Processi finanziari snelliti grazie a una gestione documentale più efficiente
Specializzata nella produzione di materiali a base di fibre ad alte prestazioni e con sede centrale a Helsinki, Ahlstrom è suddivisa in cinque aree di business, per un totale di 6.500 dipendenti e un fatturato di 1,8 miliardi di euro. In Italia, la società è presente come Ahlstrom Turin con tre stabilimenti, uno ad Ascoli Piceno e due nella città piemontese di Mathi, per un totale di 800 risorse e un giro d’affari di circa 300 milioni di euro.
In seguito alla costante crescita registrata negli ultimi anni e per creare ulteriore efficienza, Ahlstrom Turin, ha deciso di migliorare la propria gestione documentale. Con quest’obiettivo, l’impresa si è affidata a Basware, puntando su Invoice Processing, suite per la gestione automatica della fatturazione e dell’approvvigionamento. «Nell’ottica di un’integrazione fra i siti del gruppo – spiega Manuel Barreca, direttore amministrativo finanziario di Ahlstrom Turin -, ci siamo orientati verso questa soluzione già utilizzata in altre sedi, con l’analisi delle funzionalità e criticità del prodotto. È seguito uno studio di fattibilità, con particolare attenzione alla realtà e alla normativa italiana. Lo sviluppo vero e proprio, poi, è avvenuto in collaborazione con Basware e il team di sviluppo interno».
Dopo una fisiologica curva di apprendimento, l’introduzione di Invoice Processing ha fatto registrare due principali vantaggi. «Nel processo di abbinamento ordine-fattura e nella sua approvazione, il risparmio di tempo è netto – continua Barreca -. Inoltre, la gestione del ciclo passivo è facilitata e abbiamo riscontrato anche una notevole accuratezza negli accertamenti di fine mese per le fatture da ricevere. Questo aspetto è per noi fondamentale e permette il rispetto delle tempistiche di reportistica della capogruppo e la sostenibilità fiscale degli accertamenti stessi. La capacità di elaborazione delle fatture è aumentata del 35% e c’è stato un miglioramento nella gestione dei processi finanziari. Non di minore importanza è, poi, il cambiamento di cultura aziendale che, in pochi mesi, è passata dalla tradizionale firma in calce per l’autorizzazione delle fatture, all’approvazione elettronica delle eccezioni».
