L’archiviazione sostitutiva di Siav

Virgilio è una soluzione per medio grandi aziende che vogliono mettere in soffitta l’archivio tradizionale.

Siav ha rilasciato Virgilio, una soluzione per aziende ed enti di medie e grandi
dimensioni che consente di gestire archivi sostitutivi, eterogenei e distribuiti sul territorio.

Virgilio permette di definire diverse classi documentali che si differenziano per i contenuti, i metadati di classificazione, il processo e le regole di conservazione.
La soluzione della società patavina consente di associare a ogni classe documentale il proprio workflow relativo al processo di conservazione nel rispetto della normativa.

All'avvio del processo un modulo esegue le attività che possono essere automatizzate, richiamando gli operatori designati a eseguire le attività manuali. Le fasi del processo sono controllate e sottoposte ad audit e messaggi di posta elettronica comunicano la corretta esecuzione o eventuali errori.

Il software, infatti, è dotato di un modulo che monitora con cadenza definita lo stato dell'archivio. Il monitoraggio registra quanto verificato e comunica via e-mail eventuali anomalie riscontrate e le azioni intraprese.
Virgilio può conservare i documenti presenti nei sistemi di gestione documentale senza dover esportarli. Può certificare porzioni di archivi documentali gestiti da altri sistemi, e dopo averlo fatto rende immodificabili documenti e metadati.

Le informazioni relative ai supporti di conservazione, inclusi gli estremi di
certificazione, e i metadati di classificazione di tutti i documenti in essi contenuti sono conservati nell'archivio della soluzione. Il documento vero e proprio si può trovare invece su supporti rimovibili (come Cd e Dvd), storage San, Nas e sistemi di document management. Virgilio è dotato di un modulo di esibizione dei documenti che permette di navigare all'interno dell'archivio digitale fino a trovare un documento o una lista di documenti.

Nell'ambito della conservazione sostitutiva esibire un documento significa produrre estremi di certificazione che ne dimostrino la validità. La soluzione di Siav permette di visualizzare il documento, prelevandolo dalla posizione fisica in cui si trova, mostrare gli estremi di certificazione del supporto che lo contiene (data conservazione, estremi responsabile della conservazione, stato della marca temporale), generare una copia sotto forma di supporto fisico del documento conservato e stampare il documento e una ricevuta, con gli estremi di certificazione.

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