Migliorare l’efficienza dell’IT con il Lean thinking

Si tratta di una tecnica che sta avendo sempre più successo grazie alla sua capacità di eliminare degli sprechi e di migliorare la produttività. Per implementarla è necessario preparare culturalmente le persone.

Tradizionalmente usati dalle aziende manifatturiere per migliorare i processi di produzione e fornire valore al cliente, i principi di Lean vengono oggi impiegati in ambiti più service oriended, quali l'assistenza sanitaria, i servizi finanziari e persino l'IT. In un momento come quello attuale, in cui molte aziende cercano di fare di più impiegando meno risorse, il Lean thinking permette di eliminare gli sprechi e migliorare la produttività.


Eppure Lean non è solo sinonimo di taglio ai costi e di fare di più con meno. In questo senso, vi illustriamo alcuni aspetti di questa metodologia di continuo miglioramento che possono consentire alle aziende e alle organizzazioni di dar vita a cambiamenti sostenibili a beneficio del cliente.


Quali sono i principi alla base del Lean?
Tutti i principi su cui si fonda il Lean riguardano la riduzione degli sprechi o il fare di più usando meno risorse. Tali principi si concentrano sul valore aggiunto per il cliente finale, indipendentemente dal fatto che quel cliente sia interno o esterno.


La metodologia di miglioramento del processo è stata originariamente introdotta nel settore manifatturiero da Ford nel 1913. Presso la sua fabbrica di automobili, Ford creò il primo flusso di produzione per migliorare il processo della catena di montaggio. “Prima del Lean, aziende come la Ford dovevano acquistare quotidianamente innumerevoli componenti nella speranza di utilizzarli tutti - ha dichiarato David Hurwitz, esperto di Lean IT e vice president di CA -. Oggi, con il Lean, le aziende possono effettuare gli ordini solo quando ne hanno bisogno".


Da allora, altre grandi aziende manifatturiere, come la Toyota, hanno adottato i principi Lean per migliorare il flusso dei loro prodotti attraverso tutti i processi.

Ulteriori dettagli sui principi di Lean sono disponibili a a questa pagina.


Che cosa significa Lean Thinking?
Lean Thinking è il processo di integrazione dei principi di Lean in un'impresa. Con un termine coniato da James Womack e Daniel Jones nel loro omonimo libro del 1996, il Lean Thinking incorpora cinque processi fondamentali che definiscono una società come Lean. Tali società:

  • 1. Specificano il valore dal punto di vista del cliente finale.
  • 2. Identificano e mappano i flussi di valore.
  • 3. Definiscono precisi step cosicché i prodotti arrivino più facilmente al cliente.
  • 4. I clienti percepiscono un valore aggiunto dalla attività dell'impresa.
  • 5. Perseguono la perfezione attraverso il miglioramento continuo.

Le aziende che utilizzano principi Lean o il Lean Thinking lo fanno con il fine ultimo di eliminare gli sprechi nei processi e nelle procedure, massimizzando il valore che offrono ai clienti e minimizzando i rischi. Cliccate qui per avere informazioni sulle pubblicazioni inerenti il Lean Thinking.


Chi usa il Lean?

Il Lean ebbe origine nel settore manifatturiero, ma è oggi applicato in diversi ambiti, fra cui l'IT, l'assistenza sanitaria e i servizi finanziari. Il Lean sta rapidamente maturando nell'attuale economia per diversi motivi, compresa la relativa facilità di gestirlo.


Il Lean si sta espandendo nel settore dei servizi. Le società che operano in questo ambito hanno in comune il fatto di essere tutte orientati al cliente e di cercare continuamente modi per ottimizzare i loro processi di business. L'IT può essere coinvolta attraverso progetti a supporto del Lean nel business, come il business process management o la system integration, oppure attraverso l'adozione di principi di Lean per migliorare i servizi dell'IT stessa.


"Il Lean può guidare l'efficienza, ma la sua implementazione non dovrebbe essere principalmente motivata da risparmi di cassa e dalla riduzioni di personale - ha detto Alexander Peters, analista di Forrester Research -. Piuttosto, le imprese che lo applicano dovrebbero avere come obiettivo alcuni vantaggi sostenibili, quali per esempio il cambiamento della cultura per focalizzarsi sulle esigenze e sulle interazioni con il cliente, concentrarsi sulla prevenzione anziché sugli interventi a posteriori e modificare i processi per migliorare la qualità del servizio e ridurre i disagi di cui è vittima il cliente".


Che vantaggi può portare il Lean all'IT?

Il Lean IT non è altro che l'applicazione del Lean Thinking in ambito informatico. I tool di Lean vengono utilizzati nelle organizzazioni IT per ridurre i tempi di sviluppo di applicazioni e soluzioni, migliorare le performance dei servizi e per fare di più con meno risorse.


In una recente ricerca di Forrester dal titolo "Applying Lean Thinking to IT", gli autori commentano che "facendo diventare l'eliminazione degli sprechi in tutte le loro forme una priorità assoluta per il proprio personale, si crea la giusta cultura per il continuo miglioramento e l'innovazione".



Un esempio di come le organizzazioni IT utilizzano il Lean Thinking si può vedere ne processo di help desk. Le aziende stanno usando la mappatura dei processi per eliminare attività che non aggiungono valore, come le richieste ripetitive delle medesime informazioni o la duplicazione del data entru. In tal modo, l'help desk migliora i tempi di risposta e il servizio di assistenza ai clienti. In particolare, secondo Peters, i principi di Lean Thinking si possono riassumere in:

  • Definire l'IT in termini dei servizi/prodotti che ci si aspetta fornisca.
  • Semplificare la capacità IT attraverso servizi/prodotti.
  • Assicurare la "fluidità" del flusso di processi e informazioni.
  • Aiutare l'impresa a usare al massimo il valore che arriva dall'IT.
  • Monitorare e misurare il delivery dell'IT per persegurei continui miglioramenti.

Quali tool di Lean sono disponibili oggi per i CIO?

Lean è un termine generico che significa eliminare gli sprechi e le aziende utilizzano una serie di tool di Lean per raggiungere questo obiettivo. Uno dei più popolari è Kaizen, che deve il nome a un termine giapponese che significa miglioramento continuo. Molte aziende utilizzano l'approccio Kaizen per avere un rapido miglioramento e un veloce raggiungimento degli obiettivi.


Kaizen è un metodo per ottenere costantemente piccoli cambiamenti incrementali nei processi, al fine di migliorare la qualità e l'efficienza complessiva. Il metodo è suddiviso in tre fasi - la preparazione, l'esecuzione e l'apprendimento - il tutto con l'obiettivo di individuare i potenziali problemi, eliminando quelli che non aggiungono valore e istituzionalizzando il miglioramento dei processi.



Altri strumenti Lean includono la mappatura del flusso del valore, Kanban, il total quality management, il just in time o l'implementazione delle cosiddette 5S (Seiri, ovvero Organizzare; Seiton ovvero Ordine; Seiso, Pulire; Seiketsu, Standardizzare; Shitsuke, Disciplina).

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