La sicurezza dei dati passa per il document management

Per sette manager su dieci gli ambienti di stampa ottimizzati garantiscono la protezione delle informazioni. Ma manca una responsabilità di governance. I risultati di una ricerca commissionata da Ricoh.

Pur essendo preoccupati per la sicurezza delle informazioni riservate della propria azienda e dei propri clienti, i manager europei appaiono in ritardo nell'attuazione di adeguate policy di protezione. A pesare è la frammentazione della governance dei documenti. Questo il quadro emerso da una ricerca condotta da Coleman Parkes Research per Ricoh.

I manager europei si dichiarano preoccupati per i rischi a cui sono esposte le informazioni gestite dalla propria azienda. Ciò nonostante, la stragrande maggioranza non ha ancora provveduto ad attuare una rigorosa strategia di protezione esponendosi ogni giorno al rischio che dati e informazioni vitali cadano nelle mani sbagliate.

Il campione
Il dato è contenuto in uno studio condotto per conto di Ricoh da Coleman Parkes Research. Nei mesi di luglio e agosto 2009 sono stati intervistati 311 decision maker senior di medie o grandi aziende nei settori dei servizi finanziari, professionali, pubblici, Tlc, media. Belgio, Francia, Germania, Italia, Olanda, Spagna, Regno Unito e Irlanda, i Paesi interessati dalla ricerca.

Il 76% degli intervistati si è detto consapevole che la crescente diffusione della tecnologia in azienda abbia moltiplicato i rischi per l'integrità delle informazioni. La sicurezza delle informazioni digitali e anche di quelle stampate è fonte di preoccupazione per il 49% del campione interpellato.

Quasi tutti, il 91%, ha affermato di considerare l'approccio “prevenire è meglio che curare” come il più efficace per garantire la sicurezza aziendale.

Per il 68% la presenza di ambienti di stampa ottimizzati contribuisce in modo tangibile a garantire la protezione delle informazioni.

Quali misure di protezione?
Però solo la metà del campione dichiara di aver adottato specifiche misure di protezione. Il 48% ha implementato una strategia strutturata per la sicurezza ambientale, il 47% ha provveduto ad introdurre in azienda policy atte a garantire il controllo della stampa delle informazioni relative ai clienti, il 44% si è preoccupato anche di tutelarsi nei confronti della possibilità che un dipendente lasci l'azienda portando con sé documenti di natura sensibile. Ancora meno, il 41% quelli che hanno adottato misure di sicurezza a tutela di documenti riservati anche se non contengono informazioni sui clienti.

Manca una funzione responsabile
Per capire come mai si è arrivati a questa situazione occorre far riferimento ad un altro elemento fornito dalla ricerca: nella maggior parte delle aziende la responsabilità per la governance dei documenti è decentrata e ampiamente distribuita.

In mancanza di una funzione specifica che se ne faccia carico, diventa estremamente arduo riuscire ad individuare con precisione le aree aziendali che più abbisognano di interventi a protezione dei dati.

Le differenze a seconda dei settore merceologici
L'analisi degli atteggiamenti verso la sicurezza evidenziati nei settori oggetto dell'indagine riserva alcune sorprese. Nella ricerca si sottolinea, ad esempio, che, nonostante il settore dei servizi finanziari sia uno tra i più regolamentati, solo il 46% dei manager interpellati ha dichiarato di avere attivato procedure formali volte a garantire il controllo della stampa di informazioni sensibili relative ai clienti. Appena più alta, il 49%, la percentuale di quanti hanno attivato procedure per impedire ai dipendenti di portarsi via le informazioni sensibili.

Inatteso, sempre secondo gli estensori della ricerca, anche il dato secondo cui il 39% dei manager del settore servizi pubblici si è attivato per proteggere le informazioni da usi impropri da parte ei dipendenti. Ancora meno, il 35%, quelli che si sono dotati di una strategia strutturata per la governance documentale.

Sul fronte delle procedure per limitare o controllare la stampa delle informazioni sensibili relative all'azienda o ai suoi clienti, il primato negativo spetta ai manager del settore dei servizi privati. Ha agito in tal senso solo il 37% degli interpellati.

Come era prevedibile a preoccuparsi per il costante aumento del vlume delle informazioni stampate sono Tlc, servizi e media. Anche in questo caso, però, si tratta di una preoccupazione che stenta a tradursi in concrete contromisure visto che solo il 43% dei manager ha introdotto procedure formali per il controllo della stampa di documenti riservati.

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