Office 365 un anno dopo: gestire il cambiamento

Il change management è il punto essenziale di una migrazione verso il cloud. Mauro Viacava, Cio di Barilla, e Sergio Casado, suo omologo in Leroy Merlin, raccontano la loro esperienza.

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Per cercare di capire come questa visione corrisponda alla realtà che i Cio vivono quotidianamente, Microsoft ha invitato a portare la loro testimonianza due figure di spicco del mondo delle imprese italiane: Mauro Viacava, Cio di Barilla (nella foto) e Sergio Casado Castejón. Responsabile Tecnologia & Innovazione di Leroy Merlin Italia.
Entrambi hanno adottato 365, entrambi considerano il cloud uno strumento evolutivo per l’impresa e non solo dal punto di vista tecnologico.

«Il cloud - ha esordito Casado - è uno strumento che aiuta a sviluppare la strategia della delega della gestione dei sistemi. Per una azienda come la nostra, la gestione dei server di posta non ha alcun valore strategico».
Il ruolo del Cio, nella visione di Casado, è quello di essere vicino al business, nello specifico ”vicini ai punti vendita”, per questo la gestione di un server non rappresenta un valore per l’azienda.
Rispetto al precedente ricorso a servizi in outsourcing, il cloud di Office 365 rappresenta un vantaggio in termini di tempo e flessibilità. «Non possiamo certo metterci un mese per avere un server in più quando ci serve, come invece succede con l’outsourcing».
E se altri identificano nella sicurezza uno dei freni all’adozione del cloud, Casado replica in modo tranchant: «I maggiori problemi li abbiamo con le persone che lavorano con noi».

Ancora più radicale e pervasivo è l’approccio di Barilla al tema del cloud.
«Da nove anni non abbiamo un programmatore in casa. Ci siamo piuttosto concentrati su altre figure e funzioni».
Queste figure e funzioni si collocano all’interno di un sistema di supporto ai processi, che implica non solo una capacità di relazione con il management aziendale, ma anche la capacità di parlare il linguaggio del business, non necessariamente tecnico.
«Naturalmente è stato un approccio graduale. Prima abbiamo dato in outsourcing tutta l'infrastruttura, dalle Lan alle Wan. Poi siamo passati all’adozione di soluzioni SaaS. Ma il vero salto è avvenuto nel 2009».
Tre anni fa per Barilla era arrivato il momento di scelte importanti: nuove soluzioni applicative, necessità di rinnovare i tool di comunicazione interni e il parco client.
«È così che è nato un It Strategic Plan a supporto del Business Strategic Plan dell'azienda. Abbiamo avviato un percorso di cambiamento che ha coinvolto 4.200 persone in tutto il mondo e che ha richiesto una analisi di dettaglio su ogni elemento, aspetti giuslavoristici inclusi, ad esempio sul tema della presence».
Il deployment è avvenuto lo scorso anno.

Secondo Giancarlo Capitani, l’esperienza di Leroy Merlin e Barilla mette già in luce una delle caratteristiche fondamentali del Cio al tempo del cloud: la capacità di ascolto e relazione.
Certo, l’ambiente nel quale il progetto si sviluppa è importante: «In aziende con una catena decisionale corta, come sono Barilla, Leroy Merlin, oppure Amadori, anche questo un ottimo caso implementativo di cloud, questi progetti partono più facilmente».
Se il Cio è di qualità, ritiene Capitani, riesce a far capire la sua visione all’imprenditore, anche in una realtà manageriale come quella italiana nella quale le tecnologie hanno ancora un posto limitato.

«La capacità di ascolto è fondamentale - incalza Viacava -. Bisogna conoscere il business strategic plan e se la proposta che si intende portare avanti è in linea con il piano, non è difficile farla adottare».
Esclude la possibilità di essere esautorato dal suo ruolo da altre funzioni aziendali, Viacava, che spiega: «Non è assolutamente vero che la funzione aziendale si occupi autonomamente del provisioning anche potendolo fare. Sa che sarebbe una scelta controproducente, perché non avrebbe poi le competenze tecnologiche per sostenere la sua scelta».

Anche Casado rivendica al suo ruolo il coraggio di una scelta controcorrente: «Avevamo un datacenter nuovo, lo abbiamo spostato, portando all’esterno tutti i server di produzione. Il datacenter interno funge oggi da disaster recovery per l’esterno. Per noi era essenziale intraprendere un percorso di convergenza e di standardizzazione, liberandoci dal legacy».
Per questo in Leory Merlin si è proceduto per gradi, partendo dalla virtualizzazione, passando all’esternalizzazione del datacenter, arrivando al cloud con la posta.

«È importante che il change management coinvolga tutta l’azienda - riprende Viacava -. Noi siamo partiti da lontano, con volantini e gadget. Abbiamo formato in aula 1200 key user non solo sull’utilizzo del software, ma soprattutto sui cambiamenti che introduce a livello operativo. I key user, a loro volta, hanno fatto attività di evangelizzazione sugli altri dipendenti».
In Barilla l’adozione del cloud è estesa: oltre alla posta e a Office è stato introdotto Lync, correlandolo con con videoconferenza e presence.
«Quando parliamo di adozione estesa, ci riferiamo al fatto che la nostra piattaforma non è chiusa, ma serve per interagire con partner, fornitori, trade, agenzie».
Posta, messaggistica, collaboration nono sono, nella visione Barilla, semplicemente un servizio cloudizzato, ma come elementi di una filiera integrata.

Per quanto riguarda Leroy Merlin, il primo step ha indirizzato solo la posta, «ma siamo pronti a implementare Lync e poi Office. Abbiamo comprato anche Intune. Il budget del nostro dipartimento continua a crescere: quest'anno del 2,8 per cento».

Se per Leroy Merlin l’adozione è ancora recente, per Barilla si possono già tirare le fila: «Uno dei nostri obiettivi era la riduzione dei costi. Implementando la nuova policy per i viaggi, con la collaboration abbiamo registrato una riduzione del 30% nei costi. Per la telepresence, il payback è stato di quattro mesi e il sistema è risultato fully booked dal mese successivo la sua realizzazione».

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