L’IT e la voce in ufficio, la sfida degli assistenti virtuali

Sono trascorsi sei anni da quando Apple ha aggiunto Siri a iOS e la voce è diventata un modo chiave per gli utenti di interagire con la tecnologia.

Negli anni successivi, anche Google Assistant e Amazon Alexa si sono affermati come attori centrali nel modo in cui gestiamo una miriade di servizi e dispositivi smart home, e Cortana è diventata parte integrante del pc.

Per quanto gli assistenti virtuali ad attivazione vocale abbiano iniziato a trasformare il panorama dei consumatori sui dispositivi, da smartphone e smartwatch a altoparlanti intelligenti, non hanno ancora veramente sfondato in azienda.

Questo non vuol dire che non siamo già in grado di svolgere attività commerciali utilizzando questi assistenti virtuali. Molti di noi si affidano a loro per compiti veloci come ottenere indicazioni, pianificare gli appuntamenti e rispondere ai messaggi.

Certo, ora emettiamo istruzioni per una più ampia gamma di dispositivi - in particolare smartwatch - ma la voce non è ancora diventata un pilastro sul posto di lavoro.

Il ritardo della voce in ufficio

Le frasi smart office o postazione di lavoro abilitata alla voce evocano immagini di decine di persone che accedono simultaneamente ai sistemi tramite voce in ogni parte di un edificio, come i personaggi di Star Trek che parlano al computer dell'Enterprise. Questo non è realistico. Da un lato, le realtà acustiche lo rendono una grande sfida tecnica (e finanziaria) e  per gli utenti che cercano di continuare le conversazioni con un assistente virtuale e collaboratori o entrambi. Per un altro, gli equipaggi di navicelle spaziali sono spesso mostrati usando tastiere, schermi tattili e altre interfacce - la voce non è l'unica opzione per loro, né è necessariamente la migliore. Mentre i dispositivi Google Home e Amazon Echo sono in grado di riconoscere gli individui attraverso la voce, questa funzionalità è estremamente nuova e limitata a una manciata di individui.

In altre parole, la voce non è pronta a scalare le grandi imprese nell'immediatp futuro.

Tutto questo significa che la voce sarà in gran parte utilizzata con dispositivi personali, come stiamo già facendo, o sarà molto probabilmente implementata in uffici privati, cabine e sale riunioni/conferenze. Ciò offre flessibilità e semplifica l'implementazione, poiché i pc abilitati alla voce, i dispositivi mobili e gli indossabili possono già gestire molte interazioni. I dispositivi relativamente economici possono colmare le lacune negli uffici o negli spazi collaborativi (si pensi a Google Home Mini o EchoDot).

La domanda chiave sulla voce non è dove accedervi, quanto come la useremo; la risposta sta nelle app aziendali e nelle Api che le collegano.

Considerare questo esempio: "Invia i file di bilancio per il reparto di servizio per il mese scorso in modo da poter aggiornare i grafici sulle diapositive 3 e 4 di PowerPoint per la riunione della prossima settimana del reparto".

Anche se suona come una richiesta relativamente semplice, si suddivide in più comandi: iniziare un nuovo messaggio alla persona giusta; individuare i file relativi e includerli (o un link ad essi); aggiungere istruzioni per i dati da aggiornare; contrassegnare le singole diapositive per evidenziare ciò che deve essere aggiornato; e allegare un invito per il meeting e/o la scadenza.

A seconda degli strumenti di lavoro in uso, questo potrebbe facilmente comprendere quattro diverse applicazioni e fare affidamento su risorse locali, di rete e cloud. Tutte queste applicazioni e risorse devono essere in grado di interagire, anche se non tutto deve necessariamente essere abilitato alla voce per il compito da svolgere. La maggior parte delle interazioni vocali si suddivide in flussi di lavoro simili al volo che possono essere relativamente semplici o estremamente complessi.

Se hai configurato azioni di smart-home utilizzando l' HomeKit di Apple, probabilmente avrai familiarità con il concetto di "scene" che ti permettono di creare flussi di lavoro simili che si estendono su più dispositivi - "Sto andando fuori" significa spegnere tutte le luci, impostare il termostato e bloccare le porte, per esempio. Configurare i flussi di lavoro utilizzando Ifttt (Se questo, quindi quello) è un buon esempio di costruzione di una serie di comandi per fornire azioni complesse attraverso semplici trigger su dispositivi, applicazioni e servizi. La sfida (e il potenziale) per gli assistenti voice-attivato in azienda è la creazione di un quadro che costruisce tali flussi di lavoro al volo.

La colla per fare tutto questo lavoro sarà la voce: la piattaforma di scelta, le app necessarie per il successo e le Api che permettono lo scambio di comandi, informazioni e risultati. Le "competenze" di Alexa dimostrano come si presenta a casa; le capacità sono aggiunte come app e diventano semplicemente parte del repertorio sia per l' ambiente del dispositivo/della casa che per gli utenti di quel particolare dispositivo. Pensare alle competenze come elementi costitutivi.

Per i luoghi di lavoro, questo significherà sviluppare applicazioni in grado di funzionare con un ecosistema vocale selezionato e interagire tra loro quando necessario, rendendole disponibili in un app store aziendale.

Una grande sfida per l'It sarà quella di ideare una strategia che tenga conto di piattaforme multiple e si estenda oltre i confini multipli - tipo di dispositivo, sistema operativo, cloud, fornitori di applicazioni, applicazioni individuali e stili di lavoro indivduali. Potrebbe anche aver bisogno di attraversare i confini linguistici e dialettali. In parole povere, usare la voce per le attività lavorative dovrà essere ben concepito e testato attivamente.

Una o più piattaforme?

Un' altra questione critica: sarà sufficiente una singola piattaforma voce o virtuale-assistente, oppure un' azienda dovrà supportare un mix - per esempio Siri, Cortana e Google Assistant? Ci sono sfide e opportunità. Ad eccezione di Siri, le piattaforme vocali si estendono ai dispositivi non autoctoni e ai sistemi operativi. Ma mentre Cortana e Google Assistant esistono su Windows, Android e iOS, le loro capacità e l'integrazione di Os/app/data/servizio variano. Nuvole sfumature simili in abilità variano anche all' interno di una piattaforma nativa da rilascio Os. È qualcosa che può interessare Google, in particolare, a causa della frammentazione di Android.

Se vengono supportate attivamente più piattaforme voce e assistenti, gli uffici It dovranno non solo definire e implementare una strategia, ma anche descriverla e documentarla per gli utenti. In effetti, questo può essere in ultima analisi il fattore decisivo per stabilire se la voce e il suo futuro potenziale collaborativo riescano o meno ad affermarsi. Come con una strategia di applicazione enterprise, l'adozione da parte degli utenti sarà un parametro critico per il successo.

Senza dubbio, la voce è già nell' impresa, potenziando la produttività e gli sforzi di collaborazione. Ma anche dopo più di mezzo decennio sul mercato, la voce rimane agli inizi. La rivoluzione che offre sta arrivando, ma la necessaria convergenza di hardware, piattaforma, applicazioni e workflow non è ancora pronta per coglierne le potenzialità.

Ma è in procinto di farlo, e ora è giunto il momento che i reparti It e gli sviluppatori di business app prendano nota e si preparino.

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