Il Libro unico del lavoro

Sostituisce i “vecchi” libri di matricola e di paga e costituisce il principale documento di lavoro. Come si utilizza e come si gestisce.

Il Libro unico del lavoro sostituisce i "vecchi" libri di matricola e di paga e costituisce il principale documento di lavoro. In esso sono infatti riportati tutti i dati relativi ai lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo. Gli obblighi di istituzione, tenuta, esibizione e conservazione del Libro unico, previsti dagli articoli 39 e 40 del D.L. n. 112/2008 conv. L. n. 133/2008, e dal D.M. 9 luglio 2008, risultano profondamente diversi rispetto agli analoghi obblighi in materia di libri matricola e paga, introducendo una forte semplificazione degli adempimenti lavoristici.

Obbligo di istituzione e tenuta del Libro unico
L'art. 39, comma 1, D.L. n. 112/2008 stabilisce che "il datore di lavoro privato … deve istituire e tenere il Libro unico del lavoro"; unica eccezione - oltre il settore pubblico - è data dal datore di lavoro domestico. La circ. n. 20/2008 del Ministero del lavoro evidenzia che il Libro unico dovrà essere istituito e tenuto da qualsiasi altro datore di lavoro privato "compresi i datori di lavoro agricoli, quelli dello spettacolo, quelli dell'autotrasporto e quelli marittimi".
Il D.M. 9 luglio 2008 stabilisce che Libro è tenuto presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati o presso la sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa, ai sensi dell'articolo 5, comma 1, L. n. 12/1979.
Qualora il Libro unico, così come la restante documentazione di lavoro, sia tenuto presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti di cui all'articolo 1, comma 1, L. n. 12/1979 (avvocati, dottori commercialisti, ragionieri ecc.), occorre dare comunicazione preventiva alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio circa le generalità del soggetto al quale è stato affidato l'incarico, nonché il luogo ove sono reperibili i documenti.

Modalità di tenuta
Il D.M. 9 luglio 2008 individua le modalità di tenuta del Libro unico del lavoro prevedendo che, fermo restando l'obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del Libro può essere effettuata mediante la utilizzazione di uno dei seguenti sistemi:
a) elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l'Inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata dai soggetti appositamente autorizzati dall'Inail, in sede di stampa del modulo continuo;
b) stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell'Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica;
c) su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 71 del D.Lgs. n. 82/2005. Tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.
Quanto alla tenuta su supporti magnetici il Ministero del lavoro ha chiarito che "i documenti informatici che compongono il Libro unico del lavoro devono avere la forma di documenti statici non modificabili e devono essere emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. Essi possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché rimanga sempre assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga. Inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome e nome e al codice fiscale del lavoratore, alla data e alle associazioni logiche di tali dati. Il Libro unico su supporti magnetici deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico (formato "pdf"), in caso di verifiche, controlli o ispezioni".

Sistema di numerazione unitaria
L'art. 2, comma 1, D.M. 9 luglio 2008 prevede che i consulenti del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti abilitati di cui all'art. 1, commi 1 e 4, della L. n. 12/1979, autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unitaria del Libro unico per i datori di lavoro assistiti devono, preventivamente, ottenere delega scritta da ciascun datore di lavoro assistito, la quale potrà risultare anche dalla lettera di incarico o da altro documento similare.
Contestualmente alla prima richiesta di autorizzazione i medesimi soggetti devono inviare all'Inail, in via telematica, un elenco dei datori di lavoro assistiti, indicandone il codice fiscale. Gli stessi, inoltre, devono provvedere a comunicare all'Istituto, sempre in via telematica, la formalizzazione dell'incarico da parte di un nuovo datore di lavoro ovvero la cessazione dell'incarico nei confronti di uno dei datori di lavoro già comunicati, entro 30 giorni dall'evento. Per quanto concerne il periodo transitorio, i soggetti già abilitati alla tenuta del libro di paga unificato per più datori di lavoro sono tenuti, entro la fine dello stesso periodo transitorio, a presentare un elenco dei soggetti assistiti all'Inail.

Contenuti del Libro unico
Soggetti da iscrivere. Per quanto concerne i lavoratori da iscrivere, nel Libro unico devono trovar posto esclusivamente:
- i lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative situate all'estero, compresi " i lavoratori in missione nell'ambito di un contratto di somministrazione di lavoro e i lavoratori distaccati";
- i collaboratori coordinati e continuativi con o senza progetto;
- gli associati in partecipazione con apporto lavorativo (anche se misto, capitale e lavoro).
Viceversa, come spiega la circ. n. 20/2008 del Ministero del lavoro, non è necessario iscrivere sul Libro i dati riguardanti:
- i collaboratori e i coadiuvanti delle imprese familiari;
- i coadiuvanti delle imprese commerciali;
- i soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria.
Per quanto attiene ai collaboratori coordinati e continuativi e agli associati in partecipazione vanno esclusi dalle registrazioni nel Libro unico tutti quei soggetti che svolgano tali attività in forma professionale o imprenditoriale autonoma, quali, a titolo esemplificativo:
- agenti e rappresentati individuali che svolgono l'attività in forma di impresa;
- amministratori, sindaci e componenti di collegi e commissioni, i cui compensi costituiscono redditi di natura professionale;
- associati in partecipazione, che svolgano tale attività in forma imprenditoriale o quale parte della propria attività di impresa o lavoro autonomo.
Dati anagrafici. Per ciascun lavoratore il cui rapporto di lavoro sia riconducibile a una delle tipologie contrattuali menzionate devono essere indicati:
1) il nome e cognome;
2) il codice fiscale;
3) la qualifica e il livello di inquadramento contrattuale (nei casi in cui ricorrono);
4) la retribuzione base;
5) l'anzianità di servizio;
6) le relative posizioni assicurative e previdenziali.
Dati retributivi. Inoltre, nel Libro deve essere effettuata qualsiasi annotazione riferita a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro. Devono essere comprese, quindi, nelle registrazioni obbligatorie:
1) le somme a titolo di rimborso spese;
2) le trattenute a qualsiasi titolo effettuate;
3) le detrazioni fiscali;
4) i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare;
5) le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali.
Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere individuate specificatamente.

Calendario delle presenze
Il Libro unico, inoltre, deve contenere il calendario delle presenze. Per i lavoratori dipendenti devono essere registrate, per ogni giorno:
1) il numero delle ore di lavoro effettuate;
2) l'indicazione delle ore di straordinario;
3) le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite;
4) le ferie;
5) i riposi.
Peraltro, ai sensi dell'art. 1, comma 2, D.M. 9 luglio 2008, le annotazioni relative alla presenza o assenza dei lavoratori devono essere effettuate utilizzando causali inequivoche, risultanti da apposita legenda tenuta anche separatamente dal Libro unico.
È ancora previsto che, con riferimento ai lavoratori che sono retribuiti in misura fissa o a giornata intera o con riguardo a periodi superiori, deve essere annotata soltanto la giornata di presenza al lavoro mentre, nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione o compenso (ad esempio nel caso di taluni collaboratori amministratori di società) o non svolga la propria prestazione lavorativa (ad esempio lavoratore intermittente nei periodi di stand by) la registrazione sul Libro deve avvenire solo in occasione della prima immissione al lavoro e, successivamente, per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere l'attività lavorativa o a percepire compensi o somme, nonché al termine del rapporto medesimo. Da ciò consegue che, in caso di lavoro a chiamata con obbligo di risposta, le scritturazioni sul Libro unico sono da intendersi sempre obbligatorie, anche nei periodi in cui il lavoratore percepisce la sola indennità di disponibilità.
Per quanto riguarda i lavoratori in somministrazione, invece, l'utilizzatore deve limitarsi ad annotare i dati identificativi del lavoratore (nome, cognome, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale, agenzia di somministrazione), mentre il somministratore deve procedere alle annotazioni integrali anche con riferimento al calendario delle presenze e ai dati retributivi.
Per quanto concerne i datori di lavoro agricoli, la circ. n. 20/2008 del Ministero del lavoro chiarisce che coloro i quali, assumendo lavoratori per un numero di giornate non superiore a 270 in ragione di anno, adottavano il registro d'impresa semplificato (allegato B del D.M. 29 settembre 1995), sono esonerati dal documentare la registrazione delle presenze nel Libro unico.
Infine, con riferimento al lavoro a domicilio, le modifiche apportate alla L. n. 877/1973 dall'art. 39, comma 9, del D.L. n. 112/2008 comportano che nel Libro unico devono essere registrati, con riferimento a ciascun lavoratore a domicilio, anche i seguenti dati:
1) le date e le ore di consegna del lavoro;
2) le date e le ore di riconsegna del lavoro;
3) la descrizione del lavoro eseguito;
4) la specificazione della quantità e della qualità del lavoro eseguito.
Il Ministero, in una ottica semplificatrice, prevede che i dati sul lavoro a domicilio possono essere esposti sul Libro unico "anche con modalità analoghe a quelle in atto con riferimento all'abrogato libretto personale di controllo, secondo l'organizzazione della singola azienda o del soggetto cui è affidata la elaborazione e la tenuta del Libro stesso, ferma restando l'unicità documentale del Libro unico del lavoro".

Elenchi riepilogativi
L'art. 4, comma 1, D.M. 9 luglio 2008 consente al personale ispettivo di richiedere, in occasione dell'accesso in azienda, ai datori di lavoro che occupino oltre dieci lavoratori oppure operino con più sedi stabili di lavoro di esibire appositi elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione sul Libro unico, anche suddivisi per ciascuna sede di lavoro.
L'obbligo in questione, non soggetto ad alcuna sanzione amministrativa, è peraltro subordinato - come ricorda la circ. n. 20/2008 - ad una verifica circa la "materiale possibilità di realizzazione e di esibizione degli stessi da parte del datore di lavoro, del consulente del lavoro o del servizio o centro di assistenza della associazione di categoria".

Tempi di compilazione del Libro unico
Il Libro unico del lavoro deve essere compilato coi dati di cui sopra, per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo.
Al riguardo la circ. n. 20/2008 del Ministero del lavoro chiarisce che "ponendosi la norma lo scopo evidente di uniformare il termine ultimo delle scritturazioni a quello relativo ai versamenti contributivi, si ritengono in ogni caso non tardive, e quindi non sanzionabili, le scritturazioni effettuate con riferimento al termine di versamento mensile, in tutti i casi in cui lo stesso sia posposto per la particolare ricorrenza del giorno di scadenza".
Il D.M. 9 luglio 20008 prevede inoltre che la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul Libro unico. Si tratta, come chiarisce il Ministero, della possibilità di posticipare la registrazione dei dati variabili retributivi e non già delle presenze; queste ultime dovranno essere registrate, così come per gli altri dati, sempre entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento.

Esibizione del Libro unico
Il datore di lavoro che tiene il Libro unico presso la sede legale deve esibirlo tempestivamente agli organi di vigilanza nel luogo in cui si esegue il lavoro, quando trattasi di sede stabile di lavoro, anche a mezzo fax o posta elettronica. Per "sede stabile di lavoro" si intende qualsiasi articolazione autonoma dell'impresa, stabilmente organizzata, che sia idonea ad espletare, in tutto o in parte, l'attività aziendale e risulti dotata degli strumenti necessari, anche con riguardo alla presenza di uffici amministrativi.
In caso di attività mobili o itineranti, le cui procedure operative comportano lo svolgimento delle prestazioni lavorative presso più luoghi di lavoro nell'ambito della stessa giornata o sono caratterizzate dalla mobilità dei lavoratori sul territorio, il Libro deve invece essere esibito entro il termine assegnato nella richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza. I consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati, nonché i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria di cui all'articolo 1, comma 4, della L. n. 12/1979, devono esibire il Libro unico del lavoro dagli stessi tenuto non oltre 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.

Comunicazione all’Inail e consegna del prospetto paga
L'articolo 39 del D.L. n. 112/2008 sostituisce l'articolo 23 del D.P.R. n. 1124/1965 stabilendo che se ai lavori sono addette le persone indicate dall'art. 4, numeri 6 e 7, dello stesso D.P.R. (coniuge; figli, anche naturali o adottivi; altri parenti; affini, affiliati e affidati; soci delle cooperative; soci di ogni altro tipo di società, anche di fatto comunque denominata, costituita od esercitata) il datore di lavoro, anche artigiano, qualora non siano oggetto di comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro (v. infra), deve denunciarle, in via telematica o a mezzo fax, all'Istituto assicuratore nominativamente, prima dell'inizio dell'attività lavorativa, indicando altresì il trattamento retributivo ove previsto.
Il comma 5 dello stesso articolo stabilisce inoltre che il datore di lavoro può, nei confronti dei lavoratori subordinati, assolvere all'obbligo di consegna del prospetto di paga mediante consegna di una fotocopia delle scritturazioni effettuate sul Libro unico del lavoro. La circ. n. 20/2008 del Ministero del lavoro in proposito ha chiarito che l'adempimento si intende assolto anche se la copia delle registrazioni consegnata al lavoratore non comprende i dati relativi al calendario delle presenze.

Conservazione del Libro unico
Il datore di lavoro ha l'obbligo di conservare il Libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del D.Lgs. n. 196/2003, in materia di protezione dei dati personali. Tale obbligo di conservazione è esteso ai "vecchi" libri di matricola e di paga dismessi in seguito all'entrata in vigore del D.L. n. 112/2008.
Alla contestazione delle sanzioni amministrative provvedono gli organi di vigilanza che effettuano accertamenti in materia di lavoro e previdenza, mentre l'autorità competente a ricevere il rapporto (articolo 17, L. n. 689/1981) è la Direzione provinciale del lavoro.

Abrogazioni
All'introduzione del Libro unico del lavoro sono collegati una serie di provvedimenti abrogativi che riguardano in particolare:
- l'art. 134 del R.D.L. n. 1422/1924, che prevedeva l'istituzione dei "vecchi" libri di matricola e di paga per le aziende non assicurate INAIL;
- l'art. 7 della L. n. 1122/1955, che prevedeva l'istituzione dei libri di matricola e di paga per le aziende giornalistiche;
- gli artt. 39 e 41 del D.P.R. n. 797/1955 che prevedevano particolari registrazioni sui libri di matricola e di paga in materia di assegni familiari;
- gli artt. 20, 21, 25 e 26 del D.P.R. n. 1124/1965, sulla istituzione e tenuta dei "vecchi" libri di matricola e di paga per i soggetti assicurati INAIL;
- l'art. 42 della L. n. 153/1969, che stabiliva gli obblighi di conservazione dei libri di matricola e di paga;
- l'art. 9 quater del D.L. n. 510/1996 (conv. da L. n. 608/1996) sulla istituzione e tenuta, per i datori di lavoro agricoli, del registro d'impresa;
- il comma 1178 dell'art. 1 della L. n. 296/2006, che aveva introdotto una severa sanzione in caso di omessa istituzione ed esibizione dei "vecchi" libri di matricola e di paga;
- il D.M. 30 ottobre 2002 sulle Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola a mezzo di fogli mobili o supporti magnetici.

Periodo transitorio
Ferme restando le abrogazioni indicate, il D.M. 9 luglio 2008 ha stabilito che fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 i datori di lavoro, in via transitoria, possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del Libro unico, secondo le disposizioni dettate dall'articolo 39 del D.L. n. 112/2008 e dallo stesso D.M., mediante la corretta e regolare tenuta del libro di paga, nelle sue sezioni paga e presenze o del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio, debitamente compilati e aggiornati.
Il Ministero del lavoro, con nota del 30 ottobre 2008, ha chiarito in proposito che dal 25 giugno 2008 (data di entrata in vigore del D.L. n. 112/2008):
- è da ritenersi abrogata la disposizione di cui al comma 1178 della L. n. 296/2006, che aveva introdotto una sanzione da 4.000 a 12.000 euro in caso di omessa istituzione ed esibizione dei "vecchi" libri di matricola e di paga;
- nei casi in cui i datori di lavoro già si avvalevano, per la tenuta dei libri, dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati o dei servizi o dei centri di assistenza di cui all'art. 1, comma 4, della L. n. 12/1979, per gli stessi non sussisteva l'obbligo di conservazione di tale documentazione sul luogo di lavoro;
- l'aggiornamento del libro paga, sezione presenze, ovvero del neo istituito Libro unico deve essere effettuato entro e non oltre il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento mentre la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni (ad es. lavoro straordinario, assenze per malattia ecc.) può essere effettuata entro il 16 del mese ulteriormente successivo.
Ne consegue che, già dal 25 giugno 2008, non potevano essere sanzionate le violazioni attinenti all'obbligo di registrare le presenze del lavoratore entro il giorno successivo a quello di svolgimento della prestazione lavorativa.
Il Ministero ricorda inoltre che per tutte le violazioni accertate nel periodo transitorio, relative alla omessa istituzione, esibizione e non corretta tenuta dei libri obbligatori, la disposizione sanzionatoria da applicare è quella prevista dall'art. 195 del D.P.R. n. 1124/1965 (sanzione amministrativa da euro 125 ad euro 770), in quanto non abrogata dal D.L. n. 112/2008. Libro matricola e libro paga: la disciplina previgente Si riporta di seguito una sintesi degli obblighi concernenti il libro matricola ed il libro paga secondo la normativa previgente al D.L. n. 112/2008 (art. 134, R.D. n. 1422/1924; artt. 20 segg., D.P.R. n. 1124/1965; D.M. 30.10.2002).
Nel libro matricola sono iscritti, nell'ordine cronologico della loro assunzione in servizio e prima dell'ammissione al lavoro, tutti i lavoratori occupati nell'impresa (art. 4, D.P.R. n. 1124/1965), fra cui:
- il coniuge, i figli, gli altri parenti, gli affini, affiliati ed affidati del datore di lavoro che prestano, con o senza retribuzione, opera manuale o non manuale alle sue dipendenze;
- i soci delle cooperative e di ogni altro tipo di società, anche di fatto, comunque denominata, costituita od esercitata, che prestino opera manuale o non manuale;
- i lavoratori dell'area dirigenziale, i lavoratori parasubordinati e gli sportivi professionisti (artt. 4, 5 e 6, D.Lgs. n. 38/2000).
Ai sensi dell'art. 20 del D.P.R. n. 1124/1965, per ciascun lavoratore sono annotati:
- il numero d'ordine di iscrizione;
- il cognome e il nome;
- la data e il luogo di nascita;
- la data di ammissione in servizio e quella di risoluzione del rapporto di lavoro;
- la categoria professionale e la misura della retribuzione.
Sono inoltre annotate:
- le detrazioni per carichi di famiglia e le altre detrazioni previste dalle normativa fiscale;
- il numero delle persone a carico per le quali sono corrisposti gli assegni familiari e l'eventuale autorizzazione dell'INPS alla quale è subordinata la corresponsione degli stessi;
- gli estremi della pensione di cui è titolare il lavoratore.
Nel libro paga sono invece indicati, in riferimento ad ogni lavoratore iscritto sul libro matricola, gli elementi che compongono la retribuzione, le ritenute e gli assegni familiari corrisposti.
Ai sensi dell'art. 20 del D.P.R. n. 1124/1965, sono annotati:
- il cognome, il nome e il numero di matricola;
- il numero delle ore in cui il lavoratore ha lavorato in ciascun giorno, con indicazione distinta delle ore di lavoro straordinario;
- la retribuzione effettivamente corrisposta in denaro e la retribuzione corrisposta sotto altra forma.
È inoltre annotato l'importo dell'assegno per il nucleo familiare eventualmente corrisposto. Nel caso in cui al lavoratore sia corrisposta una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori, è annotata solo la giornata di presenza al lavoro. Per ogni apprendista o dipendente minore degli anni diciotto, oltre la retribuzione effettiva, è indicata la retribuzione della qualifica iniziale prevista per le persone assicurate di età superiore agli anni diciotto non apprendisti occupate nella medesima lavorazione cui gli apprendisti o i minori sono addetti e comunque una retribuzione non inferiore a quella più bassa stabilita dal contratto collettivo di lavoro per prestatori d'opera di età superiore ai diciotto anni della stessa categoria e lavorazione.

Per le categorie di lavoratori per le quali siano stabiliti salari medi o convenzionali, questi valgono per la determinazione della retribuzione.
Nei casi in cui i lavoratori non percepiscano retribuzione fissa o comunque la remunerazione non sia accertabile, si assume, qualora non siano stabilite tabelle fisse di salari medi o convenzionali, la retribuzione dei lavoratori della stessa qualifica o professione e della stessa località.

Le registrazioni relative ai collaboratori coordinati e continuativi, per i soggetti assicurati contro gli infortuni sul lavoro, devono contenere, oltre ai dati anagrafici e fiscali del collaboratore, gli estremi del contratto (data e compenso pattuito) e, relativamente al solo libro paga, l'ammontare del compenso erogato, gli oneri contributivi e fiscali a carico del lavoratore e le detrazioni fiscali applicate. I libri paga e matricola possono essere anche distinti da quelli dei lavoratori subordinati ma sono sempre soggetti a vidimazione. In casi speciali l'istituto assicuratore può autorizzare per iscritto il datore di lavoro a tenere più libri matricola o più libri o fogli paga ma con l'obbligo di riepilogarne i dati in libri riassuntivi.

Nel settore agricolo i libri matricola e paga costituiscono una sezione del registro d'impresa (art. 3, D.Lgs. n. 375/1993), il cui modello è stato approvato con decreto del Ministero del lavoro del 29.9.1995. Il registro è rilasciato dall'Inps, vidimato e numerato in ogni foglio, a seguito della denuncia aziendale prevista dall'art. 5 del D.Lgs. n. 375/1993.

Vidimazione e tenuta
Il libro matricola e il libro paga debbono essere legati e numerati in ogni pagina e, prima di essere messi in uso, debbono essere presentati all'Inail, se l'azienda occupa anche un solo lavoratore soggetto all'obbligo dell'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro o all'Inps negli altri casi. Se una azienda in possesso di un libro con vidimazione Inps occupa successivamente un lavoratore soggetto all'obbligo dell'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, sarà tenuta a presentare tale libro all'Inail per una ulteriore vidimazione.
L'Istituto assicuratore fa contrassegnare il libro in ogni pagina da un proprio incaricato, dichiarando nell' ultima pagina il numero dei fogli che compongono il libro e facendo apporre a tale dichiarazione la data e la firma dello stesso incaricato.
Qualora, ai sensi della lettera circolare 29.3.2007 del Ministero del lavoro, si provveda ad istituire delle copie dei libri matricola e paga originali, apponendo una dichiarazione di conformità, non è necessaria la vidimazione da parte degli Istituti.

Termini per le annotazioni
Nel libro matricola le annotazioni sono effettuate prima dell'ammissione al lavoro del lavoratore (art. 20, D.P.R. n. 1124/1965).
Sul libro paga, le annotazioni relative alle ore di lavoro eseguite da ciascun lavoratore (o della giornata di presenza, nel caso di corresponsione di una retribuzione fissa) sono effettuate entro il giorno successivo, mentre le retribuzioni sono annotate entro tre giorni dalla scadenza del termine di pagamento.
Nel caso in cui, per le modalità con le quali si svolge il lavoro, con spostamenti successivi in diverse località, il datore di lavoro non abbia la possibilità di effettuare nei termini prescritti le annotazioni relative alle ore di lavoro ordinario e straordinario eseguite ogni giorno dal lavoratore, tali annotazioni possono essere effettuate nel termine previsto per la registrazione delle retribuzioni. Per i lavori retribuiti a cottimo le somme liquidate al lavoratore debbono essere indicate entro tre giorni da ciascuna liquidazione (art. 25, D.P.R. n. 1124/1965).
La tenuta e la conservazione dei libri matricola e paga possono essere effettuate anche mediante l'utilizzazione di fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica e di supporti magnetici (D.M. 30.10.2002).

Conservazione
Il datore di lavoro deve conservare il libro matricola ed il libro paga per dieci anni almeno dall'ultima registrazione e, se non usati, dalla data in cui furono vidimati (art. 26, D.P.R. n. 1124/1965 e art. 42, L. n. 153/1969).
Il libro matricola ed il libro paga non possono essere rimossi, neanche temporaneamente, dal luogo di lavoro, al fine di poter essere esibiti ad ogni richiesta dei funzionari incaricati (art. 21, D.P.R. n. 1124/1965).
I datori di lavoro hanno la facoltà di tenere i documenti di lavoro presso lo studio di professionisti abilitati (consulenti del lavoro, avvocati, commercialisti, ragionieri, periti commerciali) ma in tal caso devono:
- comunicare preventivamente alla competente Direzione provinciale del lavoro le generalità del professionista cui abbiano affidato i libri ed il recapito dello studio ove lo stesso è reperibile;
- tenere nel luogo di lavoro copia del libro matricola e del libro paga, dichiarati conformi agli originali dallo stesso professionista abilitato.
La Cassazione ha chiarito che l'art. 20 del D.P.R. n. 1124/1965 impone al datore di lavoro l'onere di tenuta di un libro paga e di un libro matricola, ma non indica un luogo particolare ove detti libri debbano essere tenuti, mentre il successivo art. 21 stabilisce, attraverso una precisa indicazione topografica (che non opera in riferimento a quanto disposto dall'art. 20), che i predetti libri devono essere presentati nel luogo in cui si esegue il lavoro ad ogni richiesta dell'Istituto assicuratore e che, a tal fine, non possono essere rimossi neppure temporaneamente. Ne consegue che, se viene contestata dalla Direzione provinciale del lavoro l'omessa istituzione del libro paga e del libro matricola nei diversi luoghi di lavoro in cui opera il personale dipendente, non può evocarsi la violazione del citato art. 20 (nella specie, la S.C. ha confermato la sentenza di merito che aveva annullato la sanzione amministrativa per la violazione dell'art. 20 del D.P.R. n. 1124 del 1965, in quanto il fatto di non aver istituito i libri paga e matricola nei diversi luoghi di lavoro in cui operava il personale dipendente avrebbe dovuto essere contestato come violazione dell'art. 21 dello stesso D.P.R.): Cass. 29 agosto 2007, n. 18255.

Nell'ipotesi in cui il singolo lavoratore presti contingentemente la propria opera lontano dalla struttura aziendale o dall'unità da cui dipende, non sussiste l'obbligo previsto dall'art. 20 del D.P.R. n. 1124/1965 di tenere in tale luogo il libro paga e il libro matricola (Cass. 9 maggio 2007, n. 10538). In tema di sanzioni amministrative relative a violazioni in materia di previdenza e assistenza obbligatoria, la Suprema Corte ha altresì statuito che si connotano come violazioni di carattere meramente formale, ai sensi dell'art. 116, comma 12, L. n. 388/2000, comportanti l'abolizione delle sanzioni amministrative medesime, solo quelle che non determinano una lesione alla sostanza del bene giuridico tutelato, quali le comunicazioni di assunzioni errate o incomplete, atteso che queste ultime non incidono sulla tutela della funzione di controllo che caratterizza la materia del collocamento e dell'assunzione, mentre sono da considerarsi di carattere sostanziale, e di conseguenza escluse dall'ambito applicativo della predetta abolizione, le violazioni relative all'omessa o tardiva comunicazione di assunzione nel rapporto di lavoro, in quanto realmente incidenti sulla suddetta finalità: Cass. 15 febbraio 2008, n. 3857.

(per maggiori approfondimenti vedi Manuale lavoro, Novecento Media)

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