Non solo archiviazione

Lavoro semplificato e processi più efficienti per Sicurglobal

Spinta principalmente dall'obiettivo di ridurre le spese di gestione attraverso l'omogeneizzazione dei processi all'interno del gruppo (17 società che forniscono servizi integrati di sicurezza e vigilanza), Sicurglobal impiega come soluzione di document management un add on dell'Erp utilizzato (le Acg di Ibm con applicazioni interne su As/400) sviluppato da terze parti. «La soluzione, che è stata scelta dopo aver confrontato le proposte di differenti vendor sulla base dell'aderenza alle esigenze aziendali, del rapporto costi/benefici e della connessione con gli altri applicativi gestionali interni - ha messo in evidenza Shyam Sundaresan, direttore Ict, acquisti e servizi di Sicurglobal -, non limita il proprio ambito al puro document archiving. Copre, infatti, anche gli aspetti di content management, sia per la documentazione sia per la spedizione e la condivisione dei contenuti, anche in formati differenziati per quanto riguarda layout e tipologia di documento».

Senza aver impattato sull'infrastruttura, l'applicativo ha permesso di semplificare il lavoro, garantendo una gestione efficiente dei documenti e delle informazioni vitali per l'azienda, accrescendo, conseguentemente, l'efficienza nei processi aziendali e permettendo, contestualmente, il recupero di tempo e risorse. «Non abbiamo riscontrato particolari criticità - ha rilevato il manager -, al contrario, il prodotto permette di archiviare e ricercare documenti cartacei ed elettronici acquisiti in vario modo: via scanner, provenienti da fax, e-mail, applicazioni office o prodotti dai sistemi gestionali aziendali. Tutti gli impiegati del back office, circa 400, sono abilitati al suo utilizzo con livelli di accesso differenziati».

Ma le iniziative di Sicurglobal in quest'ambito proseguono in direzione della gestione dei processi di business sulla linea di «approfondire le effettive esigenze, raffrontandole con quanto offerto dal mercato», ha concluso Sundaresan.

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