Il gestionale viaggia verso l’e-business

Dopo l’avvento delle interfacce a finestre e del multitasking, i software per la gestione contabile e amministrativa stanno affrontando un’altra fase evolutiva. In primo piano vi è l’apertura al Web e al commercio elettronico, meglio se integrati “nativamente” con i processi.

Adistanza di un anno It Labs ritorna sull’argomento dei gestionali da ufficio. Ci eravamo occupati, allora, di verificare l’offerta per la piccola e media impresa, analizzando la transizione che, negli anni recenti, ha portato i software preposti alla gestione contabile e amministrativa (ma non solo) dalle interfacce testuali di origine mainframe alle moderne architetture a 32-bit del mondo Windows.


Con questa prima trasformazione, i software hanno acquisito caratteristiche tipiche del mondo "a finestre". Oltre ai miglioramenti in termini di facilità di utilizzo, ciò ha consentito, in particolare, di introdurre il multitasking, che permette di lavorare in contemporanea su più moduli velocizzando i processi produttivi. L’inserimento di un nuovo cliente, solo per fare un esempio, può essere effettuato in tempo reale, senza dover fare i conti con record mancanti ed essere costretti, come un tempo, a "navigare" a ritroso fra le maschere per procedere all’aggiornamento della base dati.

L’evoluzione in chiave office


Le innovazioni tecnologiche non si sono fermate a questo e, una volta consolidata la struttura dell’ambiente di lavoro, le attenzioni si sono spostate in altre direzioni. Molti produttori di software gestionali hanno stretto partnership certificate con Microsoft, al fine di consentire l’integrazione fra i propri prodotti e i principali strumenti messi a disposizione dalla casa di Redmond. Assistiamo quindi alla costruzione di uno scenario operativo in cui la gestione dei documenti aziendali risulta notevolmente migliorata, a livello di transazioni da e verso i gestionali.


Ma non è solo l’office automation uno dei punti di forza dei gestionali di nuova generazione. Avevamo già sottolineato un orientamento che lasciava intuire le possibilità di sviluppo che Internet avrebbe apportato e, puntualmente, gran parte dei prodotti in prova ha rivelato un notevole aggiornamento sotto questo aspetto, in particolare con il supporto integrato di applicazioni di e-commerce, business-to business e business-to-consumer, aperte verso l’esterno.

I lati critici dell’e-commerce


L’avvento del commercio elettronico ha portato con sé nuove problematiche da gestire. In particolare, evidenziamo due aspetti, che ci sembrano particolarmente significativi.


Il primo riguarda la gestione delle informazioni interne relative ai prodotti in vendita, dati significativi per la produzione di cataloghi e listini prezzi. Nella maggior parte dei casi, queste informazioni sono presenti in formato elettronico (database in intranet, documenti Word/Excel) oppure in formato cartaceo. Il problema nasce con la necessità di dover pubblicare i dati già esistenti, molto spesso arrivando a creare molteplici copie degli stessi, dispersi fra stampe cartacee, programmi di gestione del magazzino e pagine Web (siano esse Html, Xml o Asp).


Il secondo problema interviene a un livello successivo, ovvero nella gestione vendita e post-vendita. In uno shop elettronico svincolato dalle strutture di gestione aziendale, si devono organizzare le informazioni relative agli ordini, seguirne il percorso, completare le transazioni e, punto centrale, effettuare le relative registrazioni contabili con tanto di emissione di bolle e fatture. Questa fase non è da sottovalutare, perché molto spesso il passaggio dei dati nel programma di contabilità viene effettuato manualmente (oppure tramite complicate procedure di esportazione/importazione di tracciati), con il conseguente riaggiornamento del magazzino, delle scorte e dei materiali.


Il gestionale di nuova concezione diventa, in questo scenario, il punto centrale per la distribuzione, l’organizzazione e l’ottimizzazione di queste informazioni. A partire dalla gestione del magazzino un gestionale "moderno" consente, nella maggior parte dei casi, di elaborare i dati, di corredarli di immagini, di esportare in formato Word per la stampa e addirittura di pubblicare direttamente su Internet il catalogo dei prodotti in vendita. Alcuni software permettono la realizzazione di un sito di e-commerce in maniera automatica, rivelandosi strumenti completi a ogni livello. In questo caso, l’ordine effettuato via Web viene preso in carica all’origine dal modulo del gestionale che si occupa di aggiornare il magazzino, effettuare la contabilizzazione e produrre la documentazione relativa. Il processo è trasparente a ogni livello ed è consultabile tramite accesso protetto da parte del cliente che, in questo modo, può tenere sotto controllo in tempo reale lo status dell’ordine. Tali funzionalità consentono un notevole miglioramento nella qualità del servizio e una non trascurabile ottimizzazione dei processi interni.

Un futuro "integrato"


Molto probabilmente è su questa strada che continueranno a muoversi i produttori, integrando i nuovi media e nuovi strumenti all’interno dei propri programmi, al fine di creare un ambiente organizzativo il più possibile completo e con un range di moduli e strumenti in grado di coprire tutte le necessità dell’utenza.

CONDIVIDI

LASCIA UN COMMENTO

Please enter your comment!
Please enter your name here