Con un software si punta a tagliare i costi della corrispondenza.
Virtual Post office (Vpo) è un software creato da Rotomail Italia, società di Cologno Monzese (Milano).
Il Vpo è un sistema che funge da vero e proprio ufficio postale: smaterializza la corrispondenza cartacea delle imprese trasferendo in un centro la stampa la postalizzazione e la ricezione.
La gestione avviene tramite un portale Web che contiene i layout dei documenti sottoposti a corrispondenza.
Con sistemi di crittografia, certificazioni e accessi gestiti a vari livelli le imprese possono accedere al sistema e gestire la propria corrispondenza in uscita e in entrata.
Al portale giungono i flussi con le indicazioni del numero delle copie e dei destinatari, che Rotomail Italia stampa e smista in tempo breve.
Quanto alla posta in entrata, viene ricevuta da Rotomail, digitalizzata, archiviata materialmente e smistata via Web tramite e-mail ai destinatari.
Il servizio Vpo è rivolto a imprese ed enti.