Nel documentale la manualità rema contro l’efficienza

Una ricerca europea di Coleman Parkes per Ricoh scova i limiti della gestione tradizionale dei processi documentali critici.

I responsabili dei processi documentali critici delle imprese europee impiegano ogni anno per la loro gestione circa 362 milioni di ore di lavoro, pari a un costo complessivo di 147 miliardi di euro. Smaterializzando queste attività si potrebbero guadagnare 46 miliardi di euro.

È la sintesi di una ricerca condotta da Coleman Parkes per Ricoh Europe.
La ricerca esamina la modalità con la quale le organizzazioni europee stanno gestendo i processi documentali critici, ossia che con regolarità hanno un impatto diretto sull'interazione dell'azienda con clienti e dipendenti. È stata condotta sentendo responsabili dei processi documentali dei dipartimenti contabilità/finanza, commerciale, legale, Hr e buste paga, gestione delle relazioni con i clienti, magazzino e supply chain. In totale, 458 interviste telefoniche a manager di organizzazioni di grandi dimensioni (da 1.000 dipendenti in su) in Belgio, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Paesi Scandinavi, Spagna, Svizzera e Regno Unito. Sono state anche realizzate interviste di carattere qualitativo con alcuni Cio europei per raccogliere il loro punto di vista sui processi documentali per la loro azienda critici.

Per Ricoh l'obiettivo è proprio fornire ai Cio elementi utili per una migliore gestione dei processi critici e la ricerca indica come i processi manuali basati su documenti cartacei abbiano un impatto negativo nelle aziende.

Peraltro la maggior parte delle aziende europee intervistate concorda sul fatto che i processi documentali critici possano essere ottimizzati in termini di migliore condivisione delle conoscenza (67%), maggiore sicurezza delle informazioni (67%) e incremento della produttività (65%).

Ma le principali barriere che ostacolano il miglioramento dei workflow sono nella mancanza di tempo (45%) e di risorse (35%).
Un modo per migliorare rapidamente la gestione dei flussi documentali sarebbe ricorrere all'outsourcing.

Ma le aziende europee sono invece restie ad affidare a terzi la gestione dei processi documentali; e comuque mancano nelle aziende le misure per garantire la sicurezza dei documenti: un'impresa su 12 non dispone di alcun sistema per la protezione dei dati e il 36% ha ammesso di avere perso o archiviato nel posto sbagliato informazioni importanti.

Nonostante le numerose tecnologie disponibili, dalla ricerca emerge come la maggior parte dei processi sia ancora basata su attività manuali che potrebbero essere automatizzate.
In media il 43% di tutte le informazioni critiche per le aziende è archiviato esclusivamente in formato cartaceo, con errori, inefficienze e perdite di tempo.
Solo nel 22% delle organizzazioni vengono implementati workflow automatizzati.

Il white paper con la ricerca può essere scaricato qui.

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