Razionalizzare le procedure di stampa si può

Manufacturing / Umbra Cuscinetti ha ridotto il parco macchine adottando printer multifunzione, che le hanno consentito anche una migliore redistribuzione dei costi

La perugina Umbra Cuscinetti fornisce viti a sfera per l'industria aerospaziale, fattura 60 milioni di euro e conta circa 500 addetti. La crescita aziendale, insieme al continuo aumento dei costi di stampa, alla necessità di un'efficiente workflow di archiviazione e distribuzione documentale e un obiettivo di maggiore efficacia operativa dei dipendenti hanno portato alla decisione di rinnovare i dispositivi di stampa e il sistema software di gestione dei documenti. Distribuite su 11 aree funzionali, le stampanti (a carta chimica e a getto d'inchiostro) imponevano tempi eccessivi per la produzione e distribuzione dei documenti e presentavano bassa qualità (come quella dei fax) e alti costi di esercizio diffusi su tutta l'azienda. Il nuovo sistema si basa, invece, sull'integrazione di 43 stampanti multifunzione laser, che hanno consentito di ridurre il parco macchine del 50% circa ed eliminare l'eterogeneità di tipologia e fornitori. Il tutto fornito da Lexmark. Le necessità di razionalizzazione dei processi di stampa, poi, sono state soddisfatte dall'implementazione di Document Solutions Suite, pacchetto di servizi applicativi personalizzabili del medesimo vendor. È ora possibile attingere i dati dal sistema ed effettuare in modo automatizzato le stampe dei documenti commerciali, scansioni, fax, copie o archiviazioni in modo indipendente dalla postazione di lavoro. Il sistema gestisce, poi, l'archivio in formato Pdf di bolle, fatture e ordini di acquisto, suddividendo i documenti in base all'organizzazione dell'azienda per settori di mercato. Il controllo sui costi di stampa è favorito dall'attribuzione delle operazioni ai diversi centri di costo e dalla differenziazione delle modalità di fornitura del toner nero o a colori.


I vantaggi ottenuti


«L'automazione delle procedure e la semplicità di utilizzo delle interfacce touch screen hanno reso più rapido l'utilizzo delle informazioni - afferma Enrico Castiglionesi, manager It di Umbra Cuscinetti -. A fronte di una maggiore efficienza nell'utilizzo delle stampanti e di un risparmio sui costi di mantenimento, abbiamo ottenuto una migliore qualità. Il workflow di stampa e archiviazione è automatizzato per oltre 3.500 documenti mensili, con 10.500 pagine a colori, con ridotti consumi di toner e di tempo.


«La flessibilità del sistema ci ha permesso di introdurre, in corso di implementazione, le funzioni per la gestione dei codici a barre sugli stampati, abilitando un sistema di tracciamento del flusso documentale interno ed esterno all'organizzazione», conclude Castiglionesi.


Tali funzionalità di acquisizione distribuita e classificazione automatica dei documenti permettono a Umbra Cuscinetti una continua evidenza sul percorso della merce e sull'utilizzo dei corrieri, garantendo la distribuzione dei documenti commerciali in modo selettivo verso i singoli responsabili di area e liberando i dipendenti da attività a basso valore o da operazioni manuali passibili di errori.

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