Franco Ferrario, country manager Document imaging
La corretta gestione dei sistemi di acquisizione di documenti parte dalla giusta valutazione delle esigenze: ad esempio se si tratta di semplice digitalizzazione o anche di indicizzazione automatica dei documenti. Si cerca di trovare il giusto sistema, cioè l’insieme di scanner e software, che possa soddisfare le richieste specifiche e che permetta i massimi livelli di automatizzazione.
È fondamentale scegliere uno scanner che, indipendentemente dal software di pilotaggio, sia equipaggiato con strumenti finalizzati alle migliori prestazioni, come il raddrizzamento e lo scontornamento delle immagini, la luminosità automatica per compensare documenti di scarsa qualità, l’orientamento automatico delle immagini in base al testo, la rimozione delle immagini vuote, un trasporto indipendente dal tipo di carta, l’eliminazione delle prese doppie dei documenti e una buona velocità di acquisizione. Altro fattore legato alla maggiore efficienza è la possibilità di utilizzare software di pilotaggio dell’unità che consentano modalità di indicizzazione automatica contestualmente alla fase di scansione, quali la lettura di codici a barre o la rilevazione ottica del contenuto.
Importante è anche distinguere tra sistemi di acquisizione centralizzati, ovvero di tipo massivo e decentralizzati. Nel primo caso, si può optare per la gestione in house oppure affidare la smaterializzazione in outsourcing. Nel caso si tratti di acquisizione decentralizzata, invece, bisogna calcolarne l’estensione, il numero di documenti e assicurarsi che lo scanner possieda una tecnologia di acquisizione pari a quella degli scanner di alta produttività. È inoltre importante sapere che, sempre nell’ambito di acquisizione decentralizzata, è oggi possibile anche per i piccoli dispositivi, acquisire immagini e documenti e inviarli automaticamente in rete, con la possibilità di creare pdf a testo ricercabile.
