L’agenzia per il lavoro Synergie Italia ha adottato l’app SmartEX di Doxinet per ridefinire il processo di gestione delle note spese aziendali.
Synergie Italia offre servizi per la gestione delle risorse umane a oltre 5000 aziende: somministrazione, selezione, formazione, ricollocazione, politiche attive e outsourcing.
Prima dell’adozione della app SmartEX, la gestione delle note spese veniva condotta dall’ufficio amministrativo/contabilità fornitori attraverso la compilazione di format predisposti in Excel, mentre il controllo e la contabilizzazione venivano effettuati manualmente. Infine, si procedeva all’archiviazione dei giustificativi cartacei.
Queste attività richiedevano diverso tempo e l’impiego di risorse interne dedicate. Alessio Morgera, dell’ufficio Amministrazione e Finanza di Synergie Italia spiega che “Il nostro ufficio si occupa mensilmente di circa 200 note spese. Con SmartEX siamo riusciti a ridurre dell’80% le tempistiche operative, introducendo controlli sul rispetto delle policy aziendali e sui massimali, con alert automatici che ci permettono di monitorare eventuali scostamenti”.
La app di Doxinet è pre-configurabile e personalizzabile secondo le esigenze. L’inserimento delle note spese è guidato e i massimali predeterminati, per monitorare costantemente le spese e azzerare la possibilità di errore.
Ogni spesa viene associata a un’attività, un cliente o un prospect. Il collaboratore è in grado di personalizzare i campi di input, gestire la diaria e calcolare automaticamente i km percorsi tramite Google Maps, oltre che visualizzare l’elenco o i grafici delle spese sostenute e controllare in ogni momento la situazione delle richieste di rimborso già inoltrate.
Dal punto di vista degli utenti, la possibilità di compilare le note spese direttamente da smartphone è stata accolta “positivamente e con entusiasmo”, assicura Morgera.
L’utente Paolo Mearini, capo area Toscana-Umbria-Marche di Synergie Italia dice che “Con SmartEX riesco a risparmiare almeno un’ora al mese per la compilazione delle note spese”.
Note spese dematerializzate
La app SmartEX permette di gestire in modo dematerializzato le note spese e i relativi giustificativi, attraverso la loro conversione sostitutiva secondo quanto previsto dalla risoluzione 96/E/2017 dell’Agenzia delle Entrate.
Al termine del processo approvativo, SmartEX genera report dettagliati delle pratiche corredati dalle immagini dei giustificativi, per la successiva archiviazione sostitutiva e l’eliminazione definitiva del cartaceo.
Consente la riconciliazione con le carte di credito e genera un flusso di dati che vanno ad alimentare l’ERP e il sistema paghe già in uso in azienda, a completamento del processo di rimborso.
SmartEX è disponibile per dispositivi iOS e Android.
