Nell’arco di un quadriennio, secondo Summit Strategies, il ricorso alla terziarizzazione delle applicazioni di gestione del personale può consentire risparmi tra il 30 e il 50%. In linea generale, gli esiti sono vantaggiosi quando vengono esternalizzati processi ripetitivi.
Da un lato la necessità di aumentare la produttività degli organici, dall’altro l’urgenza di accrescerne la soddisfazione: si gioca tra queste due sponde la partita che vede l’azienda impegnata a ridurre i costi, eppure decisa a mantenere e alimentare il patrimonio rappresentato dalle risorse umane. Il ruolo affidato alla gestione del personale in azienda da tattico deve diventare strategico, allineandosi con gli obiettivi d’impresa. E dal momento che organizzare e amministrare l’organico rappresenta sì un fattore critico, ma certo non il core business, ecco il ricorso all’outsourcing. La terziarizzazione può riguardare uno o più aspetti, dalle funzioni di gestione a quelle amministrative, dalla selezione al training, dalle attività di relazione, pronte per essere affidate al call center e al self service via Web, a quelle direzionali e di controllo, che assicurano una base fondamentale di supporto alle decisioni. Attraverso il Workforce performance management, da cui trarre una misura delle prestazioni lavorative di ciascuno. "L’outsourcing dei processi di business – sottolinea Monica Barron, analista di Amr Research – produce sicuramente esiti vantaggiosi qualora si tratti di pratiche altamente ripetitive e ben documentate".
Se l’obiettivo primario delle aziende si sostanzia nella riduzione dei costi correlati alla gestione del personale, una motivazione ulteriore può consistere nell’affidarsi a una terza parte che vanta competenze specifiche in tema e, al contempo, dispone delle risorse It necessarie. "Per decidere se terziarizzare possa rivelarsi un’opzione validamente praticabile – osserva Barron – più che usare un tale parametro come discriminante in sé e per sé, si deve porre su un piatto della bilancia le conoscenze specialistiche rispetto a uno o più processi e, sull’altro, la comprensione approfondita delle dinamiche che regolano l’attività di business, la struttura dell’azienda e del suo organico". Così, appaiono come buoni candidati alla terziarizzazione i processi di gestione delle risorse umane che richiedono competenze "extra" di natura specialistica e che necessitano frequenti aggiornamenti di routine, accanto a quelli la cui conduzione lascia pochissimo spazio alla discrezionalità e non influenza i risultati che ne derivano. Non altrettanto, invece, per i processi che risultano peculiari dell’azienda, che riflettono politiche complesse e logiche legate alla sistematizzazione dei controlli e delle verifiche dirette.
Soluzioni scalabili
Tra questi spiccano, stando a una recente indagine condotta da Amr Research, la riduzione degli oneri di gestione e il miglioramento del servizio reso, ma si segnala anche, seppure con minore enfasi, la possibilità di avere accesso alle nuove tecnologie a costi minori e all’expertise del fornitore. Poiché gli aspetti legati alla piattaforma tecnologica si rivelano critici ai fini della buona riuscita dell’outsourcing, questi devono rappresentare fattori di accurata valutazione, badando alla scalabilità e all’integrazione dei differenti servizi proposti, anche nella prospettiva della loro estensione.
"La sfida più delicata e difficile per chi terziarizza i processi di gestione delle risorse umane – sostiene l’analista – consiste nell’assorbire l’impatto del cambiamento, che deve essere guidato con estrema cura". Basti pensare a ciò che accade quando al tradizionale interlocutore in carne e ossa, che rappresenta il riferimento per le varie istanze provenienti dal personale, si sostituisce il call center o il self service via Internet.
Di certo, all’outsourcing ricorrono sempre più spesso le organizzazioni che crescono con acquisizioni o fusioni, al fine di armonizzare i diversi sistemi di gestione. Più in generale, comunque, esso può costituire il presupposto per trasformare l’area delle risorse umane in un vero e proprio partner strategico per le altre funzioni aziendali. Si tratta, allora, di cogliere le valenze che, al di là dei vantaggi finanziari, si possono legare a scelte di carattere propriamente applicativo. Tanto più se è vero quanto attesta un articolato studio condotto da Cfo Research Services, dal quale emerge come buona parte del campione, pur giustificando il ricorso alla terziarizzazione delle applicazioni di Human resource management (Hrm), per contenere i costi di It, evidenzi benefici di primaria importanza niente affatto correlati con la riduzione complessiva degli oneri. Tra questi, il miglioramento dell’accuratezza delle informazioni e della tempestività con cui vengono trattate, nonché la possibilità di concentrarsi sulla pianificazione e sul perseguimento degli obiettivi di business. Quanto ai risparmi, essi riguardano le spese per l’hardware, il software e i servizi di consulenza, gli oneri di gestione del personale e di manutenzione del sistema informativo.
L’outsourcing delle applicazioni può essere d’interesse anche per le piccole aziende, in ragione di una proposta in virtù della quale, da un lato, esternalizzare i compiti a basso valore e, dall’altro, poter contare su un supporto a livello di best practice. Riguarda certamente le aziende più grandi l’opportunità di risolvere, grazie all’outsourcing, il problema di consolidare il proprio sistema Hrm, ma la terziarizzazione delle applicazioni si propone a tutte le imprese, con la promessa di liberarle dalla necessità di gestire e aggiornare la piattaforma e, con essa, dai costi diretti e indiretti: acquisti e manutenzione, operatività e training del personale. In questo modo non si pregiudica la produttività dell’area risorse umane, sollevata dall’onere di dover gestire il sistema, e la disponibilità in tempo reale di informazioni più accurate permette ai manager di rendere più efficace la conduzione dei gruppi di lavoro. Così non potrebbe essere senza l’integrazione della piattaforma di Hrm con i sistemi di back office, un ulteriore elemento che diviene compito dell’outsourcer. L’azienda può evitare, così, di dedicarsi alla continua sincronizzazione dell’Hrm con il sistema informativo.
Secondo Summit Strategies, rispetto all’implementazione di una soluzione di Hrm interna, l’outsourcing può consentire, nell’arco di un quadriennio, risparmi compresi tra il 30% e il 50%. Merito, in particolare, del fatto che lo staff può concentrarsi su impegni di carattere assai più strategico, come selezionare e mantenere al proprio interno le risorse più valide, nonché allocarle per il meglio, mirando a svilupparne le capacità professionali. In buona sostanza, ciò significa puntare l’attenzione non più sul sistema ma sulle persone. Sotto il profilo operativo, i vantaggi più rapidamente ottenibili, oltre alla riduzione degli errori, riguardano la possibilità di accedere in modo pressoché ubiquo alle informazioni, disponibili in tempo reale e con un livello superiore di dettaglio e la standardizzazione dei processi che, dal punto di vista organizzativo, può tradursi in un aumento netto della qualità e della tempestività delle decisioni. Infine, l’outsourcing permette di spostare risorse interne, impegnate operativamente nelle aree Hr e It, su altri fronti e con incarichi a maggiore valore aggiunto, a tutto vantaggio della posizione competitiva dell’azienda.
