Prendere annotazioni sui documenti salvati in PDF

Dichiarazioni, domande, bollettini di pagamento e altre centinaia di moduli di tutti i tipi sono disponibili spesso in documenti salvati in file PDF. Invece di stamparli e compilarli a penna, si può scrivere nelle loro pagine con PDF X-Change Viewer.

Per presentare domande ed eseguire pagamenti si ha spesso a che fare con i
moduli, documenti composti da una serie di caselle. Alcune, rettangolari, sono
da riempire con scritte, altre, quadrate, si utilizzano apponendovi sopra una
crocetta per indicare una scelta.

Chissà quante volte si è costretti a prelevarli da Internet in
PDF, per stamparli e compilarli a mano utilizzando una penna. Se accade una
volta, lo si fa senza crearsi problemi. Se la cosa si ripete con una certa frequenza,
invece, può diventare onerosa in termini di tempo. Tra l'altro,
quando si compila un modulo manualmente si può sbagliare. In questo caso
si è costretti a gettare via il foglio (o conservarlo per scriverci dietro),
stamparne un altro e scrivere tutto da capo.

Converrebbe, allora, avere disponibile un programma per aggiungere dati sul
contenuto del PDF, anche se il formato è nato proprio per evitare questi
tipi di interventi. L'obiettivo, infatti, è mantenere inalterato
l'aspetto dei documenti prodotti da una struttura privata o da un'amministrazione
pubblica.

Di soluzioni ce ne sono diverse. Una è acquistare prodotti a pagamento,
dei quali il maggior riferimento è Adobe Acrobat Professional. Installandolo,
si ha a disposizione un completo sistema di gestione per la generazione e la
modifica dei PDF con prestazioni professionali.

Come alternativa si può utilizzare PDF X-Change Viewer, disponibile
a titolo gratuito e in varie lingue, tra cui l'italiano. Il programma
viene sviluppato dalla società canadese Tracker Software con il duplice
scopo di avere un visualizzatore di file PDF e, in più, la possibilità
di eseguire interventi sul contenuto dei documenti.
Attenzione alla preposizione articolata: le modifiche sono possibili “sul”
contenuto e non “del” contenuto dei documenti. In altre parole,
in un qualsiasi punto della pagina letta da un PDF il programma permette di
aggiungere scritte, frecce, riquadri o qualcuno degli altri oggetti forniti
con l'applicazione, ma non di modificare il contenuto preesistente.

Come scrivere “sui” PDF
Si supponga di dover compilare un modello sul quale si devono scrivere i propri
dati: nome, cognome, indirizzo e così via di seguito. In questa ipotesi,
è sufficiente aprire il PDF nella finestra di lavoro del programma e
aggiungere il testo nelle caselle del modulo che appaiono a video.

Il tutto può essere stampato o salvato in un supporto di memoria, sempre
in formato PDF. Lo si può salvare nello stesso file, sovrascrivendo quello
di partenza, o creandone uno nuovo. In entrambi i casi si ottiene un documento
che rispecchia l'aspetto di quello originale (che non viene modificato),
sul quale sono stati aggiunti uno o più oggetti.

I file creati da PDF X-Change Viewer sono in formato PDF standard. Li si può
aprire con Adobe Reader o con un qualsiasi altro lettore di PDF. Aprendolo con
PDF X-Change Viewer, si può intervenire sugli elementi aggiunti nel documento,
per cancellarli, modificarli o aggiungerne ancora altri.

Sul contenuto dei documenti è possibile eseguire diversi tipi di interventi.
Per cominciare, un testo può essere aggiunto in qualsiasi punto di una
pagina. Se lo si volesse utilizzare per interventi di correzione o di commento,
lo si può inserire all'interno di un riquadro con una freccia di
richiamo. La punta della freccia viene rivolta verso la zona del documento alla
quale si riferisce il commento, come in un fumetto.

Aggiunta di oggetti di tutti i tipi
Oltre al testo, in un documento si possono aggiungere riquadri, ovali, poligoni
e nuvole. Di essi si gestiscono le proprietà:

• tipo, spessore e colore della linea di bordo;
• colore e percentuale del livello di trasparenza dell'eventuale
riempimento;
• ordine di visualizzazione nel caso di sovrapposizione con altri elementi.

A ogni oggetto può essere associata una finestra a comparsa (popup)
con il nome del redattore e un testo di commento.

Altri interventi ancora possono essere eseguiti sui singoli caratteri del testo.
Per esempio, si può evidenziare una scritta aggiungendo sotto i caratteri
un colore trasparente, la cui tinta può essere scelta dall'utente.
I caratteri possono anche essere barrati, a indicare una cancellazione, o sottolineati.

In un certo punto di una pagina si può allegare un file esterno. Anch'esso
viene salvato nell'unico file PDF.

Un altro tipo di oggetto che può essere aggiunto in un documento è
il timbro, per fornire indicazioni schematiche a chi lo leggerà. Il programma
ne rende disponibili circa una decina con scritte quali: “APPROVED”,
“DRAFT” (bozza), “TOP SECRET”, “FOR COMMENT”.

Come sfruttarlo nel mondo del lavoro
Un sistema per utilizzarlo in modo proficuo nelle attività lavorative
è compilare parzialmente dei moduli. Esempi sono la compilazione delle
domande di ferie e quella dei moduli di pagamento con ricorrenza periodica.

Scrivendo solo i dati anagrafici completi della persona o dell'azienda
e salvando il file lasciando in bianco i campi che hanno un contenuto variabile,
si ottiene un documento semi-pronto, solo da completare.

Per generare il modello definitivo è sufficiente:

• aprire il file contenente il documento precompilato con i dati di base;
• inserire gli elementi legati allo specifico periodo temporale e ad eventuali
codici/importi da inserire;
• inviarlo in stampa.

Il programma è ampiamente personalizzabile per adattarlo alle proprie
esigenze con Modifica, Preferenze.

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