Politecnico di Torino – Asset sotto controllo con un tool custom

Incaricati della quasi totalità dei servizi It, i sistemi informativi del Politecnico di Torino gestiscono trasversalmente un’infrastruttura complessa e articolata su più sistemi di back office e front office. «Per noi questo significa – ha esordito Pi …

Incaricati della quasi totalità dei servizi It, i sistemi informativi del Politecnico di Torino gestiscono trasversalmente un'infrastruttura complessa e articolata su più sistemi di back office e front office. «Per noi questo significa - ha esordito Piero Bozza, direttore del CeSit (Centro di Servizi informatici e Telematici) dell'ateneo - gestire i servizi It a partire dall'infrastruttura tecnologica e sistemi (network, pabx, Tlc, data center) ai servizi di comunicazione (e-mail, telefonia), ai servizi di Office Automation fino ai sistemi gestionali e servizi informativi (contabilità, gestione Hr, Document management, Intranet, portali Web) per concludere con i servizi di laboratori informatici per gli studenti, laddove la nostra missione è fare ricerca e formazione di qualità». Complessivamente, l'infrastruttura gestita dal CeSit conta 1.700 pc e si snoda su più piattaforme operative. «Per la natura tecnologica della nostra università vogliamo essere multipiattaforma per definizione - ha continuato Bozza - anche se per tutta la parte mission critical abbiamo optato a favore dell'omogeneità: usiamo Oracle per la contabilità e la gestione degli stipendi, mentre gestiamo le risorse umane e la logistica su Oracle Rdb e Microsft Sql».


Il censimento di tutte le risorse è monitorato da un sistema di asset management, integrato con i servizi di help desk. «La soluzione è stata realizzata dalla nostra softwarehouse interna - ha sottolineato il direttore - , un gruppo di persone che si occupa esclusivamente di sviluppo applicativo, e che ha basato il tool su database Sql server e interfaccia Web, riusando anche logiche e modelli di prodotti commerciali».


La scelta di uno sviluppo interno è stata sia economica che di semplicità d'integrazione tra moduli applicativi. «Fondamentalmente, la realizzazione fatta in casa di una soluzione di asset management - ha precisato Bozza - aveva un costo leggermente inferiore rispetto all'implementazione di una soluzione esterna ma soprattutto permetteva di abbattere i tipici problemi di integrazione con il sistema informativo esistente. Inoltre, avevamo già funzionante una parte del sistema di help desk e volevamo avere un forte collegamento tra le due applicazioni, un'integrazione che i prodotti commerciali spesso non riescono a garantire se non a fronte di uno sforzo piuttosto significativo».


Affrontato in una visione a tendere di tipo complessivo, la soluzione è stata realizzata per gradi. «Le risorse disponibili - ha puntualizzato Bozza - non erano sufficienti per affrontare il problema nella sua interezza. Siamo, quindi, partiti dall'amministrazione, che era il mondo più consolidato e standardizzato, per poi passare ai servizi agli studenti. Attualmente, stiamo estendendo la soluzione agli asset più dispersi sul territorio e, quindi, più complessi da gestire, come l'infrastruttura di networking».


Prioritaria nella realizzazione del tool è stata la riduzione dei costi di back office, sapendo che questo avrebbe portato anche dei miglioramenti sul fronte dell'utenza. «Fondamentalmente avevamo il problema di ridurre l'onere di gestione per recuperare risorse - ha continuato il direttore -, in modo da poterle impiegare in nuove attività più qualificanti».


Anche nel caso del Politecnico di Torino, la parte più critica nella realizzazione della soluzione non è stata la componente software. «Le criticità maggiori - ha concluso Bozza - risiedono nello sforzo organizzativo e di ridefinizione del processo di gestione, spesso contorto e parcellizzato: in questo senso è un errore madornale, quanto frequente, ritenere le soluzioni informatiche delle panacee per qualsiasi problema. Senza una revisione dei processi si rischia di automatizzare l'inefficienza. Spesso le difficoltà maggiori sono, infatti, più culturali-organizzative e per questo è utile realizzare, prima di qualsiasi progetto, un reenginering dei processi, un'analisi di impatto organizzativo, compiendo un'azione di formazione delle persone che parteciperanno al processo di cambiamento: fondamentale è rendere coscienti i collaboratori che l'implementazione di una nuova soluzione It, anche se offre significativi vantaggi a livello complessivo, può introdurre degli aggravi nel lavoro di singole funzioni e, quindi, per alcune persone».

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