Meglio una soluzione mista

Anche nel futuro del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili (Cndcec) c’è spazio per la gestione documentale

Claudio Bodini, commercialista esperto di It, al punto da curare l'information technology del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili (Cndcec), con sede a Roma, in parallelo alla gestione del proprio studio a Cremona (sette persone in tutto) non ha ancora affrontato il tema del document management. «Sia per il Consiglio nazionale che per lo studio, la situazione attuale lascia spazio al miglioramento - ha commentato -. Nel primo caso, la recente unificazione con il consiglio dei ragionieri, ad esempio, ha rallentato la fase di ristrutturazione dell'archiviazione sostitutiva per la quale stiamo approntando e studiando un progetto completo». Attualmente, la documentazione protocollata è scannerizzata e conservata in un archivio digitale presso il server dello stesso Consiglio nazionale, mentre quella in originale è conservata ancora in archivi fisici. I dati a disposizione dei consiglieri oggetto di discussione nelle varie sedute sono, invece, disponibili su un sito Web, con accesso sicuro, ove possono essere condivisi.

In attesa, dunque, di rendere operativa la nuova procedura di document management, come It manager del Cndcec, Bodini si prefigge di introdurre un'applicazione destinata a tale scopo nel suo studio cremonese. «La priorità che attribuisco a un investimento di questo tipo, insieme alla posta elettronica certificata, alla carta nazionale dei servizi, alla firma digitale e all'adeguamento tecnologico alla classificazione bilanci Xbrl (eXtensible business reporting language, ndr) è sicuramente alta. L'adozione di una tecnologia di merito è imminente e la propensione va in direzione di una soluzione mista, applicativo residente e conservazione remota. Abbiamo testato applicazioni che consentano l'archiviazione elettronica e l'estrapolazione documentale degli output di stampa da parte dei software applicativi, ma non è stata fatta un'analisi specifica dell'eventuale risparmio delle risorse». Fino ad ora, i documenti generati da un software di riferimento sono stati archiviati in duplice formato (cartaceo e digitale), senza conservazione sostitutiva. I file risiedono in remoto e su disco fisso.

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