Gestire in automatico i documenti in un archivio

Come risparmiare tempo evitando la ripetizione di operazioni manuali

Le funzionalità dedicate a gestire database tabellari con un foglio
elettronico prevedono speciali procedure per eseguire interrogazioni e ricerche
anche molto sofisticate, ma per quanto riguarda la creazione della tabella
archivio ci si deve affidare ancora agli input manuali. In pratica, dopo averne
impostata l'intestazione inserendo in un insieme di celle contigue i nomi dei
campi in cui si articolano i record, si inseriscono via via i corrispondenti
dati digitandoli nelle righe sottostanti. Se i record da gestire sono molto
numerosi, tale modo di operare è decisamente lento ed inefficace. Innanzitutto
bisogna raggiungere ogni volta la posizione di inserimento dati, e dal momento
che questa si trova ovviamente in corrispondenza della prima riga vuota
dell'archivio, si è costretti a scorrere completamente quest'ultimo. Inoltre, se
non si bloccano opportunamente le righe di testa, i nomi dei campi non sono
visibili pregiudicando il corretto inserimento dei dati, e la possibilità di
commettere un errore è direttamente proporzionale al loro numero.


In questa dispensa vi spieghiamo come risolvere
elegantemente il problema. Grazie ad una macro (che i non esperti possono
semplicemente registrare), non solo è possibile automatizzare l'operazione di
inserimento dati, ma la si può anche rendere più rapida ed efficace prevedendo
una speciale interfaccia che si presenta con la struttura di una tradizionale
scheda. I dati possono poi essere inseriti nell'archivio senza che vi si debba
accedere direttamente, consentendo così di gestire tutto anche da un foglio di
lavoro separato che assume le funzioni di pannello di controllo.
.

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