Dal Tco al Roi: perchè conviene usare un Erp

In questa seconda parte della guida dedicata ai sistemi Erp (qui la prima parte) affrontiamo il tema dei costi.

La maggior parte dei sistemi Erp sono stati progettati per essere utilizzati da aziende di produzione, ma esistono anche altre tipologie di aziende. Ognuna ha lottato con i diversi fornitori per adattare i programmi alle loro esigenze.

Per aiutare a risolvere i problemi specifici del settore e le esigenze di personalizzazione, i fornitori di soluzioni Erp hanno iniziato a offrire gruppi di applicazioni personalizzati. C'è ancora un lavoro di personalizzazione da soddisfare per ogni cliente, ma le applicazioni confezionate ora si rivolgono a settori quali retail, media, utilities, high-tech, settore pubblico, istruzione superiore e bancario.

Inoltre, i fornitori di Erp hanno ulteriormente adattato le proprie applicazioni per affrontare le singole esigenze dell'ambito manifatturiero.

È quindi fondamentale per le aziende capire se il loro modo di fare business rientra in un pacchetto Erp standard prima che inizi l’implementazione. Spesso infatti le aziende si impegnano in progetti importanti per scoprire che il software non supporta uno dei loro importanti processi aziendali.

A questo punto ci sono due strade. Cambiare il processo aziendale per accogliere il software, il che significa cambiamenti profondi nei modi di business di lungo periodo con ricadute sul lavoro dei dipendenti, oppure modificare il software per adattarsi al processo.

Questo rallenterà il progetto introducendo bug pericolosi nel sistema e rendendo difficile il prossimo aggiornamento perché le personalizzazioni dovranno essere riscritte per adattarsi alla nuova versione.
Oltre al costo del software bisogna tenere conto della consulenza, la rielaborazione dei processi, i test di integrazione e una lunga lista di interventi prima che i benefici dell’Erp inizino a manifestarsi.

Quanto costa un Erp?

Storicamente uno dei più citati studi sul costo totale di proprietà (Tco) di queste soluzioni è stato completato da Meta Group. Lo studio aveva preso in considerazione hardware, software, servizi professionali e personale interno. I costi includono l'installazione iniziale e il periodo di due anni seguenti, ossia quando si sono evidenziati i costi reali di mantenimento, aggiornamento e ottimizzazione del sistema. Il Tco medio era di 15 milioni di dollari (il più alto era 300 milioni di dollari e il più basso era 400.000 dollari). Per Meta Group l'Erp era costoso, a prescindere da quale tipo di società lo utilizzasse. Il Tco, per un utente in quel periodo, era di 53.320 dollari.

I risultati di una successiva ricerca di Aberdeen Group su oltre 1.680 aziende di produzione di tutte le dimensioni aveva trovato una correlazione tra la dimensione della distribuzione Erp e il costo totale. "Quando una società cresce, il numero di utenti aumenta, insieme al costo totale di software e servizi", afferma il rapporto. Ad esempio, un'azienda con meno di 50 milioni di dollari di entrate dovrebbe aspettarsi di pagare in media 384.295 dollari per i costi Erp totali, secondo i risultati dell'indagine. Una società di medie dimensioni con 50 milioni di dollari e 100 milioni di dollari di entrate può aspettarsi di pagare (in media) poco più di un milione di dollari in costi totali; una società di medie dimensioni molto più grande, fra 500 milioni e un miliardo di dollari di fatturato dovrebbe avere poco più di tre milioni di dollari di costi totali. E le aziende con più di un miliardo di dollari di entrate possono arrivare a quasi sei milioni di dollari in costi totali.

Quando si vede il ritorno sugli investimenti?

Non bisogna aspettarsi di rivoluzionare l’attività. Si tratta di un esercizio che si concentra sull'ottimizzazione del modo in cui le cose vengono fatte internamente con clienti, fornitori o partner. Per il sopracitato studio di Meta Group servivano otto mesi dopo il nuovo sistema (31 mesi totali) per vedere i vantaggi. Ma il risparmio annuo medio del nuovo sistema Erp era di 1,6 milioni di dollari.

È interessante notare che, secondo l'indagine di Aberdeen, le aziende che prestano la massima attenzione al ritorno sugli investimenti (Roi) all'inizio di un investimento Erp "raccolgono molto di più rispetto a quelle che non lo fanno. Le aziende che Aberdeen Group ha identificato come "best performing" sono state in grado di produrre, in media, un miglioramento del 93% in più con i loro nuovi sistemi in una varietà di metriche quali riduzione dei costi, pianificazione delle prestazioni, riduzione del personale o ridistribuzione e miglioramenti qualitativi.

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