Lavoro flessibile: come gestire i team di lavoro

Con ben due terzi (circa il 63%) di persone che in realtà come il Regno Unito che lavorano regolarmente da casa, una delle sfide per le imprese oggi riguarda come gestire team di persone che lavorano in modo flessibile o che si trovano in luoghi diversi, e accertarsi che siano il più possibile produttive e motivate.

I dati riportati relativamente al avoro flessibile emergono dalla Polycom Global Survey del 2017, Changing World of Work

«Dalla mia esperienza nella gestione di team di lavoro dislocati in tutto il mondo - dice Marco Landi, Presidente di Polycom per l’area EMEA e APAC - ho tratto alcuni suggerimenti per coordinare con successo gruppi di persone che lavorano in sedi differenti».

Dare obiettivi chiari

Prima di pensare o applicare un approccio culturale al lavoro flessibile a livello globale, è  indispensabile avere perfettamente chiaro in mente cosa si vuole raggiungere.

Marco Landi, Presidente di Polycom per l’area EMEA e APAC

Ad esempio, una modalità di lavoro flessibile di successo ha bisogno di sostenitori e supporto a tutti i livelli e dipartimenti, ma soprattutto dai responsabili C-level, le risorse umane (HR), i Facilities Manager (FM) e l'IT, in quanto saranno i team che dovranno lavorare insieme ai Manager per far sì che il lavoro flessibile in azienda funzioni e abbia una buona resa.

Sarà utile essere chiari rispetto agli obiettivi culturali e finanziari che si vuole ottenere da una struttura di lavoro che predilige il lavoro flessibile e come misurarne il valore. Si renderà anche necessario incontrare i partner tecnologici per trovare le soluzioni appropriate per le proprie esigenze, poiché la collaboration a distanza non funziona se non si dispone del giusto supporto tecnologico.

Politiche aziendali ad ampio spettro

Per i 24.000 lavoratori intervistati in tutto il mondo per lo studio Changing World of Work, la più grande preoccupazione è che, quando si lavora in modo flessibile, ci si preoccupa che i colleghi in ufficio possano pensare che non si lavori altrettanto bene.

La loro più grande ansia riguarda il rischio di sentirsi in dovere di lavorare più ore, oltre alla difficoltà nel costruire relazioni con i colleghi.

Quando è stato chiesto loro cosa avrebbe contribuito ad alleviare queste paure, hanno fatto riferimento a una tecnologia collaborativa, una politica di smart working e una guida da parte dell’HR su come gestire, appunto, il lavoro flessibile. È questa l'aspettativa dei lavoratori che chiedono flessibilità come requisito.

È proprio qui che per Landi i dipartimenti HR devono essere coinvolti. Cosa ci si aspetta dai dipendenti che lavorano in maniera flessibile o dislocati in diverse sedi in tutto il mondo? Come farsi portavoce delle policy aziendale e della formazione? Come attribuire le responsabilità a chi fa smart working o a chi non necessariamente è basato nello stesso ufficio del proprio line manager?

A ogni team gli strumenti adeguati per il proprio lavoro

L'IT deve assicurarsi che il personale che lavora in modo flessibile, a livello internazionale e quelli che viaggiano per affari, abbiano gli strumenti e i software necessari per essere potenzialmente più produttivi di quelli che si trovano in ufficio.

Al limite avranno bisogno di una potente banda larga e di Wi-Fi là dove fanno base, un accesso ai software di conference e agli strumenti audio / video. Avranno inoltre bisogno di accesso sicuro ai file aziendali, ad esempio tramite una rete privata virtuale (VPN) e l'accesso a strumenti collaborativi di project management.

IT e HR dovranno collaborare per offrire formazione a tutti i dipendenti che lavoreranno in modo flessibile, così come a quelli in ufficio che utilizzeranno strumenti di collaboration e web conferencing di alto livello per mettersi in contatto con loro.

Quattro lavoratori su cinque in UK (79%) utilizzano soluzioni di collaboration e conferencing ogni settimana, questo conferma la tendenza a cui siamo già un po’ abituati.

Oggi gli strumenti di collaboration sono così intuitivi che i team di lavoro dislocati possono condividere i contenuti in modalità wireless dal PC portatile, tablet o cellulari utilizzando la tecnologia di mirroring. Queste tecnologie offrono un ambiente di collaborazione così sofisticato che ci si trova a comunicare come se i partecipanti fossero tutti nella stessa stanza.

Fiducia nel team di lavoro

La fiducia è un elemento essenziale per permettere e consentire il lavoro flessibile, e non è per tutti. Un terzo degli intervistati (il 33%) ha dichiarato di non credere, per primi, in loro stessi e al fatto di poter rimanere concentrati con lo smart working. Ma con la giusta formazione e le policy condivise, molti di loro potrebbero essere persuasi.

La possibilità di mostrarsi in video con tecnologie come Skype for Business, è un ottimo modo per mostrare la propria disponibilità, e permette anche al 33% di coloro che non si fidano di sé stessi di rimanere connessi e sentirsi responsabilizzati.

Chi lavora in modo flessibile dovrebbe avere la certezza di poter fare affidamento su un contatto diretto con l'IT, per essere supportato in caso di bisogno.

Valutazioni a cadenza regolare

Per mettere le basi di una cultura del lavoro flessibile si può ricorrere anche al giudizio del personale. Come si trovano i lavoratori? Sono più produttivi? Percepiscono i vantaggi del non fare spostamenti e del poter godere di un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata? Hanno tutti gli strumenti di cui hanno bisogno?

Verificando regolarmente gli indicatori di performance aziendali, è possibile misurare l'impatto che la struttura di lavoro flessibile ha sulla motivazione del personale, la produttività e sui costi di viaggio e legati alla struttura.

Sarà inoltre sempre utile chiedere costantemente feedback al personale, e testare sempre nuove tecnologie di lavoro collaborativo che potrebbero essere implementate all’interno dell’organizzazione.

Creando una cultura collaborativa, basata sulla fiducia, il lavoro flessibile e il fatto di lavorare con gruppi o partner internazionali possono diventare un'abitudine. Ci saranno sempre dei momenti in cui è utile che tutti i dipendenti siano nello stesso ufficio, ma un valido approccio al lavoro flessibile e globale può aiutare un'azienda a trattenere i talenti - in particolare le donne che tornano al lavoro dopo essere diventate madri - e i giovani, che sanno bene come lavorare in modo flessibile adattandosi facilmente alle nuove tecnologie.

Lo smart working e la collaboration tra team dislocati in tutto il mondo stanno già facendo grandi passi avanti nella cultura aziendale, ad esempio nel Regno Unito. Come far funzionare al meglio questo approccio?

Claudio Mignone, country manager Polycom

«In Italia stiamo già facendo importanti passi in avanti - commenta Claudio Mignone Country Manager di Polycom Italia -. Molte aziende hanno già sposato questo approccio culturale e molte si stanno avvicinando. A questo proposito il DDL sul lavoro agile può essere un abilitatore, verso il cambiamento. La tecnologia può essere un valido supporto e facilitare questo passaggio».

 

 

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