Il machine learning entra nella nota spese con eExpense

L'obiettivo di Livio Pomi, CEO di EcosAgile, "è realizzare soluzioni per la gestione del personale che possano rendere semplice la gestione per l’azienda, per questo espliriamo le possibilità di utilizzo del machine learning nel settore risorse umane".

EcosAgile lo ha fatto creando la nuova app mobile eExpense, per la gestione delle note spese e delle trasferte, in grado di leggere e comprendere la documentazione delle spese, controllandone la qualità, la completezza, le policy.

Il presupposto è che direttori marketing, sales manager, consulenti, rappresentanti, tecnici, quando si spostano sono sempre alle prese con scontrini e ricevute, mentre l’azienda ha problemi di raccolta, di controllo e gestione.

L’app eExpense rivede la modalità con cui oggi avviene il processo di gestione della nota spese e della trasferta. eExpense permette di inserire automaticamente le voci di spesa e caricare l’immagine dei documenti giustificativi.

Come funziona eExpense

Lettura intelligente dello scontrino; scattata la foto, l’App la legge riducendo al minimo, anche in un secondo momento, le informazioni da inserire per la consegna.

Possibilità di personalizzazione della nota spese, con definizione delle voci di spesa e di costo, controllo rispetto a policy aziendali configurabili e complesse, spese auto propria e aziendale, auto in pool, fasce di costo.

Tramite l’App si allegano i documenti giustificativi delle spese fotografandoli e con un upload dell’immagine;

Il workflow approvativo con possibilità di riscontro da parte dei responsabili avviene direttamente dall’App.

Via app si fanno richieste di trasferta integrata alla prenotazione del mezzo di trasporto e del pernottamento; gestione richieste di anticipi; privacy garantita e nessuna forma promozionale di servizi di terze parti.

L'app esegue il controllo automatico della qualità degli scontrini, della completezza, della leggibilità e della corretta registrazione. Fornisce i dati ai sistemi amministrativi dell’azienda, con estrazione configurabile o tramite integrazioni API/Web Service real-time. Esegue la sincronizzazione con back-end in base alla disponibilità e qualità del segnale, registrazioni nota spese off- line, controllo di integrità della trasmissione.

L'app implementa algoritmi di machine learning e OCR per la compilazione veloce delle spese.
Offre ai responsabili un reporting analitico e di sintesi, completo di dashboard con drill down interattivo.

Sono alti gli standard di sicurezza, tra cui 4 diversi algoritmi proprietari di controllo anti-manipolazione. eExpense gestisce le policy aziendali di soglia e l'associazione vincolante o meno delle trasferte.
Gestisce la conversione cambio su tutte le valute del mondo, con gestione dei tassi di cambio automaatica e l'attribuz ione delle spese a commesse o progetti in coerenza alle allocazioni delle perso.Associa le spese al piano dei conti, fornendo i flussi integrati verso il sistema amministrativo e paghe dell'azienda.

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