Scanner per biglietti da visita

Il test di due modelli per mettere un po’ di ordine fra le business card. Permettono di fare delle ricerche veloci nell’archivio.

Marzo 2008 Per il professionista uno dei gesti più comuni è certamente
mettere nel taschino il biglietto da visita appena ricevuto dal proprio interlocutore.
Quando il taschino diventa così pieno di biglietti da rovinare la linea della
giacca, solitamente non si fa altro che svuotarlo mettendo i biglietti alla
rinfusa in un cassetto. Prima o poi arriva però il momento in cui anche il cassetto
è talmente pieno che ogniqualvolta si ricerca un biglietto per contattare una
persona si perdono tempo e pazienza. Serve una soluzione, ma l'idea di trascrivere
manualmente tutti i dati presenti nei biglietti trasformandoli in contatti nel
proprio PC non è allettante, e quasi sempre è impraticabile per ragioni di tempo,
a meno di non disporre di una segretaria cui affidare il compito. Un'altra possibilità
è passare i biglietti allo scanner piano, ma anche questa soluzione non è delle
più comode o rapide. Business card scanner Fortunatamente alcuni produttori
hanno pensato a come risolvere questi problemi e hanno ideato i cosiddetti business
card scanner, ovvero scanner specifici per biglietti da visita. Si tratta di
unità di piccole dimensioni, proporzionate con quelle dei biglietti da visita
da acquisire, e dotate di automatismi pensati per rendere il più possibile rapida
la scansione dei biglietti: il biglietto si inserisce in una fessura e viene
fatto passare attraverso l'unità di scansione, un po' come un minuscolo fax.

Un software specializzato si occupa di tutte le funzioni necessarie: acquisizione
dell'immagine del biglietto, talvolta anche a colori, OCR con riconoscimento
del testo presente nel biglietto e divisione in campi come nome, cognome, indirizzo,
inserimento dei dati testuali e dell'immagine del biglietto in un database con
funzioni di ricerca, ed esportazione a richiesta dei dati come contatti di Outlook
o di altri software per PC o palmari. Un notevole vantaggio degli scanner per
biglietti da visita è poi quello delle dimensioni ridotte. Non tutti i modelli
sono ugualmente piccoli, ma alcuni sono praticamente tascabili e alimentati
dalla porta USB, dunque possono essere facilmente portati con sé e utilizzati
nelle pause di un viaggio di lavoro. Nel mondo dell'informatica, e in particolare
quando si tratta di prodotti business, è però necessario verificare se alle
promesse seguono i fatti, ovvero se i prodotti sono effettivamente in grado
di funzionare con affidabilità ed efficacia nell'uso reale. Basti pensare a
prodotti come i software di dettatura e riconoscimento vocale, le cui percentuali
di errore sono ancora troppo elevate per renderli un'alternativa valida alla
digitazione tramite tastiera o all'OCR per l'uso reale in ufficio o in azienda.

Dunque anche nel caso degli scanner per biglietti da visita è necessario assicurarsi
che hardware e software funzionino sinergicamente per rendere il passaggio “da
biglietto a contatto” il più possibile rapido e privo di errori. Errori che
in questo particolare ambito possono più probabilmente essere causati dalla
procedura di OCR. Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR, ovvero Optical
Character Recognition) oggi raggiunge livelli di precisione superiori al 99%,
ma solo con font e dimensioni carattere standard, come quelle di un libro o
di una lettera commerciale. Nei biglietti da visita non è raro trovare font
originali e arzigogolati, tesi a dare “personalità” al cartoncino, e caratteri
di dimensioni piccole per indirizzi e dati secondari. Ciò rende il lavoro del
software OCR difficile, e produce molti più errori rispetto al riconoscimento
di font standardizzati. Inoltre nei biglietti da visita è spesso presente un
logo, che potrebbe essere interpretato come testo.

Le alternative “fotografiche” su cellulari e
palmari

Oltre alle già citate soluzioni come la digitazione manuale dei dati
e l'uso di normali scanner piani per PC, ci sono altre soluzioni
alternative ai business card scanner, che utilizzano le fotocamere
oggi quasi sempre integrate in palmari e cellulari. Per esempio
Asus fornisce su alcuni modelli di palmare Windows Mobile
(P527, M530w ecc.) l'utility Asus BCR (Biz Card Recognition, che
utilizza la fotocamera integrata per acquisire i biglietti, i cui dati
sono poi interpretati da un OCR interno e salvati direttamente
nei contatti di Outlook Mobile. Anche Nokia ha presentato una
utility gratuita, il Nokia Business Card Reader, che consente ad un
telefonino Symbian di acquisire l'immagine di un biglietto da visita
semplicemente scattandogli una foto con la fotocamera del cellulare.
Un altro software simile è preinstallato sul cellulare Symbian UIQ
Sony Ericsson P990. Queste soluzioni integrate dai produttori sono
dedicate solo a pochi specifici modelli, ma stanno uscendo anche
soluzioni di terze parti come scanR (www.scanr.com) che è gratuito
e funziona su qualsiasi cellulare Symbian S60 2nd/3rd Edition,
basta che sia dotato di fotocamera da almeno 2 Mpixel. Oltre che
per importare biglietti da visita scanR
può funzionare anche per farsi inviare un
documento fotografato sotto forma di file
PDF. Purtroppo per il momento scanR
funziona solo con biglietti da visita inglesi
del tipo usati in USA e Canada, ma il
produttore sta lavorando al supporto di
altre lingue. 

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