà in qualche modo unificare pescando qua e là. Quel documento non verrà come dovrebbe.

Lo stesso problema riguarda gli appuntamenti. Se una persona viene invitata a una riunione cui non può partecipare, o accetta un invito senza sapere di essere già impegnata, certamente le cose non marceranno come dovrebbero. Alla fine il problema della collaborazione è principalmente un problema di evitare che le cose si facciano l’uno indipendentemente dall’altro. Sembra ovvio, vero? Eppure succede in continuazione.

Evitare il forking
Nel mondo del software libero si chiama forking il fenomeno per il quale un programma che non soddisfa proprio tutti viene modificato fuori dal progetto condiviso e ne diventa una versione differente e autonoma, come se avesse preso l’altra strada al momento di incontrare un bivio. Quando serve collaborazione, il successo si raggiunge se tutti lavorano assieme anziché andare per conto proprio. Ed ecco un secondo aspetto della nostra caccia alle soluzioni di collaborazione: per quanto possibile, devono garantire che si eviterà il forking di file, appuntamenti, conversazioni e tutto esista in una versione unica, quella che deve portare all’obiettivo.

Come prima cosa, vogliamo un repository, un deposito di file unificato, dove i file del progetto sono accessibili a tutti quelli che hanno il permesso di farlo (e solo loro) e dove abbiamo la certezza di trovare tutto.

La prima risposta è un disco di rete condiviso, accessibile a tutti con i dovuti permessi e una struttura di cartelle che contenga i file. Nella forma più semplice che si possa immaginare, è una cartella condivisa residente su Mac. In tutte le edizioni di OS X, senza neanche fare riferimento all’edizione Server, si vede una cartella Condivisa. Quello che viene messo lì è a portata di tutti coloro che hanno accesso al Mac. Se serve una struttura più complicata, si può usare il pannello Condivisione delle Preferenze di Sistema per condividere una o più cartelle in modo molto discriminante, per dare i permessi giusti a chi li merita e niente più.

Avere un posto dove mettere i file è già qualcosa. Certo che però niente ci protegge dal forking di un documento. E c’è anche un altro problema: che accade se un malinteso rovina un documento e tocca tornare a una sua versione precedente? Se il Mac è collegato a un disco Time Machine per il backup, c’è una forma limitata di versioning, possibilità di riportare il documento a uno stadio precedente nel tempo. Limitata e un po’ scomoda, essendo nelle sole mani del titolare del Mac. E ancora: questa non è una soluzione che possa soddisfare più di tanto il proprietario di un iPad.

La soluzione online
Non è detto che un Mac non basti a soddisfare esigenze di collaborazione che contemplano l’uso di apparecchi iOS, ma ci si arriverà più tardi. Nel frattempo, l’istinto potrebbe portare a pensare a un disco online; precisamente a un servizio come Dropbox.

Dropbox, lo ricordiamo, crea una cartella sul computer che si sincronizza automaticamente con una cartella analoga che sta online e fa lo stesso con cartelle analoghe presenti su altri apparecchi, purché impostati con lo stesso account. Tuttavia è possibile scegliere cartelle e condividerle con chi si vuole, anche proprietari di account diversi. La cartella condivisa entrerà a fare parte dei loro spazi Dropbox e un file messo lì dentro si sincronizzerà con tutti quelli che partecipano alla condivisione. La semplicità del concetto e la praticità hanno fatto di Dropbox un successo, con duecento milioni di utilizzatori nel mondo e miliardi di file caricati ogni giorno.
La sincronizzazione è automatica e veloce, perché Dropbox spedisce su Internet solo i dati che siano effettivamente cambiati: una modifica banale a un file di molti megabyte probabilmente comporta un traffico di pochi byte. Così siamo sicuri che qualsiasi aggiornamento al progetto raggiungerà in fretta le cartelle di tutti i partecipanti.

Dropbox ha anche una forma base di versioning: dal sito dropbox.com è possibile portare un file a uno stadio precedente. Un po’ macchinoso, tuttavia, e sugli account privati ha limiti di azione. Dropbox non risolve pienamente neppure il problema del forking, anche se molte volte la sua velocità salva capra e cavoli. Infatti la persona A potrebbe aggiornare un file su Dropbox e vedere i suoi cambiamenti apportati tanto rapidamente che la persona B, aperto lo stesso documento pochi istanti dopo, vede già il nuovo aspetto del documento (si presuppone che tutti siano debitamente collegati a Internet).

Prima o poi capiterà però che la persona A apporti una modifica, e lasci il file aperto e non salvato. Nel frattempo la persona B fa la stessa cosa; sulle due scrivanie ci sono due versioni diverse. Nel momento in cui uno salverà, Dropbox si renderà conto che esiste anche una seconda versione del documento, residente nella RAM del computer e non sul disco, quindi impossibile da raggiungere e modificare dal servizio. Nella cartella comparirà una copia conflittuale del documento originale e ancora una volta, nonostante la buona volontà del computer, il nodo di quale sia la versione giusta dovrà essere risolto dagli umani.

Se si lavora molto in condivisione con Dropbox, si impara rapidamente a non tenere file aperti e non salvati sulla scrivania. Meglio ancora, ad aprirli, modificarli e chiuderli con rigore, per evitare che qualcun altro faccia altre modifiche. Con qualche attenzione, Dropbox inizia a essere un ambiente interessante, considerata anche l’esistenza di una ottima App per iOS che rende più utilizzabili iPad, iPhone e iPod touch.

Testo unico
Il lavoro serio si deve basare su qualcos’altro che la prontezza di salvataggio per evitare i forking e la recuperabilità dei file deve essere garantita. Una soluzione potrebbe essere l’adozione delle Google Apps for Business. Le Google Apps sono piuttosto note e sappiamo anche che consentono di condividere un documento dando agli altri il permesso di scriverci sopra, aggiungere, togliere, annotare e il documento resterà sempre univoco, senza doppioni (questo articolo è scritto sul word processor di Google, in parte da Safari, in parte da Chrome e con qualche aggiunta da iPad). Google mette a disposizione ai privati le Apps gratis, accompagnate da 5 GB di spazio Google Drive (drive.google.com). Piccoli progetti possono benissimo essere regolati sul Google Drive di un volonteroso che condivida tutti i file necessari di testo, foglio di calcolo, presentazioni, disegni e via dicendo. Se tutti apportano le modifiche nei documenti condivisi, questi rimarranno univoci e aggiornati. iPhone e iPad sono pieni cittadini nel mondo delle Google Apps e anche smartphone e tablet con altri sistemi operativi.

Però, aziendalmente parlando, è una faticaccia. Si finisce per dipendere dalla buona volontà del singolo, e che succede se si licenzia o si ammala? Molto meglio pagare per avere le Google Apps for Business, la versione professionale delle Apps di Google. Sono garantite per essere pressoché sempre disponibili – diversamente da quelle private – e c’è assistenza. Soprattutto, eliminano la dipendenza dal singolo di buona volontà. Non solo sui file, ma anche sul resto.

Le Google Apps for Business mettono ovviamente a disposizione il motore di posta di Gmail e permettono di usare domini di posta aziendali. Offrono uno spazio Web dove è possibile collaborare ad applicazioni, pagine aziendali, Intranet e qualunque altra cosa. Organizzano centralmente la gestione degli appuntamenti e dei calendari; se ognuno in azienda avesse un calendario Google e sapesse coordinarsi a meraviglia con tutti gli altri, condividendo in modo appropriato gli impegni di lavoro, non servirebbe un calendario centralizzato. Ma così non può essere e una delle cose più utili che porta Google Apps for Business è proprio il calendario per tutti, dal punto di vista aziendale.

Molte aziende hanno abbandonato la loro precedente infrastruttura software per passare armi e bagagli a Google Apps for Business. Ha un costo più che ragionevole, si può usare da qualsiasi dispositivo, funziona bene, elimina tutte le questioni di licenza, si aggiorna da solo (mai più un programma obsoleto), funziona da solo (mai più un server guasto che lascia tutti senza posta o senza rete), assistenza non stop. Una possibile soluzione finale per la collaborazione di livello professionale è questa.

Che potrebbe non piacere a causa della sua dipendenza da Internet. Se cade la linea, è un problema. Per questo vogliamo passare da altre soluzioni ai problemi principali della collaborazione: forking, coordinamento dei calendari, versioning. Si tratta di soluzioni parziali ma crediamo che possano ispirare la ricerca della configurazione giusta per ciascun bisogno.

Ripartire da OS X
Abbiamo cominciato discutendo delle funzioni elementari di condivisione a disposizione del sistema operativo Mac. Per creare un ambiente di collaborazione, tuttavia, si può pensare di installare su un Mac deputato allo scopo la versione Server del sistema operativo. Non sono più i tempi dei 499 euro di Snow Leopard e oggi Mavericks Server costa 17,99 euro.

Richiede certamente un pizzico di esperienza e capacità tecnica supplementari, ma rispetto a qualsiasi altra alternativa equivalente è decisamente più facile. E può anche girare su un Mac mini senza monitor, controllato a distanza quando serve, in una soluzione estremamente economica anche nei consumi.  Non è un caso che, con tutti gli iPhone che vende, Apple abbia spazio su Apple Store per la configurazione Server di Mac mini, con due dischi da 1 TB e OS X Server di serie, a 1.049 euro.
OS X Server mette la parola fine alle confusioni sui calendari e centralizza efficacemente oltre a quelli la messaggistica, la posta, la gestione di iPhone e iPad e altro. Quello che non fa è risolvere i problemi del forking e del versioning, per i quali bisogna pensare ad altre soluzioni. Che in linea di principio possono essere fruite su Internet oppure su un server locale, al costo di avere la competenza tecnica per occuparsene.

Un mezzo di collaborazione molto efficace messo a disposizione – e sottovalutato – da OS X Server è il wiki. Il software può allestire e gestire una piattaforma wiki, dove in sostanza si possono mettere insieme documenti scritti da un numero di persone illimitato che collaborano. Le pagine wiki sono fatte di puro testo, ma un linguaggio piuttosto semplice di marcatura permette di cambiare dimensioni al testo, averlo neretto corsivo o sottolineato, avere link ipertestuali interni e a Internet eccetera. Wikipedia è un esempio noto a tutti di documenti realizzati dentro uno spazio wiki. Su iPad o iPhone esistono numerose App per lavorare in wiki, per esempio Wiki Edit da 3,59 euro.

GitHub e la sindrome del controllo
Una installazione su un server locale di OS X Server e, sopra esso, Git si avvicina molto a una soluzione ideale per la collaborazione. Git è un sistema di controllo delle versioni, usato principalmente per sviluppare progetti complessi come sono quelli software, quindi adattissimo per lavoro collaborativo. Git si scarica gratuitamente da git-scm.com e può essere messo alla prova lavorando online su GitHub (github.com), che è diventato in breve una delle più grandi comunità per la creazione di software libero. L’apertura di uno spazio di lavoro su GitHub è libera ma pubblica, nel senso che tutti possono vedere tutto; per lavorare in uno spazio privato occorre pagare una cifra che parte da 7 dollari al mese per salire fino alle versioni Enterprise, minimo 20 utenti, minimo 5.000 dollari l’anno.

Localmente oppure su GitHub, Git offre un controllo totale su tutto ciò che può essere espresso in forma di testo (e una azienda assennata oggi dovrebbe lavorare il più possibile internamente in HTML, evitando quando può i formati proprietari). Controllo totale vuol dire che è possibile risalire indietro nel tempo a qualunque cambiamento effettuato in un documento; si può vedere sempre chi ha apportato cambiamenti, quando, come e dove; e addirittura il forking è benvenuto, nel senso che una persona può attivare consapevolmente una biforcazione del documento originale, magari per fare esperimenti o tentare una strada nuova. Nel frattempo il documento diciamo master, quello che vale per tutti, resta invariato. Quando desiderato, i cambiamenti effettuati a parte possono confluire oppure no nell’originale, in tutto o in parte, e tutti quanti hanno accesso al progetto possono operare simultaneamente in questo modo.
Git accetta volentieri anche file marcati con Markdown, un sistema che semplifica al massimo la creazione di HTML.


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