Pec Organizer, da Euroged un software per la gestione della Pec aziendale

Sviluppato nel 2012 da Euroged, software house di Rivoli (TO) nata nel 2000 e specializzata in gestione documentale e workflow management, Pec Organizer è un software per la gestione integrata, multi account e multi provider, di tutte le Pec aziendali.
Con installazioni presso realtà quali Comune di Parma, Regione Sicilia, Acsm Agam, Padania Acque, Teamsystem, Prada e Volkswagen Italia, il target privilegiato di Pec Organizer sono Pubbliche amministrazioni, municipalizzate e aziende private chiamate a gestire, condividere e archiviare la posta elettronica certificata in sicurezza.

La proposta parla di uno strumento in grado di realizzare l’archiviazione centralizzata dei messaggi di Posta elettronica certificata, così da ottenere caselle con dimensione illimitata e maggior facilità nella ricerca messaggi tramite l’utilizzo di filtri e categorie, mentre tutti i messaggi e gli allegati sono tutelati con la conservazione sostitutiva a norma di legge.
Pec Organizer consente, inoltre, la personalizzazione dell’iter di smistamento messaggi Pec ed è integrabile con sistemi gestionali ed altri software.

Invii multipli con un solo clic

Ne ha avuto contezza, tra gli altri, Istat.
In cerca di una piattaforma capace di agevolare la gestione dei flussi Pec in uscita, l’invio di circolari massive, lo smistamento controllato dei flussi Pec in entrata e la gestione delle notifiche e delle ricevute di ritorno, l’Istituto Nazionale di Statistica ha scelto Pec Organizer per gestire tra i 100mila e i 150mila messaggi di posta elettronica certificata al mese.
A oggi, la gestione tramite il software di Euroged consente a Istat di gestire circa due milioni di messaggi Pec all’anno eliminando le spese relative a carta, stampa, costi di spedizione e smistamento della corrispondenza.
Non solo un risparmio economico quantificabile ogni anno nell’ordine del milione di euro ma anche l’ottimizzazione del flusso di lavoro interno all’Istituto, che ha permesso di creare efficienza e di snellire l’apparato burocratico riducendo, al contempo anche l’impatto ambientale derivante dai consumi di carta, inchiostro e trasporto delle raccomandate.

Per ridurre i tempi di risposta e di pagamento in caso di morosità

A sua volta, l’impiego di Pec Organizer all’interno di Ascopiave ha permesso alla municipalizzata partecipata da 91 Comuni del Nord Est e con importanti partecipazioni in numerose società attive nella vendita di gas, energia elettrica e altre energie alternative fornite direttamente a domicilio degli utilizzatori, di garantire il pieno controllo dei messaggi Pec utilizzati per la gestione degli ordini e delle sospensioni del servizio.
Da qui la necessità di avere la sicurezza della presa in carico dei messaggi di posta certificata e delle relative risposte controllando gli accessi alle caselle Pec da parte di circa 100 utenti utilizzatori.
Di fronte alle delibere che regolamentano le comunicazioni ufficiali tra i soggetti della filiera e le autorità, l’adozione dei messaggi Pec per l’invio delle comunicazioni agevola e riduce i tempi di risposta e di pagamento in caso di morosità ma necessita anche di un’It governance in grado di gestire e automatizzare l’intero flusso dei messaggi in azienda.
Implementato nel 2014 a seguito di un’accurata software selection, oggi Pec Organizer consente l’invio di circa 300mila messaggi Pec all’anno ai quali si prevede di aggiungere presto l’invio massivo delle bollette ai clienti via email.
L’intento è ottenere una gestione centralizzata dei messaggi certificati, introdurre gli stessi nel workflow aziendale e aumentare la sicurezza grazie al controllo delle attività sulle cartelle Pec e dei log degli utenti.

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