Zambon gestisce i documenti secondo la ricetta di Microsoft

Per costruire un’infrastruttura di portale aperta, la società ha adottato la piattaforma SharePoint Portal Server, intendendo, in questo modo, proteggere il valore della conoscenza del gruppo e organizzare il patrimonio “intellettuale”, a supporto dei processi interni

Zambon Group ha sentito l'esigenza di rendere più efficiente la
propria organizzazione e di garantire la qualità dei processi, sia
all'interno sia verso i partner (centri di ricerca, ospedali,
clienti, fornitori e così via). La società chimico-farmaceutica ha,
quindi, deciso di implementare una soluzione per la gestione
automatica dei documenti, emessi in decine di migliaia ogni anno e
patrimonio intellettuale riconosciuto.
"In molti settori industriali, queste operazioni costituiscono un
importante supporto ai processi aziendali, in grado anche di
determinare i vantaggi competitivi
- ha affermato Maurizio Vinci, responsabile dei sistemi informativi
di Zambon Group -, ma nel settore farmaceutico, in particolare, la
documentazione sui prodotti assume importanza strategica, in quanto
testimonia la qualità della società presso gli enti di controllo
".
Le procedure per organizzare la documentazione dei diversi processi
di un'azienda farmaceutica (dalla ricerca, allo sviluppo, alla
produzione e fino alla commercializzazione del prodotto) impongono di
garantire integrità e accessibilità dei documenti, firma certificata
dei responsabili, formati standard e rigorosi sistemi di sicurezza
nell'accesso ai sistemi e nell'archiviazione finale. Tali normative
sono emesse dalle autorità regolatorie, che, periodicamente,
effettuano audit alle aziende farmaceutiche per verificare l'assenza
di qualsiasi possibile rischio di "debolezza del sistema" che, in
ultima analisi, potrebbe rivelarsi pericoloso per la salute dei
cittadini.
Nel caso di documentazione gestita con sistemi elettronici, le
procedure prescrivono una serie di norme per garantire che il
documento elettronico raggiunga lo stesso livello di affidabilità di
quello cartaceo. "Le conseguenze dell'introduzione di un sistema
integrato di gestione elettronica della documentazione
- ha spiegato
Corrado Ratti, e-business manager della società - hanno impatto su
molti processi aziendali. Il loro ridisegno è spesso il fattore
critico di successo più importante per questa tipologia di progetti,
insieme con l'evoluzione coerente dell'infrastruttura informatica
come supporto alle strategie del business
".


Piattaforma standard

"Il problema e le opportunità della gestione documentale elettronica
- ha proseguito Ratti - sono noti alle aziende farmaceutiche da tempo
e sono stati affrontati dai principali attori con lo sviluppo di
soluzioni complesse e costose, tali da non essere accessibili alle
società di piccole o medie dimensioni, tra cui noi
".
In questo contesto, i responsabili di Zambon hanno verificato
l'offerta delle società di consulenza e integrazione applicativa per
tradurre la propria analisi dei processi in servizi basati su Web. La
scelta architetturale si è orientata verso la piattaforma Microsoft
SharePoint Portal Server, mentre come consulente è stato selezionato
Cambridge Technology Partner. "Cercavamo anzitutto un appoggio da
parte di un'impresa capace di accettare e sostenere il nostro
approccio, che prevedeva l'utilizzo di strumenti standard
", ha
ricordato Ratti.
Tra i prodotti della casa di Redmond utilizzati quale base per la
realizzazione del framework e per gli ulteriori servizi applicativi
specifici a corollario rientrano anche Sql Server 2000, Windows 2000
Server, Active Directory e Soap Toolkit 3.0. Su questi è stata
implementata un'architettura evoluta che ha permesso di affrontare in
tempi rapidi tutte le esigenze di business legate a gestioni
documentali complesse, soggette a processi di validazione.
Sulle potenzialità native di SharePoint Portal Server (tra cui
dashboard, indicizzazione e motore di ricerca, gestione versioni ed
edizioni), sono stati sviluppati diversi applicativi che coprono la
gestione documentale in ambito supply chain (pubblicazione delle
regole e della reportistica inerente il funzionamento dell'azienda
estesa), approvvigionamenti (raccolta e condivisione di tutta la
documentazione che arriva dai fornitori di materie prime e materiali
di confezionamento) e safety health environment (condivisione dei
dati inerenti le tematiche di sicurezza sul lavoro e rispetto
dell'ambiente).
Cambridge Technology Partner ha sviluppato un framework applicativo
con funzionalità aggiuntive (firma elettronica, gestione avanzata del
workflow, audit trail, gestione delle stampe e così via), con
l'obiettivo di realizzare soluzioni di gestione documentale in ambiti
sottoposti a validazione, dove è necessaria la conformità alle
richieste delle autorità regolatorie internazionali, in particolare
produzione e R&D. Un occhio di riguardo è stato riservato alla
qualità dell'interfaccia e all'usabilità.


Gli ambiti specifici

Quello in ambito R&D è il progetto più complesso finora affrontato da
Zambon nell'ambito della gestione elettronica dei documenti ed è
ancora in corso per condurre allo sviluppo di un sistema "validato" e
alla produzione di dossier di registrazione dei farmaci.
"Il portale R&D Document Management System gestirà tutti i documenti
che provengono dai diversi dipartimenti
- ha messo in evidenza Ratti
-, consentendo l'integrazione a monte dei processi che portano allo
sviluppo dei documenti
". Nel sistema, ogni funzione potrà gestire
direttamente la produzione, la firma, la validazione e la stampa,
rendendo i documenti disponibili.
Il portale Regulatory Affairs Document Management System consentirà,
invece, di archiviare, secondo lo schema previsto dagli standard
internazionali (Common Technical Document), i diversi documenti che
andranno a formare il dossier per la registrazione dei farmaci. Un
pacchetto software ad hoc consentirà, infine, di trasformare questi
documenti nel formato finale pronto per essere trasmesso alle
autorità sanitarie.
"Il framework, interamente fondato sulla piattaforma enterprise
Microsoft
- ha puntualizzato Davide Porro, manager di Cambridge
Technology Partners -, è disegna-
to in ottica Service oriented architecture, utilizzando tecnologie
open quali Xml, Xsl e Soap. L'intera architettura è stata realizzata
per garantire la scalabilità della soluzione
". Lo studio della user
interface e
il coinvolgimento degli utenti finali già dalle prime fasi
progettuali ha fornito alle applicazioni la semplicità e l'efficienza
di gestione necessarie alle strutture documentali complesse.
"La disponibilità della conoscenza aziendale genera ritorni
sorprendenti sugli investimenti
- ha conclcuso Ratti -. Molti settori
possono trarre benefici da questo tipo di progetti e riteniamo,
quindi, importante una rapida evoluzione verso il Knowledge
management, da implementare a livello aziendale
".

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