Come muovere insieme merci e informazioni. L’esperienza della società italiana come esempio di un sistema informativo funzionale alle specifiche esigenze del settore.
Fornire in tempo reale ai clienti informazioni sullo stato delle proprie spedizioni. E non solo. Bartolini Trasporti si è posta questo obiettivo. Bartolini Trasporti è una società del Gruppo Corfim che comprende Bartolini corriere espresso (si occupa della spedizione di colli fino a 100 Kg), Sdi messaggerie (spedizioni oltre ai 100 Kg) e Led, che si fa carico di logistica e distribuzione ed è stata creata per offrire servizi integrati con quelli di distribuzione forniti dalle società di cui Led è partner. Bartolini Trasporti annovera 1.300 dipendenti, ha 3.800 collaboratori, possiede 2.800 automezzi e dispone di 117 terminal in Italia. Oltre alla direzione generale, sono presenti sul territorio 24 terminal, 11 sedi e 82 filiali più piccole collegate a stella. I tempi di resa sono di 24 ore per il servizio corriere ed entro le ore 12 del giorno successivo per il servizio espresso. L’azienda, che ha codificati 25.000 clienti e tratta 23 milioni di spedizioni e 52 milioni di colli l’anno, prevede di raddoppiare nel 2001 il numero di spedizioni.
Flussi di merci e informazioni si muovono in parallelo
All’interno di Bartolini il flusso dell’informazione segue il movimento delle merci: man mano che queste si spostano viene spostata anche l’informazione. C’è una modalità di collegamento specifica tra i terminal: le 24 filiali, che sono connesse fra loro, rendono di- sponibili i dati alle altre sedi. Esiste anche dei collegamenti della Bartolini a livello europeo, soprattutto con Dpd ed EuroExpress: in ogni momento, tramite rilevazioni, può essere monitorato il singolo movimento del pacco, anche se questo è fuori posto. I servizi a valore aggiunto offerti da Bartolini consistono nello scambio di dati di spedizione dal cliente e nelle disposizioni di giacenza. Di ritorno, al cliente sono forniti lo stato della consegna, le informazioni sulle giacenze, i contrassegni (sia come situazione che come stato del pagamento) e le fatture. La ricezione dal cliente dei dati di spedizione può avvenire su supporto magnetico o tramite trasmissione dati. Analogo discoso vale per la disposizione giacenze. Infatti, il cliente può avere anche informazioni sullo stato delle consegne. A tal fine, riceve un file di dati con indicazioni di messa in consegna, avvenuta consegna o dell’eventuale mancata consegna. Riguardo i contrassegni in generale e la trasmissione dell’archivio contenente i dati su quelli incassati e pagati, il cliente può effettuare in automatico le registrazioni contabili di incasso e memorizzare su supporto magnetico i dati di fatturazione, con la possibilità di digitare in maniera corretta il costo di trasporto. Il cliente riceve l’archivio relativo alle fatture con il dettaglio delle voci di tassazione che compongono l’imponibile di ogni spedizione. In questo modo è il cliente stesso a poter effettuare un controllo automatico dell’esattezza delle fatture e quindi gestire in contabilità industriale i costi sostenuti. Tradotto in altre parole tutto il flusso informativo risulta informatizzato in ogni sua singola parte.
Il sistema informativo in dettaglio
Le modalità di scambio dati avvengono in collegamento AS/400-AS/400 e pc-AS/400; il software impiegato è Halley for Windows. Viene poi usato un collegamento Intesa, in particolare sul versante EDI. “I vantaggi ottenuti da una tale struttura – ci ha detto Luciano Bocchi, responsabile dei sistemi informativi di Bartolini Trasporti – sono stati quelli di velocizzare le operazioni di acquisizione dati delle merci in partenza, di limitare le possibilità di errore nell’inserimento e scambio dati, di ridurre i costi connessi al trasferimento di questi alla stampa e all’applicazione delle etichette segnacollo. Tutto questo ha permesso di migliorare lo scambio delle informazioni con i clienti, riducendo i costi telefonici e i relativi tempi di attesa”. Più in dettaglio, “siamo strutturati con 25 AS/400, modelli 620 e 730, distribuiti sul territorio e uno centrale a Bologna dove c’è la nostra sede. Abbiamo poi una serie di pc, in particolare per il web server, e un altro AS/400 per i servizi Internet. Al momento stiamo sostituendo la rete di comunicazione con frame relay per poter integrare voce e dati. Oggi, anche nelle filiali periferiche, c’è una struttura analoga. In passato, la scelta di avvalersi di una macchina AS/400 è stata legata a problemi di comunicazione mentre nel presente è dovuta alla necessità di trovare la sicurezza dei dati e delle comunicazioni per poter migrare a una soluzione basata su un unico elaboratore centralizzato”. La scelta di puntare su Internet è dovuta al desiderio di standardizzare le modalità di comunicazione con i clienti, indipendentemente dalla piattaforma. Gli obiettivi che si erano posti in Bartolini erano quelli di dare più informazioni a tutti i clienti in qualsiasi orario, di fornire loro dati aggiornati in tempo reale, di ridurre le attese ai centralini in modo da ridurre i costi dell’assistenza e di assicurare la riservatezza dei dati pubblicati e proporsi come partner per l’e-commerce. La pubblicazione dei dati è stata realizzata su un AS/400 collegato a quello centrale ma che utilizza i dati gestionali. Il software impiegato è Strategi. di Advanced Business Link, soluzione che mediante applet consente il dialogo tra un browser Java e AS/400, di cui Gruppo Pro è distributore.
L’incremento dei dati e degli accessi é il problema
“Il nostro problema – ha affermati Bocchi – è la mole dei dati da gestire: per passare da 23 milioni di spedizioni a circa 40 milioni ci occorreva un database solido. Grazie alla consolidata cultura EDP sull’AS/400, la realizzazione del progetto è avvenuta in una quindicina di giorni. Abbiano potuto riutilizzare programmi e database già realizzati. Questo tipo di servizio è stato pubblicizzato per la prima volta a fine febbraio: attualmente abbiamo 800 clienti abilitati per vedere i propri dati. La media giornaliera degli accessi è di 1200 interrogazioni. Ogni giorno c’è una cinquantina di clienti che chiede la password per accedere a questo servizio, che noi forniamo anche a tutti i clienti di Bartolini in possesso del numero di spedizione. Per problemi di riservatezza, l’unica cosa che non vede il cliente sono i dati relativi al destinatario”. L’AS/400, sulla rete interna di Bartolini, fa da front end con l’applicazione Internet che utilizza i dati che sono sul sistema centrale. Inizialmente l’azienda ha pensato alla replica delle informazioni, ma la mole di dati da pubblicare avrebbe richiesto un AS/400 grande tanto quanto l’originale. Il database può essere interrogato per data, destinatario e per numero di spedizione; manca ancora la comunicazione del cliente, ovvero la possibilità di ricevere istruzioni dall’esterno. Gli archivi per i quali è permesso lo scambio delle informazioni tramite supporto magnetico non sono ancora attivi in maniera interattiva.
