Cosa fare quando un progetto IT è giunto al termine

Terminare un progetto IT non è semplice. Ci sono tre passi altrettanto difficili da compiere per scrivere la parola fine. Il primo è quello di identificarlo. Il secondo è convincere coloro che possono concluderlo a farlo. Il terzo è la fase operativa. Il primo è di natura forense. Il secondo è principalmente politico. Il terzo è una questione logistica.

Come individuare un progetto terminato. Prima bisogna assicurarsi che il progetto sia davvero giunto al termine. I segnali possono essere questi.
Il team: nessuna delle persone della squadra può lavorare bene con le altre. In pratica, il team non è omogeneo è male assortito, lavora male.

I motivi dello stallo. Che si tratti dello sponsor, del project manager o di un membro del team, quando non si fanno progressi, c'è sempre una ragione che non ha nulla a che fare con la definizione, la governance, la leadership, il valore atteso, la metodologia o qualsiasi altra cosa, Ci sono cose che avrebbero dovuto essere fatte e che ormai è impossibile recuperare. Il problema probabilmente risale alle prime fasi del progetto.

Obiettivi. All’inizio ci possono essere opinioni differenti sul perché il progetto è abbastanza importante. Ma in breve tempo le opinioni devono convergere perché se nel team continuano a esserci pareri differenti e prospettive diverse la faccenda si fa difficile.

Ridefinizione. Per molti progetti la "vera ragione" - secondo i membri del team, il responsabile ed eventualmente anche lo sponsor - non ha nulla a che vedere con i motivi ufficiali usate per ottenere l’approvazione. Se il vertice aziendale capisse ciò che conta veramente si tratterebbe di un vantaggio importante per lo sviluppo.

Apatia dello sponsor. Alcuni progetti sono inequivocabilmente morti al momento del lancio. Sono quelli in cui i dirigenti dell'azienda devono assegnare uno sponsor perché a nessuno importa più di tanto se il progetto ha successo o fallisce. Oppure hanno riassegnato la sponsorizzazione quando lo sponsor originale è passato a cose più grandi. Gli sponsor del progetto devono fare in modo che l’iniziativa abbia successo. Devono essere disposti a correre rischi, sostenere i cambiamenti di bilancio e di calendario quando una situazione lo richiede e prendere decisioni difficili su questioni controverse come i compromessi in materia di design. I progetti con sponsor apatici - o nessuno sponsor - non hanno alcuna possibilità di successo.

Comitato come sponsor. Di solito i grandi progetti hanno bisogno di comitati direttivi, ma il loro ruolo è la governance del progetto e non la sponsorizzazione. Se un comitato è essere lo sponsor e non c' è qualcuno in commissione che agisca come un vero sponsor è il momento che qualcuno prenda l’iniziativa.

Come procedere allo stop. Qualunque sia il sintomo se siete convinti che il progetto sia terminato, raccogliete le argomentazioni e andate dallo sponsor esecutivo. È l'unico luogo dove andare per mettere fine a quello che è diventato uno spreco di tempo. A quel punto sarà suo compito portare la notizia al vertice aziendale.

Bisognerà farlo in maniera morbida convincendo i partecipanti alla riunione che il progetto non può essere salvato, ma aprendo una via di fuga con un piano B relativamente a basso rischio e relativamente poco costoso evitando gli errori che hanno portato alla scomparsa del Piano A.

Il tutto deve essere fatto in fretta perché ogni fallimento che comporta uno spreco di soldi fa male e il board non sarà felice. E se poi la notizia gli arriva prima che dallo sponsor da altre fonti, le conseguenze sono facilmente immaginabili.

Perché la fine del progetto porti anche qualcosa di utile è importante cercare di imparare qualcosa dal fallimento. E allora vale la pena perdere del tempo per cercare di capire cosa non ha funzionato e prendere nota del tutto per il prossimo progetto. Perché c’è una storia che gira per le aziende e racconta di un famoso imprenditore che si rifiutò di accettare le dimissioni di un venditore che aveva fatto saltare in aria un affare molto importante: "Perché accetto questa lettera di dimissioni quando ho appena investito un milione di dollari nella tua educazione? Ecco, l’azienda ha investito molto tempo, fatica e denaro in un progetto che non ha fornito alcun valore diretto. Dovete avere un ruolo da svolgere nel far sì che il suo valore indiretto diventi una conoscenza istituzionale e non un altro fallimento.

 

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