L’archiviazione digitale entra in ferrovia

Ottimizzare l’archivio contenente la documentazione tecnica legata
agli impianti tecnologici rappresentava un must per Rete Ferroviaria
Italiana (Rfi). La società, che ha il compito di gestire
l’infrastruttura e il traffico sulle linee della rete, aveva in
particolare a cuore gli impianti di segnalamento, area strategica che
sovrintende a tutti i sistemi elettronici ed elettromeccanici
preposti al controllo della circolazione. A partire da quest’area, si
è evidenziata l’esigenza di migliorare l’archivio ancora cartaceo e
di adeguarlo alle crescenti esigenze di consultazione e di
aggiornamento che si presentavano quotidianamente all’interno delle
diverse sedi territoriali. Bisognava migliorare l’allineamento con i
processi informatici di progettazione realizzati con tecnologie Cad.
Era necessario, quindi, strutturare un sistema che permettesse di
gestire lo scambio di informazioni. Un simile processo, inoltre, si
inseriva in un più ampio progetto a livello nazionale di Rfi, volto a
ricodificare tutti i documenti relativi alla rete ferroviaria,
permettendo l’assegnazione di un codice identificativo univoco per
ogni disegno di tutta la rete nazionale.
Dopo aver indetto una gara e valutato varie candidature, la società
ha puntato su Engineering Exec di Océ, che poteva fungere anche da
piattaforma comune per varie sedi regionali decentrate, che avevano
iniziato a ottimizzare i propri archivi acquistando, ciascuno
separatamente, sistemi di digitalizzazione diversi. Océ si è
presentata in veste di global solution provider per la fornitura di
hardware, software, assistenza, servizi di consulenza,
personalizzazione e formazione, così come richiesto da Rfi. «La
soluzione è stata scelta perché era costituita da un pacchetto
integrato e completo di hardware e software, gestito e garantito da
Océ stessa – ha spiegato Antonio Ciaravolo, direttore compartimentale
di Verona e Bolzano -. In tal modo, abbiamo potuto interfacciarci con
un unico interlocutore per tutti gli aspetti tecnici e contrattuali
legati all’installazione e allo sviluppo del sistema».
All’interno delle sedi coinvolte (Verona, Venezia e Bolzano), è ora
possibile effettuare la ricerca dei documenti, utilizzando il nome
della stazione o tratta, la descrizione del disegno o parte di essa
inseriti nella fase di catalogazione. Ogni utente abilitato può
stampare i documenti dopo averli richiamati a video senza dover
subire i lunghi tempi d’attesa necessari in precedenza per realizzare
le copie dei documenti cartacei e senza la necessità di alcun
software aggiuntivo da installare sul pc. Engineering Exec, inoltre,
permette il recupero in automatico del file Cad per modificare i
disegni in archivio. Opzioni particolarmente utili quando, ad
esempio, si indice una gara d’appalto per la modifica di un tronco di
rete. Il sistema permette l’estrazione e/o la stampa di tutti i
documenti relativi al tronco di linea interessata (check-out di
lista), rendendo disponibili i progetti Cad originali da modificare o
inviare all’esterno e assegnando loro contestualmente lo stato di
“messa in modifica” onde evitare un utilizzo improprio da parte di
altri utenti. La timbratura elettronica dei disegni con l’indicazione
di origine, data, utente e così via permette di monitorare ogni
modifica operata sul documento, rendendo certa l’identificazione
dell’ultima versione rilasciata. Ma sicurezza significa anche
possibilità di avere un back up dei documenti che prima erano
archiviati solo su carta lucida. L’archivio elettronico permette di
eliminare il rischio di perdita o deterioramento dell’originale che
veniva sottoposto a eliografia o corretto a mano.
«I principali benefici che abbiamo ottenuto – ha raccontato ancora
Ciaravolo – riguardano la riduzione dei tempi di produzione dei
disegni, sia per la velocità del sistema installato, sia per la
possibilità di attivare la stampa direttamente dalle varie postazioni
in rete. Notevoli vantaggi sono legati, inoltre, alla gestione
autonoma dell’acquisizione informatizzata dei disegni, della loro
archiviazione e dell’aggiornamento».

L’applicazione nel dettaglio
Al fine di creare un processo che si integrasse con il flusso
documentale in essere, Océ ha realizzato le procedure personalizzate
necessarie per automatizzare le operazioni di importazione,
classificazione ed estrazione dei disegni. Il punto di partenza è
stato la creazione di un form elettronico contenente le informazioni
anagrafiche relative ai documenti tecnici. Questo ha permesso di
mantenere a monte e a valle del nuovo sistema, tutte le procedure e i
flussi documentali collaudati del cliente, che organizzava il proprio
archivio cartaceo basandosi sul foglio di elenco disegni relativo a
ogni impianto tecnologico. Il processo ha, poi, previsto
l’acquisizione sia dei documenti cartacei provenienti dagli scanner
di grande formato Océ sia dei file Cad, vettoriali e ibridi,
utilizzabili per successive modifiche. In automatico avviene, quindi,
il match tra l’immagine digitalizzata proveniente da scanner, gli
eventuali originali e le informazioni anagrafiche. Lo stesso foglio
di elenco disegni (che è di fatto lo strumento che permette agli
utenti di dialogare con il sistema Océ per tutte le operazioni di
check in e di check out del processo documentale di Rfi) è utilizzato
dagli utenti per l’estrazione anche di intere liste di disegni per la
loro messa in modifica. Per quanto riguarda, infine, il processo di
stampa, la fornitura comprende anche un server di stampa Print Exec
Pro, in grado di gestire intere liste di disegni generate da una
qualsiasi query sul sistema e di inviarle o sull’unità di stampa
centralizzata Tds600 o su altre stampanti o plotter distribuiti in
rete. Ogni disegno in uscita dal sistema viene stampato con adeguati
timbri in funzione dell’utente, dello stato e della destinazione del
disegno. Tutte le attività di stampa sono, inoltre, registrate su
apposito file Log per un’eventuale gestione per centro di costo.