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Smartworking, Regione Emilia Romagna si mette su cloud

Regione Emilia Romagna collabora con Microsoft per un nuovo progetto di smartworking: grazie al cloud di Microsoft, gli oltre 4.000 collaboratori adotteranno un modo di lavorare più flessibile e collaborativo.

Così l’amministrazione della regione intende ottimizzare la produttività, razionalizzare le risorse e migliorare la motivazione dei dipendenti pubblici attraverso una più equilibrata conciliazione vita-lavoro.

Il fine di questo progetto, che a partire dallo smartworking mette in moto una rivoluzione organizzativa, è di arrivare a migliorare il servizio e la relazione con i 4.500.000 abitanti del territorio.

Il nuovo progetto di smartworking capitalizza la precedente esperienza di telelavoro, che attualmente coinvolge più di 500 dipendenti, ma intende andare oltre, per introdurre una modalità di lavoro realmente agile a vantaggio di tutto coloro che, su base volontaria e in accordo con il proprio responsabile, vorranno sperimentare il nuovo modello.

Portatile, smartphone e Office 365

A ciascun dipendente che aderisce al progetto viene consegnata, quindi, una dotazione tecnologica di base: un portatile e uno smartphone dotati della suite di produttività cloud Office 365 che include il servizio di comunicazione integrata Skype for Business, fruibili anche come app sul proprio smartphone per garantire un’esperienza lavorativa invariata.

Così il lavoratore della Regione può accedere a qualsiasi applicativo e al patrimonio informativo regionale anche in mobilità, comunicare attraverso messaggistica istantanea e conferenze virtuali, collaborare da remoto sullo stesso documento e condividere via cloud materiali e informazioni utili.

Il cloud è la colonna portante dell’intero progetto, poiché garantisce un’infrastruttura IT flessibile e raggiungibile da qualsiasi luogo. Contestualmente è prevista la completa virtualizzazione dei centralini telefonici, che permette ai dipendenti di essere raggiungibili attraverso PC e smartphone, indipendentemente dalla dislocazione fisica.

Altro elemento chiave del progetto è la social collaboration, per cui l’Amministrazione Regionale ha avviato una completa revisione dei servizi applicativi con l’obiettivo di superare i silos e consentire agli utenti di accedere alle singole funzionalità partendo dall’interfaccia unica di digital workplace.

Il progetto di smartworking si riflette anche in una più flessibile organizzazione degli spazi di lavoro, dal momento che i dipendenti pubblici rinunciano alla rigidità abituale di una scrivania fissa e nelle giornate di lavoro agile sono operativi da spazi di co-working o da spazi privati, mentre nelle giornate di lavoro in sede collaborano in spazi più fluidi come open-space e sale riunioni senza l’assegnazione di un ufficio ad hoc.

Il vantaggio è di poter collaborare e condividere informazioni senza soluzione di continuità a prescindere dalla collocazione fisica e in linea con le proprie priorità professionali e personali. Ovviamente è garantito anche il diritto alla disconnessione, grazie alla gestione semplificata del proprio “stato di presenza” sulla piattaforma attraverso Skype for Business.

Il progetto partirà il 4 giugno, coinvolgerà circa 100 collaboratori di Regione Emilia Romagna e prevede una prima fase, sperimentale, della durata di 6 mesi, al termine della quale potranno essere tratte le conclusioni sulla possibilità di una messa a regime.

L’aspettativa, secondo il Direttore Francesco Frieri, promotore dell’iniziativa di Regione Emilia Romagna, è che l’adozione dello smartworking possa contribuire alla valorizzazione delle risorse umane e di conseguenza a una maggiore produttività, intesa come incremento della quantità e qualità dei servizi ed una razionalizzazione dei costi attraverso una migliore gestione di spazi e dotazioni tecnologiche. In generale i dipendenti possono beneficiare di un miglior work-life balance e sono più motivati nel raggiungere i propri obiettivi professionali, innescando un processo di cambiamento organizzativo sempre più focalizzato sui contenuti dell’attività piuttosto che sugli orari, alzando così l’asticella del servizio pubblico.

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