Come scovare i costi nascosti di un sistema Erp

In questa terza parte della guida prendiamo in esame i costi nascosti, e quindi trascurati, per l'implementazione di un Erp. Qui la prima e la seconda parte.

Chi ha implementato i pacchetti Erp concorda sul fatto che determinati costi sono più trascurati o sottovalutati rispetto ad altri.

Secondo gli esperti tra le aree più pericolose per il budget c’è la formazione. Questo tipo di spese sono elevate perché i lavoratori devono quasi sempre imparare un nuovo insieme di processi, non solo una nuova interfaccia software. Peggio ancora, le aziende di formazione esterne potrebbero non essere in grado di aiutarli. Queste aziende sono focalizzate a raccontare alle persone come utilizzare il software, non educare le persone sui modi specifici per condurre il business.

Per questo è utile preparare un documento che spieghi quali saranno i processi aziendali interessati dall'Erp. Un episodio racconta di imprenditore che ha assunto del personale da una scuola di business per insegnare l’Erp ai dipendenti. Con la nuova soluzione le persone del finance utilizzeranno lo stesso software di quelle del magazzino ed entrambi gestiranno informazioni che interessano l'altro. Per questo hanno bisogno di avere una comprensione più ampia dell'attività delle altre aree aziendali di quanto non ne avessero prima dell’Erp. Alla fine, però sono state l’IT interna e il contatto fra le aree aziendali a fornire la formazione necessaria. La lezione, quindi, è che è meglio raddoppiare o triplicare il budget destinato alla formazione. Sarà uno dei migliori investimenti mai fatti.

Integrazione e test. Testare i collegamenti tra i pacchetti Erp e altri software aziendali che devono essere costruiti caso per caso è un altro costo spesso sottovalutato. Una tipica azienda manifatturiera può avere applicazioni aggiuntive dal commercio elettronico e alla catena di approvvigionamento fino al calcolo delle imposte sulle vendite e la codifica a barre.

Tutti richiedono collegamenti di integrazione con il sistema Erp. Se è possibile acquistare componenti aggiuntivi dal fornitore Erp è meglio ma se bisogna costruire i link i costi possono salire. Come per la formazione, l'analisi dell'integrazione deve essere fatta da una prospettiva orientata al processo e soprattutto con la partecipazione dei dipendenti che dovranno seguire questi lavori.

Personalizzazione. Gli add-on sono solo l'inizio dei costi di integrazione. Molto più costosa e da evitare, se possibile, è la personalizzazione del software. Ciò avviene quando la soluzione non gestisce uno dei processi aziendali. Le personalizzazioni però possono influenzare ogni modulo del sistema perché sono tutti strettamente collegati tra loro. L'aggiornamento del pacchetto Erp diventa così un incubo perché con l’aggiornamento bisognerà procedere a una nuova personalizzazione. Forse funzionerà o forse no.

Conversione dei dati. Trasferire dati dal vecchio sistema all’Erp costa. Le aziende spesso negano che i loro dati siano sporchi fino a quando non devono effettivamente spostarli. Di conseguenza, queste imprese hanno maggiori probabilità di sottovalutare il costo dell’operazione. Ma anche i dati puliti potrebbero richiedere qualche revisione per adeguare le modifiche di processo necessarie.

Analisi dei dati. Spesso i dati del sistema Erp devono essere combinati con altri provenienti da sistemi esterni a fini di analisi. Gli utenti con esigenze di analisi pesanti dovrebbero includere il costo di un data warehouse nel budget Erp e dovrebbero aspettarsi di fare un bel po' di lavoro per renderlo utlizzabile in modo agevole.

Consulenti alla formazione. Quando gli utenti non riescono a pianificare il disimpegno, le spese di consulenza salgono. Per evitare ciò, le aziende dovrebbero identificare gli obiettivi per i consulenti della formazione. Ad esempio, un numero specifico del personale della società utilizzatrice dovrebbe essere in grado di passare un test per la gestione del progetto.

Aspettando il Roi. l'azienda si aspetta di guadagnare valore dall'applicazione non appena viene installata, mentre il team di progetto prevede una pausa e forse un pizzico di retromarcia. La maggior parte dei sistemi non rivelano il loro valore fino a quando le aziende non li hanno eseguiti per un certo tempo e possono concentrarsi sul miglioramento dei processi aziendali interessati dal sistema.

Depressione post-Erp. In un'indagine di Deloitte Consulting condotta su 64 aziende Fortune 500, una su quattro ha ammesso di avere subìto una riduzione delle prestazioni con l'avvio dell'Erp. La vera percentuale è senza dubbio molto più alta. La ragione più comune p è che tutto sembra e funziona in modo diverso da quello precedente. Quando le persone non possono fare i loro lavori in modo familiare e non padroneggiano il nuovo modo vanno nel panico.

Perché i progetti non funzionano?

Per ottenere il massimo dal software, le persone devono adottare i metodi di lavoro descritti. Se le persone nei diversi reparti che utilizzeranno l'Erp non sono d'accordo sul fatto che i metodi di lavoro incorporati nel software sono migliori di quelli attualmente utilizzati, fanno resistenza o chiedono che l'It lo modifichi in modo che corrisponda ai loro desideri. Questo è il punto dove si infrangono i progetti Erp. Le personalizzazioni rendono il software più instabile e difficile da mantenere. E poiché l'Erp copre molto di ciò che un business Erpfa, un fallimento può portare a una pesante battutta d’arresto dell’attività della società. Ottenere il consenso del personale interno per utilizzare il software al fine di migliorare i processi aziendali è di gran lunga la sfida più difficile. Se l’ azienda è resistente al cambiamento, il progetto Erp rischia di fallire.

 

Come configurare il software Erp?

I pacchetti software Erp sono costruiti da tabelle di database che programmatori e utenti finali devono impostare per abbinare i loro processi aziendali. Ma capire come impostare tutti gli interruttori nelle tabelle richiede una profonda comprensione dei processi esistenti utilizzati per gestire l'attività. Poiché vengono definite le impostazioni della tabella, questi processi aziendali vengono rielaborati nel modo del sistema Erp. Nella maggior parte dei sistemi i clienti devono determinare un livello molto granulare su come devono essere impostate tutte le procedure funzionali, prendendo migliaia di decisioni che influenzano il modo in cui il loro sistema si comporta con le attività aziendali. Invece, la maggior parte dei sistemi sono preconfigurati, consentendo solo centinaia - piuttosto che migliaia - di impostazioni procedurali da parte del cliente.
Anche le nuove offerte on-demand o SaaS Erp richiedono alcune configurazioni di sistema e personalizzazione alle singole esigenze aziendali. Tuttavia, questo processo richiede in genere meno tempo e risorse rispetto a un'applicazione on-premise.

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