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L'outsourcing dei processi documentali per Ricoh sarebbe la soluzione di efficienza, se fatto bene, ossia mettendo d'accordo Cio, Cfo e Coo.

Da una ricerca condotta da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh Europe, è emerso come la metà delle aziende del settore legale e il 64% di quelle che operano nel mercato dei servizi finanziari dichiarano che l’efficienza dei processi nelle aziende potrebbe essere notevolmente migliorata. C’è che in tutte e due i settori, molti dei documenti critici sono ancora gestiti in formato cartaceo. Questo comporta costi, inefficienze e ha un impatto negativo anche sui livelli di servizio ai clienti.

Per Lorenzo Bandini, Responsabile Progetto Outsourcing in Ricoh Italia (riporta una nota della società) l’outsourcing dei processi documentali sarebbe una possibilità interessante per le aziende che vogliono ottenere facilmente i vantaggi derivanti dall’ottimizzazione dei workflow e concentrarsi sul proprio core business.

Qualche dato
Del resto nel terzo trimestre del 2011 il mercato dell’outsourcing nell’area Emea ha registrato tassi di crescita elevati. E  InfoTrends prevede che la crescita del Cagr del mercato del business document outsourcing (Bdo) si attesterà a un +16.1%. Secondo la ricerca di Coleman, il 33% delle aziende europee si avvale di servizi di outsourcing (o ha intenzione di farlo) per migliorare l’efficienza dei processi documentali. Nel Regno Unito questa percentuale sale al 36% e in Spagna al 44%.

Che cosa frena allora le altre aziende? Sempre secondo la ricerca Coleman Parkes Research, il 61% di coloro che non sono disposti ad affidare a terzi la gestione dei processi documentali, ha affermato che tale decisione dipende da preoccupazioni inerenti la sicurezza, mentre il 34% teme di perdere il controllo dei propri processi.

Per Bandini è quindi necessario aumentare la consapevolezza dei benefici dell’outsourcing nelle aziende e comprendere quale sia la strada migliore per aumentare l’efficienza dei processi.
Le preoccupazioni inerenti la sicurezza possono essere facilmente superate installando software per la protezione e il tracciamento dei flussi informativi in tutta l’organizzazione.

Sinergia cercasi
L’azienda cliente e l’outsourcer devono dunque lavorare in sinergia creando un rapporto di partnership duraturo nel tempo.
Le imprese, per Bandini, devono quindi scegliere un service provider che dimostri di avere una conoscenza approfondita delle tecnologie e delle metodologie che possono ottimizzare i processi documentali critici e di saperle correttamente integrare nello specifico contesto aziendale.
Per questo è necessario, da un lato, che l’outsourcer analizzi il modo di lavorare degli utenti e i requisiti di business dell’organizzazione e, dall’altro, che si crei all’interno dell’organizzazione un lavoro di squadra tra Cio, Cfo e Coo.

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