Lavorare in team con Google Documenti

Novembre 2009 Google Documenti (http://docs.google.com)
è stata la prima suite Office utilizzabile interamente online. Essa ha
concretizzato per prima un concetto che in realtà era stato espresso
dalla stessa Microsoft, la quale già da anni vede come scenario futuro
uno spostamento delle applicazioni dai computer locali al Web. Google però
è stata più rapida di Microsoft nell’implementare questi
concetti in un servizio Web 2.0 in grado di sostituire effettivamente una suite
di tipo Office perlomeno nelle funzionalità di base. Solo ora Microsoft
sta infatti recuperando il terreno perduto presentando le Office Web Apps che
saranno legate alla nuova versione 2010 di Office.

Google Documenti è dunque un servizio Web in grado di funzionare in
modo simile a una suite software installata sul PC, ma con diversi vantaggi
e svantaggi rispetto alle applicazioni locali. Gli svantaggi sono la necessità
di una connessione a Internet per poter utilizzare la suite e anche per accedere
ai propri documenti se non ne è stata fatta una copia aggiornata in locale,
la minore velocità operativa, la dipendenza dalle prestazioni della propria
connessione Web, la limitazione nelle dimensioni dei documenti e il minor numero
di funzioni di editing. I vantaggi sono la possibilità di non installare
nulla sul proprio PC, la disponibilità della suite da qualsiasi computer
anche con hardware poco potente semplicemente collegandosi al Web, la memorizzazione
online dei documenti che sono al sicuro e disponibili anche dal computer di
un cliente o di un collega senza dover portare nulla con sé, e infine
le funzioni di condivisione e lavoro in team.

Proprio riguardo le funzioni di condivisione e collaborazione per il lavoro
in team sui medesimi documenti, Google Documenti ha appena incrementato le proprie
funzionalità grazie all’integrazione con Google Gruppi (http://groups.google.it).
A Google Gruppi, che in precedenza aveva utilità limitata a quella di
una mailing list, è infatti stata aggiunta la funzione di condivisione
di documenti, calendari e siti Web, il che lo rende ora uno strumento decisamente
potente per gli utenti business e in grado di rivaleggiare con le funzioni di
condivisione da tempo offerte da Microsoft con Office Live Workspace (http://workspace.officelive.com).

In pratica Google unendo la suite per l’editing di documenti online Google
Documenti con l’applicazione di condivisione e collaborazione Google Gruppi
intende prepararsi alla competizione diretta con la futura accoppiata tra la
suite per l’editing online Microsoft Office Web Apps e l’applicazione
di condivisione/collaborazione Microsoft Office Live Workspace.

Tutto ciò non può che andare a beneficio degli utenti business,
i quali potranno scegliere tra due piattaforme gratuite in grado di espandere
le possibilità di lavorare online e di collaborare con i propri colleghi,
in particolare con referenti dislocati all’estero con i quali lavorare
in team praticamente a costo zero.

Google integra Documenti, Gruppi e Calendari
Google ha già dalla sua parte il vantaggio temporale acquisito con la
suite online Google Documenti, ma è probabile che le funzionalità
e la compatibilità garantite dalla versione online di Microsoft Office
allontaneranno molti utenti dalla soluzione Google.

Per questo Google punta sull’integrazione, non solo con Google Gruppi
ma anche con Google Calendar, altro strumento di grande successo in campo professionale
grazie alle sue potenzialità di gestione e condivisione di calendarizzazioni,
appuntamenti e attività totalmente online. Gli scenari possibili per
l’utenza professionale diventano così decisamente interessanti:
si pensi a un progetto in cui si lavora in team sugli stessi documenti tramite
Google Documenti e si condividono le scadenze lavorative con Google Calendar.
Ora l’integrazione con Google Gruppi consente di condividere in tempo
reale i documenti e i file di lavoro con tutti i membri del proprio gruppo Google,
senza dover perdere tempo a creare e inviare messaggi e-mail multipli, e di
comunicare idee, commenti e proposte tramite Google Gruppi.

Altro scenario interessante è la creazione di un gruppo Google dedicato
a un determinato settore della propria azienda, con la possibilità di
discutere privatamente con gli utenti del gruppo e di condividere documenti
di lavoro e calendarizzazioni. Ancora un’altra possibilità è
la creazione di un gruppo Google dedicato al supporto tecnico, cui iscrivere
le aziende che hanno acquistato le proprie soluzioni software.

Cosa offre Google Documenti
Google Documenti ad oggi include le funzionalità di editor testi, foglio
elettronico ed editor presentazioni, corrispondenti a Word, Excel e PowerPoint
nella suite Microsoft Office. Si possono creare nuovi documenti oppure importarli
caricandoli da browser o inviandoli per posta elettronica.

I documenti vengono memorizzati automaticamente in the cloud sui server Google,
e possono essere scaricati sul PC locale in diversi formati. Ad esempio i documenti
di testo possono essere esportati nei formati testo, OpenOffice, HTML, PDF,
RTF e Word, mentre i fogli elettronici nei formati testo, CSV, OpenOffice, HTML,
PDF e Excel. Un punto debole di Google Documenti è che nel caricamento
dei formati più utilizzati, ovvero DOC di Word e XLS di Excel, si possono
perdere alcune caratteristiche avanzate e di formattazione. Ciò rende
Google Documenti inadatto a progetti in cui sono importanti formattazione avanzata,
impaginazione e layout, mentre la suite online Google è l’ideale
per documenti semplici incentrati sui contenuti. Questo anche a causa di un
altro svantaggio di Google Documenti: le limitazioni nelle dimensioni dei file
utilizzabili.

Il problema infatti non è lo spazio totale a disposizione né
il numero di documenti memorizzabili online (5.000), ma il limite massimo di
500 KB per ciascun documento (testo o foglio elettronico) e di 2 MB per ciascuna
immagine integrata, il che impedisce la modifica di documenti Word complessi.
Fortunatamente, per le presentazioni il limite dimensionale sale a 10 MB.

Google ha parzialmente superato lo svantaggio di non poter lavorare con la
suite senza una connessione Web, in quanto installando l’estensione Google

Gears è possibile visualizzare i documenti offline e modificare i documenti
di testo. Purtroppo non è ancora possibile modificare i fogli elettronici
e le presentazioni.

Condivisione e lavoro in team
Come accennato sopra, Google Documenti ha funzioni avanzate per il lavoro in
team: i documenti possono essere condivisi e più utenti possono modificarli,
sino a un massimo di 10 contemporaneamente (50 per i fogli di lavoro) e 200
utenti totali. Gli utenti del servizio business a pagamento Google Apps possono
anche condividere i documenti con il proprio dominio aziendale. Google supporta
tre diversi livelli di accesso ai documenti: Proprietario, Collaboratore e Visitatore.
Il Proprietario è chi crea o carica il documento, e può modificare
o eliminare il documento, e invitare altre persone assegnando loro il livello
di accesso Collaboratore o Visitatore.

Il Collaboratore può visualizzare il documento, modificarlo o salvarlo
sul proprio disco rigido, ma non eliminarlo. Inoltre può essere autorizzato
dal Proprietario a invitare a sua volta altri Collaboratori
o Visitatori. Il Visitatore può solo visualizzare il
documento e salvarlo sul proprio computer, ma non modificarlo o eliminarlo.
Particolarmente interessante è la possibilità di creare con pochi
clic un Feed RSS che terrà i propri colleghi automaticamente informati
in tempo reale sulle modifiche effettuate ai documenti condivisi.

È disponibile anche un sistema di notifica automatica via e-mail delle
modifiche. Quando due o più utenti stanno modificando lo stesso documento
contemporaneamente, Google visualizza una casella in basso che indica i nomi
dei collaboratori attivi sul documento. Nel caso dei fogli di lavoro è
disponibile anche la scheda Forum che consente di discutere con i collaboratori
sulle modifiche in atto, mentre nel caso delle presentazioni si può dialogare
con i collaboratori tramite la modalità Visualizza Presentazione.

Grazie alla recente integrazione tra Google Documenti e Google Gruppi è
ora possibile anche condividere un documento con i componenti del proprio Gruppo
in modo immediato: basta digitare l’indirizzo e-mail del Gruppo Google
nel menu Condividi/Invita Utente. Se un utente esce o entra nel Gruppo
perderà o otterrà automaticamente l’accesso al documento
così condiviso. Infine, il lavoro in team è facilitato dal fatto
che Google Documenti è cross platform, in quanto può essere utilizzato
sotto Windows, Linux o AppleOS X e supporta i browser Internet Explorer, Firefox,
Safari e Google Chrome.

Versioning e gestione delle modifiche
Il problema principale in un sistema che consente il lavoro in team sugli stessi
documenti è la gestione delle versioni multiple, il cosiddetto versioning.
Quando più utenti modificano contemporaneamente gli stessi documenti
si crea infatti un gran numero di versioni dello stesso documento, che senza
un sistema di gestione e versioning andrebbero perse. Siccome è facile
che la versione più recente di un documento non sia quella più
utile per il proprio progetto, ad esempio perché un collaboratore ha
effettuato una modifica a una sezione del documento che poi viene valutata inferiore
alla precedente versione della medesima sezione, è importante non perdere
le vecchie versioni dei documenti e poter accedere ad esse in modo chiaro, senza
che si crei confusione.

Google Documenti a tale scopo offre il salvataggio automatico di tutte le versioni
precedenti di ciascun documento, e tramite la Cronologia Revisioni è
possibile tornare in qualsiasi momento a una versione precedente. Ancor più
utile è la funzione di confronto tra le versioni: ad esempio, le celle
aggiunte in un foglio elettronico o i paragrafi di testo aggiunti in un documento
sono evidenziati con colori diversi a seconda dell’utente che ha effettuato
le modifiche, e i testi eliminati sono mostrati con una cancellatura semitrasparente
del medesimo colore, rendendo immediato risalire ai collaboratori autori delle
modifiche. Unico difetto della gestione del versioning di Google Documenti è
la mancata indicazione dell’ora nel menu delle versioni, che sono elencate
solo per data, rendendo meno immediata la selezione delle versioni salvate nella
medesima giornata. La gerarchia degli utenti ha effetto anche sulle revisioni:
solo il Proprietario e i Collaboratori possono accedere alla
vecchie versioni di un documento, mentre i Visitatori hanno accesso solo alla
versione più recente.

Condividere i calendari con Google
Google Calendar è considerato a ragione tra i servizi Web 2.0 più
interessanti per l’utenza business. Questo per la facilità con
cui è possibile gestire calendari multipli, sovrapponendo i propri impegni
personali con quelli di lavoro e con quelli di colleghi e clienti. Anche le
attività professionali più complesse possono essere esplicitate
in modo intuitivo tramite i calendari di Google, ad esempio, un avvocato può
visualizzare con colori diversi i calendari delle sue attività in studio,
delle udienze in tribunale e degli impegni personali, mentre una società
di costruzioni può visualizzare con colori diversi la cronologia dei
lavori per i vari clienti per i quali è aperto un cantiere. La condivisione
è semplice, bastano poche operazioni con menu e pulsanti intuitivi per
condividere il proprio calendario con un collega, e si può decidere se
condividere l’intera descrizione dell’impegno o solo lo stato di
libero/occupato. Altrettanto semplice è impostare quali calendari condivisi
visualizzare e quali no, per avere sempre la massima chiarezza cronologica.

Quando si inserisce un evento è possibile generare notifiche automatiche
via e-mail. Anche in questo caso, gli utenti di Google Apps hanno a disposizione
funzioni aggiuntive specifiche per la condivisione dei calendari in ambito aziendale.

Grazie all’integrazione con Google Documenti è possibile invitare
automaticamente a un evento (per esempio una riunione) tutti i collaboratori
con cui si condivide un determinato documento. Basta selezionare l’opzione
di creazione evento nel menu Condividi del documento aperto in Google Documenti,
e si può selezionare se condividere l’evento con i Collaboratori,
i Visitatori o entrambi. La recente integrazione con Google Gruppi
consente poi di condividere un calendario automaticamente con tutti i componenti
del Gruppo Google, basta digitare l’indirizzo e-mail del gruppo in fase
di condivisione e, come per i documenti, anche in questo caso chi entra o esce
dal Gruppo ottiene o perde l’accesso al calendario condiviso.